Czym jest zarządzanie projektem SEO?
Tutaj, w SEOptimer, współpracujemy z ponad 2,000 agencjami cyfrowymi, więc rozumiemy codzienne wyzwania, z którymi się mierzą. Jednym z najczęstszych wyzwań jest to, jak efektywnie zarządzać wieloma projektami SEO. Poprosiliśmy kilka agencji cyfrowych, które są liderami w branży SEO, aby pomogły rzucić światło na ten temat i podzieliły się swoją wiedzą oraz doświadczeniem na temat tego, jak organizują projekty SEO wewnętrznie.
Jesteśmy wdzięczni za wkład w ten artykuł następującym ekspertom SEO:
- Tyson Hinz, COO w WebMarketers
- Laurel Miltner, Dyrektor ds. Strategii Cyfrowej w Orbit Media Studios
- John Lincoln, CEO w Ignite Visibility
Zarządzanie projektem SEO wiąże się z koordynacją wielu zmiennych elementów. Dla agencji zadanie to jest tym bardziej skomplikowane, ponieważ realizowane jest dla wielu klientów na różnych etapach i o różnym stopniu złożoności. Im więcej projektów klientów, tym więcej osób zaangażowanych. Rzeczy mogą stać się bardzo szybko niezorganizowane. Dlatego potrzebujesz solidnego systemu i procesu zarządzania projektem SEO, który jest usystematyzowany.
Każdy dany projekt SEO może zawierać do 8 (!) ruchomych części lub nawet więcej:
-
-
- Audyty SEO strony (On-page SEO Site Audit)
- Naprawa problemów SEO na stronie (np. szybkość strony, niedziałające linki itp.)
- Badanie słów kluczowych (Keyword Research)
- Stałe działania w zakresie pozyskiwania linków (Ongoing outreach for link building)
- Analiza linków zwrotnych (Backlink analysis)
- Produkcja treści (Content production)
- Współpraca z blogerami/działania PR (Blogger/PR outreach)
- Optymalizacja istniejących treści (Existing content optimization)
-
Dobrze udokumentowany system ułatwi skalowanie (dodawanie więcej klientów, więcej projektów) i będzie na tyle solidny, że można łatwo wprowadzić nowych członków zespołu lub wymieniać członków zespołu bez dużego obciążenia szkoleniowego lub potrzeby podnoszenia kwalifikacji.
Niektóre opcje dokumentowania procesu zarządzania projektem SEO obejmują:
- Wewnętrzna wiki / intranet
- Prosty dokument MS Word lub Google Docs
- Strony procesów w narzędziach do zarządzania projektami SEO
Chociaż narzędzia mogą pomóc Ci usprawnić i zarządzać wszystkimi projektami SEO, musisz zacząć od solidnych podstaw procesów i dobrze udokumentowanego systemu na potrzeby wdrożenia, prowadzenia i utrzymania projektów SEO w Twojej agencji.
Dlaczego zarządzanie projektem SEO jest ważne?
Zasady skutecznego zarządzania projektem SEO są takie same jak w przypadku ogólnego zarządzania projektem:
-
-
- Wykorzystaj formalną strukturę projektu
- Zdefiniuj zakres, cel i cele projektu
- Ustal role, obowiązki i oczekiwania
- Zidentyfikuj ryzyka i przeszkody
- Utrzymuj ciągłą komunikację
- Mierz postępy
-
'Komunikacja' jest wymieniona osobno w zasadzie nr 5, ale jest również niezbędnym składnikiem we wszystkich zasadach. To spoiwo, które utrzymuje twój projekt na właściwym torze i zapewnia, że nic nie zostanie przeoczone. Narzędzia do zarządzania projektami SEO mogą pomóc w systematyzacji komunikacji związanej z zadaniami, ale potrzebujesz również procesów, dzięki którym będziesz informować klientów o aktualnym stanie rzeczy i przekazywać poczucie postępu tygodniowego / miesięcznego w kierunku celów.
