Müşteri tanıtma süreci, satış ve pazarlama hunisinin giderek daha önemli bir parçasıdır.
Sadece yeni bir müşteriyi ekibinize tanıtmakla kalmıyor, aynı zamanda ekibinizi de müşteriye tanıtıyorsunuz.
Bu rehber, müşterilerinizi etkili bir şekilde ve onları değerli müşteriler gibi hissettirecek bir şekilde nasıl bünyenize katacağınızı anlamanıza yardımcı olacaktır.
Müşteri tanıtma sürecinin etkili adımlarını öğrenecek ve tanıtma stratejinizi tasarlarken aklınızda bulundurmanız gereken bazı en iyi uygulamaları öğreneceksiniz.
Müşteri Kabul Süreci Nedir?
Müşteri tanıtım sürecinin adımlarına dalmadan önce, sürecin ne içerdiğini ilk önce tartışalım.
Müşteri tanıtma, yeni bir müşterinin bir işletmenin hizmetlerine veya ürünlerine kaydolduktan sonra sahip olabileceği herhangi bir soruyu yanıtlamayı amaçlayan bir süreçtir.
Amacımız, "yeni müşterilerin kendilerini evde hissetmelerini sağlamak" ve hem müşteri hem de işletme için uzun süreli, karşılıklı yarar sağlayan ilişkiler kurmaktır.
Etkili bir müşteri tanıtım süreci, net beklentilere ve proje teslimatları hakkında anlayışa sahip memnun müşterilerle sonuçlanacaktır.
Müşteri tanıtma sürecinizi verimli hale getirmek, işinizi büyütmek için hayati öneme sahiptir. Bu, sürecin zaman alıcı yönlerine çözümler bulmakla başarılabilir.
Müşteri Kabul Süreci Neden Önemlidir?
Eh, birçok veri bir işletmenin gelirinin çoğunun mevcut müşterilerden geldiğini gösteriyor.
Müşterilerin sizinle kalıcı olmasını sağlamanın tek yolu, onları içeri alırken doğru şekilde davranmak ve dediğimiz gibi, onları tam anlamıyla evlerinde hissettirmektir. Müşterilerinize içeri girerken ne kadar çok değer sağlayabilirseniz, uzun vadede o müşteriler sizin için o kadar değerli olacaktır.
Müşteri tanıtma süreci, ilerleyen iş ilişkisi için havayı belirler.
Müşteri Kabulü İçin En İyi Uygulamalar
Müşteri tanıtma sürecinizi geliştirirken aklınızda bulundurmanız gereken bazı en iyi uygulamaları kısaca tartışalım.
Deneyimi Kişiselleştirin ve Otomatikleştirin
Yeni müşterilerinizin ajansınızda veya işletmenizde sadece birçok ödeyen müşteriden biri olduklarını düşünmelerini ve hissetmelerini istemezsiniz.
Bunun yerine, iş ilişkinizin başlangıcından itibaren onların değerli hissetmelerini sağlamak istersiniz. Bunu, müşteri tanıtım sürecini kişiselleştirerek yapabilirsiniz.
Şimdi, bu çeşitli pazarlama ve iş akışı otomasyon araçlarını kullanmamanız gerektiği anlamına gelmiyor. Aslında, süreci mümkün olduğunca otomatikleştirmeye çalışmalısınız. Ancak otomasyonla bile, tüm süreci kişiselleştirebilirsiniz.
Otomasyon, ekibinizin zaman kazanmasına yardımcı olabilir ve tatmin edici bir müşteri deneyimi üretmede tutarlılık için bir temel seviye belirler.
Erken Değer Sağlayın
İşletmenizin hizmetlerine veya ürünlerine kaydolduklarında doğru kararı verdiklerini müşterinize kanıtlamak önemlidir.
İstemcinin tamamen entegre olmasını beklemek yerine, ajanslar ve işletmeler, müşteriye entegrasyon aşamasında bile bir tür değer sağlamaya çalışmalıdır.
Elbette, bu aşamada büyük hedefler ve kilometre taşlarına ulaşamayacaksınız, ancak müşteriye başlangıçtan itibaren değer verecekleri bir şeyler vermeye çalışın.
