Bir Kabul Formu Nedir?
Bir proje kabul formu, pazarlama ajanslarının yeni bir müşteri projesini etkili ve verimli bir şekilde başlatmak için kullandığı bir anket belgesidir. Kabul formu, hem müşteri hem de proje detaylarıyla ilgili bir dizi soru içerir. Bu nedenle, proje kabul formu, çalışma ilişkisinin proje bazlı veya zaman bazlı olduğu yeni projeler için tercih edilen seçenektir.
Aylık sabit ücretli müşteriler için genellikle bir proje özeti / müşteri özeti proje kabul formunun yerine kullanılır çünkü çoğu temel müşteri bilgisi zaten bilinmektedir ve gereken detay çok daha spesifik olarak projeye özgüdür.
Ajanslar için Proje Kabul Formlarının Faydaları
Başarılı dijital ajanslar, düzenli işlemlere dayanır. Bu işlemlerin ne kadar fazlası ajansın temelini oluşturursa, ajansın ölçeklenmesi ve büyümesi o kadar kolaylaşır. Bir proje kabul formunun ana faydası, her yeni müşteri projesinin ilk günden itibaren formalize edilmiş bir süreçle iyi bir başlangıç yapmasını sağlamaktır. Kabul formunun amacı, proje bilgilerinin müşteriden ajansa etkin bir şekilde aktarılmasını kolaylaştırmaktır.
Kısacası, proje kabul formu yeni projenin başarılı olmasını sağlamaya yardımcı olur. Ancak hem ajans hem de müşteri için birçok başka fayda da vardır:
1. Herkesi aynı sayfada, kelimenin tam anlamıyla toplar!
Bazen müşteri tarafında birkaç paydaşın dahil olması söz konusu olabilir. Yanlış anlaşılma veya hedeflerin uyumsuzluğunu önlemek için, tüm proje detaylarını bir yerde toplamak ve tüm paydaşlardan anlaşma almak için dökümantasyon kullanmak her zaman iyidir.
Proje giriş formu, hedefi tanımlayarak, teslimatları belirleyerek ve özellikle iş kapsamı etrafında beklentileri belirleyerek netlik sağlamaya yardımcı olur. Bu tabii ki, hiçbir belge bulunmadığında meydana gelebilecek kapsam genişlemesini önlemeye yardımcı olur.
2. Birlikte çalışma standardını belirler
Müşteri-ajans ilişkisi, her sürecin merkezinde belgelendirme varsa işler daha iyi yürür. Bir proje kabul formu, sizinle müşteri arasında bir denetim izi sürdürmenize yardımcı olur. İleride işler ters giderse, proje kabul formu, müşteri tarafından doldurulduğu ve beklentilerini detaylandırdığı için hikayenizin tarafını desteklemeye yardımcı olur. Ayrıca, bu tür belgelerin güven inşa etmeye ve ne yaptığınızı bildiğinizi göstermeye yardımcı olduğu da belirtilmelidir.
3. İş Akışı Verimliliği Oluşturur
Proje giriş formu kullanmanın büyük bir avantajı olarak zaman tasarrufu (hem ajans hem de müşteri tarafında). Ama sadece bu da değil, form bir dizi otomasyonun parçası olarak iş akışınızı daha da verimli hale getirebilir. Örneğin, form girdileri doğrudan bir proje yönetim aracına gönderilebilir ve otomatik olarak personel için görevler oluşturmak veya proje çerçeveleri kurmak için kullanılabilir.
4. Güçlü süreçler etrafında ajans kültürü oluşturmaya yardımcı olur
Proje giriş formu süreci, ajansınızın sorunsuz günlük operasyonları sağlamak için kullandığı birçok yöntemden biri olmalıdır. Daha önceki makalelerimizde ele aldığımız gibi, Dijital Pazarlama Ajansı Nasıl Kurulur, ajansınızın süreçlerini açıkça tanımlamanın başarılı bir işletme yürütmenin anahtarı olduğunu vurgulamaktadır. Bunu yapmak, müşteri projeleri arasında tutarlı süreçler inşa ettiğiniz için ajansınızın büyüyebilmesini ve ölçeklenebilmesini sağlar.
5. E-posta alışverişini azaltır
İletişim, herhangi bir müşteri-ajans ilişkisi için anahtardır. Proje kabul formu, gereksiz e-postaların önlenmesine yardımcı olabilir ve detayların uzun e-posta zincirlerinde kaybolmasını önleyebilir. Ayrıca, müşterinin yanlışlıkla bir e-postaya 'cevapla' yerine 'tümünü cevapla' seçeneğine tıklaması ve proje ekibi içinde bilgi boşluklarının oluşmaya başlaması gibi korkulan durumların önüne geçer.