Strukturyzowanie i zarządzanie zespołem SEO
Istnieje kilka sposobów, aby zorganizować swój zespół do efektywnego zarządzania projektami SEO. W miarę podejmowania większej liczby projektów dla klientów, procesy pracy stają się bardziej skomplikowane, ponieważ wspomniane wyżej elementy stają się trójwymiarowe i pomnażają się dla każdego projektu. Wraz z rozwojem, zadania projektowe mogą zostać zapomniane lub terminy mogą zostać przegapione. To właśnie tutaj widoczność projektu jest kluczowa, aby zapewnić, że każdy w zespole może widzieć każdy projekt i wszystkie indywidualne zadania.
John Lincoln, dyrektor generalny agencji cyfrowej z siedzibą w San Diego Ignite Visibility uważa, że utrzymanie szczupłego i skutecznego zespołu jest właściwą drogą.
"Jeśli chodzi o strukturę zespołu SEO, problemem jest zbyt wiele osób w kuchni. Im więcej osób zaangażowanych – szczególnie jeśli są niedoświadczeni – tym trudniej coś załatwić."
Wielkość i struktura Twojego zespołu powinna odzwierciedlać potrzebną wiedzę specjalistyczną dla liczby projektów, które posiadasz. Dla większości agencji, ich pierwszym zatrudnieniem SEO będzie prawdopodobnie Dyrektor SEO lub Menedżer SEO. Ta osoba będzie odpowiedzialna za "prowadzenie" projektów SEO oraz definiowanie procesów i metodologii agencji. Nie trzeba dodawać, że to zatrudnienie jest niezwykle ważne, ponieważ wyznacza standardy, w jaki sposób praca SEO jest wykonywana.
Gdy zespół się rozrasta, to zazwyczaj właśnie Dyrektor SEO ma wpływ na podejmowanie decyzji o kolejnych zatrudnieniach. Więc jak upewnić się, że zatrudniasz najlepszego możliwego Dyrektora SEO? Co ciekawe, sama firma Google ma na ten temat swoje zdanie:
Zalecają następujący 3-etapowy proces:
1. Wywiad
Podczas rozmowy kwalifikacyjnej, uważnie słuchaj, jak kandydat mówi o tym, jak zamierza wypełniać swoją rolę, czyli: czy są zbyt skupieni na rankingach, czy mają bardziej holistyczne podejście i mówią o tym, jak SEO pomaga osiągnąć ogólne cele biznesowe klientów? Google zaleca zatrudnianie profesjonalistów SEO, którzy udowodnili, że potrafią powiązać działania i wyniki SEO z namacalną wartością biznesową.
2. Sprawdzenie Referencji
Podobnie jak w każdym procesie rekrutacyjnym, sprawdzanie referencji jest obowiązkowe. Ale Google sugeruje, że po ustaleniu podstawowych informacji, spróbuj zrozumieć, jak kandydat wcześniej kierował osobami wokół siebie (np.: zespół, rówieśnicy, klienci). Czy ich wyniki SEO były trwałe? Jaka była równowaga między ich krótkoterminowymi rozwiązaniami a długoterminową strategią? Jak skutecznie edukowali/promowali SEO, aby stało się ono integralną częścią biznesu ich klientów?
3. Audyt Techniczny
Żaden proces rekrutacji SEO nie byłby kompletny bez poproszenia kandydata o przedstawienie audytu SEO. To Twoja kolej, aby "być klientem" i zobaczyć, jak kandidat ocenia stronę internetową oraz jak komunikuje potencjalne problemy, wskazówki do optymalizacji i obszary możliwości. Wcielając się w rolę klienta, zapytaj ich, jakie inwestycje (czas, pieniądze, zasoby) są potrzebne, aby poprawić wydajność i ocenić, jak dobrze strukturują swoją odpowiedź oraz jak łączą każdy element pracy z wartością biznesową. Aby ocenić ich audyt techniczny, sprawdź nasze Lista kontrolna audytu strony internetowej jako punkt odniesienia na początek.
Definiowanie procesu zarządzania projektem SEO
Rozmawiałem z Tysonem Hinzem, COO w kanadyjskiej agencji cyfrowej WebMarketers, który prowadzi wiele projektów SEO dla klientów na różnych poziomach dojrzałości cyfrowej.
"Kluczem do skutecznego zarządzania wieloma projektami jednocześnie jest posiadanie solidnej metodyki i dobrze wdrożonych systemów zarządzania pracą."
