Het maken van SEO-rapporten voor klanten is een belangrijke taak voor elk digitaal bureau. Uw klanten moeten de waarde van uw diensten begrijpen en hoe deze hun bedrijf concreet ten goede komt. Ze moeten zien hoe de SEO-prestaties week na week en maand na maand verbeteren.
Het mooie van SEO is dat er geen onduidelijkheid is over de prestaties – organisch verkeer en zoekrangschikkingen verbeteren in de loop van de tijd of ze doen dat niet. Meer verkeer betekent meer leads, meer verkopen en meer conversies.
Het werk dat je doet kan letterlijk het bedrijf van een klant transformeren.
SEO-rapporten zijn ook een belangrijk hulpmiddel voor klantbehoud. Inzichtelijke rapportage zal vertrouwen opbouwen en geloofwaardigheid vergroten bij uw klant. Het doel is om minder een dienstverlener te zijn en meer een vertrouwde partner. Rapportage van hoge kwaliteit kan helpen uw klantrelatie te verbeteren.
Is er zoiets als het perfecte klant-SEO-rapport?
Er zijn zeker enkele fundamentele aspecten die elk SEO-rapport moet bevatten. Maar dat is slechts de helft van het werk. De andere helft is communiceren en prioriteren welke SEO-inzichten het meest actiegericht zijn op basis van de situatie en het bedrijf van de klant. Het komt allemaal neer op context.
Waarom is SEO-rapportage belangrijk voor bureaus?
Zoals elke SEO-marketingbureau weet, kost het tijd voordat de resultaten van je werk zichtbaar worden.
SEO-rapportage is belangrijk omdat het je de kans geeft om de resultaten te laten zien die je voor je klant hebt behaald. Een SEO-rapport zal wekelijkse of maandelijkse verbeteringen benadrukken, evenals verdere aanbevelingen geven over hoe de rankings en prestaties kunnen worden verbeterd.
Dit is essentieel omdat het de klant gemoedsrust geeft dat ze daadwerkelijk resultaten krijgen in ruil voor de maandelijkse kosten van het inhuren van uw bureau.
Fundamentele SEO-rapportsecties
Beschouw deze 8 fundamentele SEO-rapportconcepten als verplicht:
1. Rapport Branding en Lay-out
Onderschat niet het belang van hoe je rapport eruitziet en welk effect het heeft op hoe je klant het interpreteert. Je SEO-rapport moet consistent zijn met de branding van je bureau.
Om een sterke merkpresence voor je bureau te behouden, moet je alle rapporten white labelen (niet alleen SEO-rapporten) en ervoor zorgen dat de basis zoals logo, lettertypen, kleuren en stijlen consistent zijn met de merkidentiteit van je bureau.
De lay-out moet geoptimaliseerd zijn voor hoe je van plan bent het rapport te leveren. Als je het rapport via e-mail verstuurt, moet het scanbaar zijn met beschrijvende titels die feiten vermelden.
Bijvoorbeeld, in plaats van een paginatitel “Samenvatting Organisch Verkeer deze Maand”, zou een betere titel zijn: “Organisch Verkeer Gestegen met 45% deze Maand”.
Wanneer uw klant uw rapport via e-mail ontvangt, zullen ze waarschijnlijk snel scrollen en de grootste tekst op de pagina vluchtig lezen.
Alle visuals zoals grafieken of diagrammen moeten binnen een paar seconden duidelijk zijn, anders worden ze niet begrepen.
De klassieke “omhoog en naar rechts” grafiek is het universele visuele signaal voor “deze metriek gaat goed”. Als je het rapport persoonlijk of via Zoom presenteert, zijn beschrijvende titels in het rapport minder belangrijk omdat de klant meer gefocust zal zijn op jou en wat je zegt.
Dus het rapport dient als een visueel hulpmiddel en moet illustreren en ondersteunen wat je zegt. Vertrouw op grafieken en diagrammen om dit te doen, aangezien deze waarschijnlijk langer op het scherm zullen staan. Leg uit wat ze betekenen en help je klant te begrijpen hoe het direct van toepassing is op hun zakelijke doelstellingen (bijv.: verkoop, leads, conversies, etc.).
Als je SEO-rapporten deelt via een link (in plaats van een PDF-bestand te versturen), moet je er ook voor zorgen dat de URL, browser Favicon en paginatitel ook white labeled zijn.
Zie het voorbeeld hieronder:
Het creëren van een consistente en geïntegreerde ervaring over al je bureau's "digitale activa" ziet er niet alleen professioneel uit, maar laat je klant ook zien dat je oog hebt voor de fijne details.
Als je vastzit bij het definiëren van de branding van je bureau, bekijk dan Vendasta's gids voor het creëren van een sterke merkidentiteit voor je bureau.
Hun 7-stappenproces omvat:
-
-
- Stel een Missieverklaring op
- Ontwerp je Cultuur
- Humaniseer je Merk om een publiek te kiezen
- Begrijp je Waardepropositie
- Merkidentiteit 101 - ontwikkel "de look"
- Implementeer een Stijlgids
- Brand je Contactpunten
-
2. Samenvatting
Als de klant slechts 1 pagina van het rapport leest - dan moet dit het zijn. Het doel van de Executive Summary is om een top-level voortgangsrapport te geven over de SEO-prestaties van de site en hoe dit betrekking heeft op de zakelijke doelstelling(en) van de klant. Minder is meer, dus maak deze pagina niet rommelig.