Tipik Proje Kabul Formu Süreci
Proje giriş formu genellikle 3 veya 4 parçalı yeni müşteri kabul sürecinin bir parçasını temsil eder. Ajans türünüze (ve büyüklüğüne) bağlı olarak, yeni müşteri kabul (veya oryantasyon) süreci şöyle görünebilir:
-
-
- İlk iletişim: potansiyel müşteri Google aramasında web sitenizi bulur, iletişim formunuzu doldurur, size bir e-posta gönderir veya başka bir şekilde iletişime geçer
- Proje giriş formu: potansiyel müşteri proje giriş formunuzu doldurur
- Teklif (veya sunum): teklifi müşteriye gönderebilir veya şahsen ya da Zoom üzerinden sunabilirsiniz
- Kick off toplantısı: müşteri teklifinizi kabul eder ve bir yüz yüze toplantı veya çağrı resmi olarak projeyi başlatır
- Sözleşme veya İş Tanımı Belgesi (SoW) imzalandı: bu, başlangıç toplantısı sırasında veya hatta öncesinde imzalanmış olabilir
-
Proje Kabul Formunuza Dahil Etmeniz Gerekenler
Proje giriş formu, projenin kapsamını anlamanız için ihtiyacınız olan tüm bilgileri yakalamanıza yardımcı olmalıdır. Bu yüzden formun, projenin neyi kapsadığına dair özel sorular sorması mantıklıdır.
Bu, projenin türüne (örn: SEO projesi, içerik yazma projesi, sosyal medya stratejisi projesi vb.) bağlı olarak ayarlanması gerekecek ancak aşağıdaki soru türleri, genel gereksinimlerin çoğunu yakalamanıza yardımcı olacaktır:
Müşteri detayları
- Müşteri adı
- İlgili kişiler (paydaşlar)
- İletişim detayları (telefon, e-posta, web sitesi)
Proje detayları
- Proje amacı veya hedefleri
- Projenin yüksek seviyeli yazılı tanımı
- Proje tipi / Gerekli hizmetler
- Başlangıç & bitiş tarihleri, kilometre taşları ve öncelikler
- UVP'ler (Eşsiz Değer Önerisi)
- Rakip detayları
Hedef Kitle Detayları (uygulanabilirse)
- Hedef kitle kişilikleri
- Hedef kitle demografikleri / coğrafyaları
- Müşteri değer verileri
Bütçe
- Proje bütçe aralığı
- Aylık hizmet bedeli aralığı (uygulanabilirse)
Proje Kabul Formu Nasıl Oluşturulur ve Otomatikleştirilir
Müşterileriniz proje kabul formlarını doldurdukça, bu verilerin işlenmesini otomatikleştirmenin faydalarını görmüş olmanız muhtemeldir. Aslında, çoğu dijital ajans zaman kazanmak için veri toplamayı otomatikleştirir. Bu makalenin altındaki örnekler, dijital ajanslardan alınmış olup, bu veri toplamanın otomatikleştirme yönünü ve bunun nasıl başarıldığını vurgulamaktadır.
İlk proje giriş formunuzu oluştururken, başlamak için basit (ve ücretsiz) bir yer Google Formlar'dır. Bunun nedeni, yanıtların otomatik olarak Google Tabloları'nda toplanmasıdır, bu yüzden verileri manuel olarak girmenize gerek yoktur.
Yine de, gerçekte müşteri projelerine başlarken, genellikle genel projeyi kurmak, görevleri atamak, tarihleri takip etmek ve ilerlemeyi izlemek için bir tür proje yönetim aracı kullanırdınız.
Google Formlar gibi, başlamak için basit (ve ücretsiz) bir yol, Trello'daki bir kanban panosu gibi. Böylece birisi formu gönderdiğinde, veriler Trello panosunda yeni bir kart olarak oluşturulur. Bu otomasyon, Google Formlar ve Trello arasında Zapier kullanılarak sağlanır:
Ancak daha fazla ölçeklilik ihtiyacınız varsa ve Trello'yu aşmışsanız, özel bir proje yönetim aracına (aşağıda gösterildiği gibi Asana gibi) yönelmeniz gerekecek. Bu tür araçların faydası, tam özellikli olmaları ve basit bir anket formu oluşturmanıza olanak tanıyan yerleşik form oluşturucular gibi şeyleri içermeleridir. Form verileri daha sonra gönderildiğinde otomatik olarak proje yönetim aracına doğrudan aktarılır.