Tyson wyjaśnił metodologię WebMarketers dla zarządzania wieloma projektami SEO. Agencja używa czterostopniowego procesu:
-
-
- Badania/Plan- W fazie badawczej dokładnie analizują analitykę i przeprowadzają audyt strony internetowej klientów. Korzystając z różnorodnych narzędzi, badamy zawartość, strukturę i wydajność strony internetowej, jak również otoczenie konkurencyjne. Identyfikują najlepsze możliwości, biorąc pod uwagę budżety i cele biznesowe klienta, i dzielą te możliwości na zadania, które są wprowadzane do Workzone, ich oprogramowania do zarządzania projektami. Stwierdzili, że planowanie zadań SEO na trzy miesiące z góry jest najlepsze, ponieważ pozwala im to skuteczniej planować strategie długoterminowe, jednocześnie dając im elastyczność do zmiany kursu w razie potrzeby.
- Wykonaj - Na drugim etapie realizują zaplanowane zadania. Dzięki dokładnym badaniom i planowaniu, zespół SEO firmy WebMarketers zawsze ma jasny obraz tego, co musi być zrobione w danym dniu. Niezależnie od tego, czy chodzi o pisanie artykułów na bloga, poprawę struktury nagłówków, wdrażanie strukturyzowanych danych czy poprawę szybkości strony, zespół SEO ma czas, którego potrzebuje, aby wszystko zrobić dobrze.
- Analizuj - W fazie analizy oceniają wykonaną pracę i wpływ, jaki miała ona na strony internetowe ich klientów. W tym momencie zadają sobie pytania takie jak „czy wpis na blogu przyciągnął przewidywany ruch?”, „jak skuteczne były nowe meta opisy w poprawie CTR?”, czy „o ile udało się zmniejszyć czas ładowania po minifikacji CSS i Javascript”. Ten krok analizy jest kluczowy, ponieważ bez niego pieniądze klienta mogą zostać zmarnowane, jeśli po prostu będziesz kontynuować zadania bez sprawdzania wpływu.
- Dostosuj - Po przeanalizowaniu wyników planu SEO, są w stanie dokonać niezbędnych korekt w celu poprawy rezultatów oraz ogólnych procesów. Korekty są wprowadzane z różnych przyczyn - jeśli coś działa lepiej niż oczekiwano, mogą podwoić wysiłki w tym kierunku i/lub odtworzyć to tam, gdzie to możliwe.
-
Jeśli te kroki wydają się znajome, to dlatego, że są oparte na PDCA, czyli Kole Deminga. Chociaż narodziło się to w obszarze produkcji, czterostopniowa metoda zarządzania jest równie skuteczna w marketingu i stanowi sposób na ciągłe doskonalenie procesów i osiąganie lepszych wyników.
Stałe doskonalenie to coś, do czego każda agencja marketingowa powinna dążyć. Nie tylko dlatego, że poprawia to wyniki dla klientów, ale również dlatego, że pozwala agencjom usprawnić ich procesy, eliminować stracony czas i działać bardziej zyskownie.
Zespół WebMarketers w ich biurze w Ottawie
Łączenie wszystkiego za pomocą narzędzi do zarządzania projektami
Podczas gdy badanie, wykonanie, analiza i dostosowywanie to świetny sposób na zapewnienie ciągłego doskonalenia; same w sobie nie są wystarczające. Trudną rzeczywistością dla wielu agencji do zaakceptowania jest to, że liczba godzin w tygodniu jest ograniczona, jak również ograniczona jest liczba rąk do pracy potrzebnych do wykonania analizy wymaganej, aby wziąć teorię i wprowadzić ją w życie. Zespół Tysona polega na narzędziu do zarządzania przepływem pracy, aby utrzymać wszystko zorganizowane w jednym miejscu.
"Używamy Workzone, aby upewnić się, że zadania są nie tylko zaplanowane i przypisane do odpowiedniej osoby, ale również że obciążenie pracą jest rozłożone i zaplanowane do ukończenia przed terminami rozliczeń naszych klientów."
Za pomocą tego oprogramowania, menedżerowie są w stanie przeglądać codzienne obciążenia pracą pracowników, identyfikować potencjalne problemy zanim się pojawią oraz zapewnić, że wszystkie projekty SEO są na dobrej drodze - bez względu na to, ile ich jest.