Örneğin, SEO hizmetleri sağlıyorsanız, başlangıç toplantısından önce müşteriye web sitelerinin SEO performansının kapsamlı bir raporunu sunabilirsiniz.
Bir İletişim Takvimi Oluşturun
Düzenli olarak bir müşteriyle uyum sağlama aşamasında iletişim kurmak, her iki tarafın da birbirleriyle nerede olduklarını bilmesini sağlayacaktır.
Bu yüzden, ekibiniz müşteri ile bir iletişim programı belirlemelidir. Bu program, ekibinizin projenin ilerlemesi ve kilometre taşları hakkında müşteriyi ne sıklıkta güncelleyeceğini açıklayacaktır.
Şanslı bir şekilde, çoğu pazarlama ve iş akışı aracı bu süreci otomatikleştirmeye yardımcı olabilir. Örneğin, SEO hizmetleri sağlıyorsanız, müşterilerinizin web sitelerinin planlı SEO raporlarını SEOptimer'ın beyaz etiket SEO raporlama aracı kullanarak gönderebilirsiniz.
İşe Alım Sürecinin Erken Aşamalarında Beklentileri Belirleyin
Müşteri ilişkisinden ne elde edebileceği konusunda yanlış bir izlenime sahip olmaması için, beklentileri onay sürecinin erken aşamalarında belirlemek önemlidir.
Müşterinin beklentileri, onların sağladığınız hizmetlerin veya ürünlerin sonucundan memnun olmalarını sağlamak istiyorsanız, yaptığınız işle uyumlu olmalıdır.
Yine de, pazarlama ajansınızın bir müşteri için SEO hizmetleri sunduğunu hayal edelim. Başlangıçta, artan arama motoru sıralamalarının mutlaka satışlarda artışa yol açmayacağını açıklamalısınız.
Müşteriyi Dinleyin
Bu, müşteri tanıtma süreci sırasında akılda tutulması gereken en önemli şeylerden biridir. Ekibinizin, müşterinin ihtiyaçları ve hedefleri konusunda kristal kadar net bir anlayışa sahip olması gerekir.
Ekibinizin tamamının müşteriyi dikkatlice dinlediğinden ve ajansınızın onların hedeflerine ulaşmalarına nasıl yardımcı olabileceğini anladığından emin olun.
Müşteri Kabul Süreci Adımları
“Herkes için tek bir model” müşteri tanıtma süreci yoktur. Bir işletmenin tanıtma sürecindeki adımlar genellikle başka bir işletmenin tanıtma sürecindeki adımlardan farklıdır.
Bu nedenle, uyarlama sürecinizi ihtiyaçlarınıza göre özelleştirmek önemlidir. Söylemeye gerek yok, işte standart bir müşteri uyarlama süreci için adımlar. Uygun gördüğünüz gibi bazı ek adımlar eklemekte özgürsünüz.
Adım 1: Müşteri Tanıtım Anketi
Daha önce de belirttiğimiz gibi, müşterinizin ihtiyaçlarını net bir şekilde anlamanız önemlidir.
Ekibinizin müşterinin ihtiyaçlarına dair net bir fikre sahip olmasını sağlamak için, müşteri tanıtım anketi oluşturmalı ve bunu yeni müşterilere göndermelisiniz.
Bu anket aşağıdaki soruları yanıtlamalıdır:
- İş hedefleriniz nelerdir?
- İhtiyaçlarınızla ilgili size yardımcı olmamız için ajansımızı/şirketimizi neden tercih ettiniz?
- İş hedeflerinize ulaşmada size nasıl yardımcı olabileceğimizi düşünüyorsunuz?
- Pazarlama hedefleriniz nelerdir?
- Daha önce benzer hizmet sağlayıcılarla herhangi bir deneyiminiz oldu mu? Eğer olduysa, beklentilerinizi karşıladılar mı ve ortaklığı sonlandırma kararınızı neye dayandırdınız?
- Bir, beş ve on yıllık iş hedefleriniz nelerdir?
- Bu iş ilişkisini başarılı kılan nedir?
Anketin bir parçası olarak, müşteriden tüm gerekli iş bilgilerini tamamlamasını da istemelisiniz.