Zapier'e hala ihtiyaç olabilir. Diğer dijital ajanslar da özel form oluşturuculardan gönderilen form verilerini almak ve bunları proje yönetim araçlarına aktarmak için Zapier gibi veri otomasyon araçlarını kullanır. Her iki durumda da sonuç aynıdır. Otomasyonu başarmak, genel olarak zaman kazanmanıza yardımcı olacaktır.
Word DOCX Olarak Proje Kabul Formu Şablonunu İndirin
Word şablonunu indirin ve kendi ajans projesi giriş formunuz için bir temel olarak kullanın:
Dijital Ajans Proje Kabul Formları Örnekleri
Birkaç dijital pazarlama ajansıyla proje kabul formları hakkında konuştuk, onları nasıl kullandıkları ve formların hem müşteriye hem de ajansa nasıl değer kattığı hakkında:
Merdivenleri Kullan
Take the Stairs, Nashville, TN merkezli bir dijital pazarlama ve potansiyel müşteri oluşturma ajansıdır. Diş hekimleri ve medikal spa işletmeleri için potansiyel müşteri oluşturma kampanyaları yürütme konusunda uzmanlaşmışlardır.
Adam Carbonneau, Take the Stairs'in Kurucusu ve Yönetici Direktörüdür. Adam, proje kabul formlarının, müşterileri için yürüttükleri her lead gen kampanyası için bir ön koşul olduğunu söylüyor.
Bu formlar, ajansın müşteriden büyük miktarda satış kriteri toplamasını sağlar ve müşterinin ideal potansiyel müşterilerini doğru bir şekilde hedeflemelerini garanti eder. Teknik olarak form, Gravity Forms ile oluşturulmuş ve verileri ajansın proje hattını yönetmek için kullandığı ClickUp'a aktarmak için Zapier kullanır.
Take the Stairs Projesi Giriş Formu örneği
Adam, proje giriş formu kullanma fikrinin ABM (Hesap Bazlı Pazarlama) satış modelinden geldiğini söylüyor.
"Lead nesil kampanyalarımız, LinkedIn Sales Navigator'ın veritabanının gücünü kullanır. Müşterilerimizin satış kriterlerine dayanarak lead verilerini kazıyarak, onların en nitelikli 400-1500 adayını ortaya çıkarırız."
Ajans daha sonra listeleri hazırlar ve LinkedIn'in Eşleştirilmiş Kitlelerini kullanarak marka bilinirliği kazanmadan önce veri zenginleştirme aktivitelerini yürütür ve ardından endüstrileri hakkında ideal müşteri adaylarına yeni bir şeyler öğretmeyi amaçlayan soğuk müşteriye ulaşma kampanyasını başlatır - yüksek derecede satış odaklı olmaktan ziyade.
Aday müşteriler ajansın hizmetlerine ilgi göstermeye başladığında, müşterinin ne başarmak istediğinin detaylarını anlamak için proje kabul formu kullanılır:
"3 saatlik bir toplantı yapmak yerine, müşterilerimizin satış kriterleri formumuzu boş zamanlarında doldurmalarına izin veriyoruz. Formun gönderilmesi üzerine, proje yönetim aracımızda otomatik olarak iç biletler oluşturulur ve Proje Yöneticimiz müşterinin başlamaya hazır olduğu konusunda uyarılır."
Creative Click Media
Creative Click Media, yaratıcı pazarlama, web tasarımı ve geliştirme üzerine odaklanmış New Jersey'deki tam hizmet veren bir dijital pazarlama ajansıdır.
Adam Binder, ajansın Kurucusu ve bize onların yakın zamanda SEO projeleri için özel olarak yeni bir çevrimiçi proje kabul formu başlattıklarını söyledi.
Form, müşteri detayları, şirket, hedef kitle, müşteriler, rakipler ve hedefler olmak üzere yedi kategoriye ayrılmıştır.
"Bu giriş formunun amacı iki yönlüdür: İşletme hakkında bilgi edinmek ve müşterinin kampanyaları için hedefleri ve beklentileri hakkında bilgi edinmek."