Zespół Orbit Media Studios
Laurel Miltner jest Dyrektorem Strategii Cyfrowej w agencji cyfrowej z siedzibą w Chicago, Orbit Media Studios i również w dużym stopniu polega na procesach i narzędziach do obsługi obciążenia projektami SEO agencji.
"Proces i dokumentacja stały się kluczowymi elementami do zarządzania udanymi projektami SEO w Orbit. Jest dla nas ważne, aby pomagać klientom śledzić poprawę wydajności SEO zarówno na poziomie makro (cała strona), jak i mikro (strona po stronie i kluczowe tematy)."
W przeciwieństwie do większości tradycyjnych projektów internetowych, które mają określony początek i koniec lub zdefiniowane daty, większość projektów SEO jest ciągła. Oczywiście, na początku projektu są jednorazowe zadania, ale miesięczne działania takie jak tworzenie treści, nawiązywanie kontaktów i budowanie linków są powszechnymi elementami 'abonamentu'.
"Ramki raportowania muszą być częścią procesu, jak również dokumentowanie tego, co zostało zrobione i kiedy. Zaczynamy każdy program i projekt od pytania 'Czego próbujemy dokonać i jak będziemy to śledzić?'"
Orbit Media Studios łączy zadania SEO z wynikami projektu
Narzędzia do zarządzania projektami SEO powinny pomagać w komunikowaniu postępów zarówno wewnętrznie z zespołem, jak i zewnętrznie z klientami. Jak wspomina Laurel, ten poziom raportowania klientowi pomaga przekazać wartość, jaką agencja dostarcza dla biznesu klienta.
Typowe problemy i jak sobie z nimi radzić
Brak Udokumentowanego Procesu
Nie tylko sprawia to, że każdy projekt jest nieefektywny i niespójny, ale brak udokumentowanego procesu oznacza, że musisz za każdym razem odkrywać koło na nowo, a twój przepływ pracy zależy od wiedzy utkwiłej w głowach ludzi - być może nawet twojej! Rozwiązanie: "udostępnianie" twojej wiedzy w ramach twojej agencji sprawia, że wszystko, co robisz, staje się skalowalne. Gdy procesy są udokumentowane, możesz przyjmować więcej osób do nauki i realizacji zgodnie z twoim procesem. To jedyny sposób, aby efektywnie rosnąć, gdy przyjmujesz więcej projektów klientów SEO.
Rozszerzanie zakresu i nieskończone poprawki
Procesy zarządzania projektem SEO mogą pomóc Ci zorganizować pracę wewnętrzną, ale mają również dużą korzyść w pomaganiu strukturyzować projekt i wyraźnie określać oczekiwania wraz z klientem. Rozszerzanie zakresu jest bardzo powszechnym problemem, z którym borykają się agencje i może z czasem kosztować tysiące. Rozwiązanie: wdrożyć jasne oczekiwania dla każdego etapu projektu oraz określić poprawki i godziny, jeśli rozliczasz się na podstawie kamieni milowych/dostaw.
Brak komunikacji
Znaczenie jasnej, stałej komunikacji nie może być przecenione. Bez dobrej komunikacji efektywność spada, co wpływa na harmonogramy, budżety, jakość i może być szkodliwe dla relacji agencja-klient. Rozwiązanie: niektórzy menedżerowie projektów mówią, że nie ma czegoś takiego jak nadkomunikacja. Użycie poniższego narzędzia do zarządzania przepływem pracy w projekcie pomoże zautomatyzować i koordynować większość komunikacji w zespole, tak aby każdy mógł widzieć, nad czym pracują inni i jak wszystkie ruchome części są ze sobą powiązane i jak postępują.
Popularne narzędzia do zarządzania projektami SEO
Trello
Trello spopularyzował "tablicę kanban", na której zadania są reprezentowane przez karty. Te karty są następnie organizowane w kolumny na tablicy. Kolumny zazwyczaj reprezentują etapy projektu (od lewej do prawej), ale mogą być ustawione w dowolny sposób, jaki chcesz.
W przykładzie etapów projektu, karta wchodzi do pierwszej kolumny po lewej stronie i przemieszcza się w kierunku prawej strony tablicy, aż zostanie ukończona.