Bu, işletme adı, vergi ve şirket kayıt bilgileri, iş adresi, anahtar kişilerin iletişim bilgileri ve müşterinin mevcut bütçesini içerir.
Müşteri tanıtım anketinde toplanan tüm bilgilerle, ekibiniz bir teklif ve sözleşme oluşturabilecek - bu da bizi bir sonraki adıma götürür.
Adım 2: İş Kapsamı, Sözleşme ve Ödeme
Müşteri için herhangi bir işe başlamadan önce, müşteriden imzalı bir sözleşme almanız gerekiyor.
Sözleşme, sağlayacağınız hizmetleri ve işin kapsamını içermelidir.
Bu, atlarsa veya düzgün ele alınmazsa hem müşteri hem de işletme için olumsuz genel bir sonuca yol açabilecek oryantasyon sürecinin hayati bir adımıdır.
Sözleşme ayrıca ödeme şartlarını ve koşullarını, ödeme planını ve size nasıl ödeme yapılacağına dair diğer bilgileri de içermelidir.
Bir kez müşteri imzalı bir sözleşme gönderip herhangi bir ön ücret ödediğinde, müşteri tanıtma sürecinin bir sonraki aşamasına devam edebilirsiniz.
Adım 3: Başlangıç Toplantısı
Müşteri tanıtma sürecindeki bir sonraki adım, müşteriyle bir başlangıç toplantısı yapmaktır. Bu toplantı, müşteri imzalı sözleşmeyi gönderdikten hemen sonra gerçekleştirilmelidir.
Başlangıç toplantısı, müşteriyi projede çalışacak olan ekip üyeleriyle tanıştırmak için mükemmel bir zaman ve yerdir.
Bu toplantı aşağıdaki konuları kapsamalıdır:
- Müşterinin iş hedefleri
- Tüm ana proje teslimatları, hedefler ve kilometre taşları
- İletişim ortamı ve toplantı programı
- Sonraki aksiyon adımları
- Müşterinin kullandığı herhangi bir yazılıma ve/veya hesaplara erişim sağlayın. Örn. Google Analytics ve Google Search Console, WordPress veya başka bir CMS giriş bilgileri vb.
Başlangıç toplantısı, müşteriye tüm ekip için olabilecek son sorularını sorma fırsatı da sağladı.
Adım 4: Takip Çağrısı/Toplantısı
Takip görüşmesi, başlangıç toplantısından 30 gün sonra planlanmalıdır. Bu, bir video araması veya yüz yüze bir toplantı şeklinde olabilir.
Takip çağrısı, ajansın iş ilişkisinin ilk 30 günü içinde ne başarabildiğini sergileme fırsatı verir.
Eğer takip çağrısından önce ana teslimat görevlerinden birini yerine getirerek iyi bir izlenim bırakabilirseniz, müşteriye sizinle ortaklık kurarak doğru kararı verdiklerini güvence altına alabilirsiniz.
Takip çağrısı, müşteriden henüz göndermediği herhangi bir bilgi veya materyali sorma fırsatı sunar.
Bu toplantı, müşteriyle görüşme ve onların kurulum sürecini nasıl bulduklarına dair geri bildirimlerini alma şansı verir. Bu geri bildirimlerle, tüm süreci buna göre düzenleyip iyileştirebilirsiniz.
Görüntü kaynağı: Revechat
Ayrıca, bu müşteriden birkaç referans istemek için mükemmel bir fırsattır. Eğer 30 günlük süre zarfında onları etkileyebildiyseniz, müşterinizin hizmetlerinizi faydalı bulabilecek tanıdıklarını yönlendirmekte bir sorun yaşamaması gerekir.
Sonuç
Bu, müşteri tanıtma süreci hakkındaki yazımızın sonunu oluşturuyor.
Adımları takip edin ve kuruluşunuz için işe yarayabilecek bir müşteri tanıtma süreci geliştirmek için belirlediğimiz en iyi uygulamaları uygulayın.
Ama unutmayın, tüm ajanslar için işe yarayan “herkese uyan tek bir model” müşteri tanıtma süreci yoktur. Dolayısıyla, gerekiyorsa müşteri tanıtma sürecinize adımlar eklemekte özgürsünüz.