Adam, formun aynı zamanda ajansın ilk günden itibaren önde olmasını sağlamakla ilgili olduğunu söylüyor. Bilgiye sahip olmak, ekibinin ön araştırma yapmasını sağlar, bu da daha üretken ve eyleme geçirilebilir bir başlangıç toplantısına yol açar. İşletmeyi ve müşterinin hedeflerini anlamaya başlamak, Creative Click Media'nın başlangıçtan itibaren daha hedeflenmiş ve etkili bir dijital pazarlama stratejisi geliştirmesini sağlar.
Creative Click Media'nın SEO Projesi Kabul Formu
Creative Click Media'nın proje kabul formunun benzersiz bir yönü, onların ses tonudur. Adam, müşteri için, bir anda bu kadar çok önemli soruyu cevaplamak korkutucu ve bunaltıcı olabileceğini söylüyor. Bunu dengelemek için, formu canlı renklerle doldurmuşlar ve bölümler arasına popüler GIF'ler eklemişler.
Bu, aksi takdirde monoton bir göreve biraz mizah ve ilgi katmaya yardımcı olurken, şirket kültürlerinin eğlenceli yönünü vurgular.
Stratosfer
Stratosphere, Irvine, CA merkezli, Sigorta sektöründeki müşteriler için uzman bir dijital pazarlama ajansıdır.
Casey Preston, ajansın Kurucusu & CRO'su ve müşterileri için daha iyi bir uyum sağlama deneyimi sunmak ve iş akışlarını düzenlemek için proje kabul formlarını kullanır. Ayrıca başka faydalar da elde ederler.
Casey formun, doğru projeyi seçmek için bir basamak taşı olarak hareket ettiğini söylüyor. Formu, üzerinde anlaşabilecekleri ortak bir zemin bulma umuduyla, iş birliği öncesi aşamada müşterilere gönderiyorlar.
Stratosphere Proje Kabul Formunu İndirin
Müşteri bu formu gönderdiğinde, veriler ajansın özel proje yönetim aracına aktarılır ve proje yaşam döngüsü aşamalarının belirlenmesi için bir temel olarak kullanılır. Casey, giriş formunun yıllar içinde temel bir müşteri bilgi formundan daha ayrıntılı bir proje merkezli belgeye evrildiğini söylüyor.
Stratosphere ekibi için bu formlar sadece iş akışı verimliliği sağlamakla kalmaz, aynı zamanda sektör zekası oluşturmalarına da yardımcı olur. Toplanan veriler ayrıca bütçe aralıkları, hedef pazar segmentleri, UVP'ler (Unique Value Proposition - Benzersiz Değer Önerileri) ve rakip manzaraları hakkında eğilimler sunar. Bu, ajansın tek bir nişte faaliyet gösterdiği göz önüne alındığında daha da önemlidir: Sigorta.
"Sektör segmentlerimizin kapsamını genişletmeye ve dijital pazarlama hizmetlerimizi kanatlarımıza eklemeye devam ettikçe, ajans hedeflerimize ulaşmak için gerektiğinde proje kabul formumuzda daha fazla değişiklik yapacağız"
Venture Kite
Proje giriş formları sadece ajanslar için değil, alt markaları işleten işletmeler için de popülerdir. Venture Kite farklı web sitelerinden oluşan bir portföye sahip böyle bir işletmedir. Grup, benzer ajans tarzı süreçlere sahiptir ve proje giriş formlarını dahili olarak kullanır.
Nadav Harari, Venture Kite'da SEO Başkanıdır ve portföylerindeki dijital pazarlama projelerini yürütmektedir. Nadav, düzenli olarak yeni projelerin ve güncellemelerin sürekli bir akış halinde devam ettiğini söylüyor.
"Asana'nın proje talep formunu, ürün sahiplerinden ve çeşitli departmanlardan gelen talepleri verimli bir şekilde yönetmemize yardımcı olması için entegre ettik."
Her bir Venture Kite grubu ürün sahibi, formu kullanarak bir görev sunar ve projeyi, önceliği, teslim tarihini ve ekleri açıklar.
Bu formlar daha sonra merkezileştirilmiş Asana iş akışı aracılığıyla işlenir ve Venture Kite'ın proje yöneticisi ve genel müdürü tarafından haftalık olarak trafiğe çıkarılan üretim önceliklerine göre ilgili görevlere bölünür.
Sonraki Adımlar
Microsoft Word DOCX formatında Ajans Proje Kabul Formu şablonunu indirmeyi unutmayın. Tamamen düzenlenebilir olup, belirli nişinize veya hizmet teklifinize göre soruları ve formatı özelleştirmenize olanak tanır. Nasıl gittiğini bize bildir, Twitter üzerinden sizden haber almayı çok isteriz @seoptimer.