Karty mogą posiadać różnorodne atrybuty, w tym właścicieli, priorytety, kategorie, terminy wykonania itp. Możesz dołączać do kart media i dowolne pliki, aby wszystko było zebrane w jednym miejscu.
Trello stał się popularny dzięki swojej prostocie i elastyczności. Na tyle, że powstał cały ekosystem dodatkowych aplikacji wspierających użytkowników Trello. Na przykład, Blue Cat Reports zapewnia łatwe raportowanie i analizę dla Trello, dzięki czemu możesz zrozumieć, jak karty (znane również jako zadania) sprawdzają się w całym twoim procesie pracy.
Asana
Asana jest jednym z najpopularniejszych, pełnoprawnych narzędzi do zarządzania projektami używanych przez agencje cyfrowe. Niska cena Asany pomogła im w zdobyciu znaczącej części rynku zarządzania projektami SEO. Podobnie jak Trello, Asana również posiada widok kanban (lub jak to nazywają, 'układ tablicy') ale również pozwala na wizualizację zadań na kilka innych sposobów, w tym tradycyjny Gantt (lub 'widok osi czasu'):
Widok listy:
i widok Kalendarza:
Strefa pracy
Tak jak Asana, Workzone to kompleksowy zestaw do zarządzania projektami z wieloma podobnymi funkcjami, jednak jego nacisk położony jest na przyjęcie go przez cały zespół.
To jest świetne dla dużych agencji z liczną kadrą, która musi współpracować ze sobą. W tej sytuacji, im bardziej Workzone staje się centrum wszystkich komunikatów i zadań, tym większą widoczność projektu i efektywność zyskuje cała agencja.
Linkio
Linkio specjalizuje się w oprogramowaniu do zarządzania kampanią linków zwrotnych z bardzo przydatnymi funkcjami do poszukiwania linków i nawiązywania kontaktów z blogerami.
Arkusz kalkulacyjny
Kiedy wszystko inne zawodzi, zawsze można skorzystać z Excela lub Google Sheets (a propos, oto fajny trik: wpisz "sheet.new" w pasku adresu Chrome, aby natychmiast utworzyć nowy arkusz Google Sheets). Arkusze kalkulacyjne to sprawdzony i prawdziwy sposób na prostą organizację zadań i śledzenie statusu. Pomimo zaawansowanych narzędzi wymienionych powyżej, arkusze kalkulacyjne są prawdopodobnie nadal najpopularniejszą metodą zarządzania projektami SEO. Są proste, znajome i niezwykle konfigurowalne.
Jeśli zaczynasz pracę nad zarządzaniem projektem SEO, pobierz nasz darmowy szablon Excela poniżej:
Następne kroki
Omówiliśmy podstawy zarządzania projektami SEO w tym artykule i odnieśliśmy się do trzech ekspertów SEO z wiodących agencji cyfrowych w branży. Teraz nadszedł Twój czas, aby wcielić teorię w praktykę. Jeśli wyniesiesz tylko jeden wniosek od tych ekspertów, to jest to znaczenie komunikacji. Każdy proces i metodologia, którą wprowadzili w swoich projektach SEO, opiera się na komunikacji zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej. Narzędzia do zarządzania pracą z pewnością pomogą w umożliwieniu tej komunikacji.
Musisz również posiadać solidną dokumentację, która opisuje jak wykonujesz różne czynności i jakie kroki są podejmowane przy każdym zadaniu. To pomoże Ci skalować usługi w miarę przyjmowania nowych klientów. Musisz eliminować zależności od ludzi i zasobów. Jeśli tego nie zrobisz, napotkasz na wąskie gardła w swoim przepływie pracy i zaczniesz tracić efektywność w swojej pracy.
Ale wszystko powyższe jest nieistotne, jeśli nie masz wykwalifikowanych praktyków w swoim zespole. Najcenniejszym zasobem w twojej agencji są ludzie. Zatrudnianie najlepszych od pierwszego dnia pomoże ci przygotować się do sukcesu!
Jeśli chcesz podzielić się swoimi wskazówkami i trikami dotyczącymi zarządzania projektami SEO, napisz do nas na Twitterze z hashtagiem #seoptimer.