Focus op de statistieken waar de klant het meest om geeft. Als je niet zeker weet wat ze zijn - vraag het je klant! Als ze het niet zeker weten, kom dan samen tot een aantal statistieken. Voeg een samenvatting van activiteiten toe, wat goed werkte, en de aanpassingen die je voor volgende maand zult maken op basis van inzichten. Sommige of al deze kunnen eventueel op aparte pagina's worden opgenomen. Het algemene doel van de Executive Summary is om de ROI (Return on Investment) aan je klant te communiceren.
3. SEO Metrics Dashboard
Het Metrics Dashboard is een 1-pagina weergave van de overeengekomen KPI's, doelen, en ondersteunende metrics samen met vergelijkingen ten opzichte van de vorige periode. Dit zal grafieken, diagrammen, cijfers, en totalen bevatten.
Optimaliseer voor duidelijkheid door visuele taal te gebruiken – als grafieken omhoog en naar rechts wijzen, is dit ideaal!
Gebruik rode/groene pijlen om de voortgang op metriek niveau te communiceren en gebruik callout-bubbels om de aandacht te vestigen op belangrijke punten op de pagina. Het is ook een goed idee om een beoordelingssysteem te gebruiken zoals een cijferlijst (A tot F) of een nummerschaal (0 – 100) om de prestaties van elk rapportgedeelte samen te vatten.
4. Verkeer en Conversietrends
Controleer Google Search Console voor organische zoekopdrachten, zoekimpressies en klikken voor elke pagina. Controleer ook Google Analytics, segmenteer op organisch verkeer, en noteer verkeers- en conversietrends.
Deze statistieken zijn belangrijk omdat ze het uiteindelijke resultaat zijn van je harde werk en de zakelijke doelstellingen van de klant sturen.
5. Keyword Rankings
Gebruik SEOptimer’s keyword tracking tool om de manier waarop keyword rankings in de loop van de tijd veranderen te monitoren. Bekijk het geschatte zoekvolume en de concurrentie op elk keyword.
Je moet ervoor zorgen dat de doelzoekwoorden van je klant zijn ingesteld in de zoekwoordentool wanneer je voor het eerst met hen begint. Op die manier wordt de geschiedenis van de rangschikkingsevolutie behouden in SEOptimer.
Er gaat niets boven het delen van het moment waarop een bepaald trefwoord op positie 1 staat met uw klant! Dit doen in de context van het rapport helpt klantloyaliteit op te bouwen door het succes van uw inspanningen!
6. Backlinks
Voeg een lijst toe van de nieuwe backlinks die zijn verkregen en eventuele backlinks die verloren zijn gegaan (binnenkort kun je de daadwerkelijke backlink-URL's zien in SEOptimer, blijf op de hoogte voor deze functie).
Als onderdeel van uw SEO-diensten backlinks bouwen en blogger/publisher outreach omvat – zal dit een belangrijk onderdeel voor u zijn om de waarde van uw inspanningen te communiceren.
Zorg ervoor dat je nieuwe backlinks correleert met verbeterde zoekrangschikkingen en/of een toename in organisch verkeer.
7. On-Page SEO
Het verbeteren van de on-page SEO van een website is een belangrijk onderdeel van elke zoekmachineoptimalisatiecampagne.
Als resultaat zou je een sectie in je SEO-rapport moeten hebben die feedback geeft over verschillende on-page SEO-elementen, inclusief:
- PageSpeed
- Core Web Vitals
- Alt en header tags
- Gebruik van het doelzoekwoord
8. Inzichten en Aanbevelingen
Het laatste SEO-rapportgedeelte moet uw interpretatie van de gegevens en uitvoerbare inzichten bevatten.
Typisch gebruiken bureaus een “START, STOP, CONTINUE” samenvatting die opsomt welke acties en processen je zult starten, welke je zult stoppen, en wat je zult blijven doen – allemaal gebaseerd op data-inzichten.
Hoe Regelmatig Moet Je SEO-rapporten naar Klanten Sturen?
Deze vraag komt altijd naar voren bij het nadenken over SEO-rapporten voor klanten. En hoewel er geen concreet antwoord op deze vraag is, zijn er een paar dingen om te overwegen bij het nemen van je uiteindelijke beslissing.
Ten eerste, je klanten zijn al druk, dus je wilt ze niet overspoelen met lange SEO-rapporten op regelmatige basis. Ze zullen je rapporten hoogstwaarschijnlijk niet eens lezen als je ze te dicht op elkaar verstuurt.
Ten tweede kost SEO tijd voordat uw klant het voordeel en de toename in verkeer of leads zal zien. Als gevolg hiervan wilt u vermijden om hen te regelmatig rapporten te sturen, aangezien u niet veel te laten zien zult hebben.
Door SEO-rapporten maandelijks of zelfs elke 6 weken naar klanten te sturen, kun je resultaten beter laten zien dan wanneer je wekelijks rapporten zou sturen.
De beste tijd om deze rapporten te versturen is misschien een dag of twee voor je maandelijkse “catch-up” sessies, zodat ze voldoende tijd hebben om het rapport door te nemen voor de vergadering. Dit geeft hen de kans om te zien wat je sinds de laatste sessie hebt gedaan en hoe de prestaties van hun site zijn verbeterd.
Door het rapport een paar dagen voor de vergadering te versturen, heeft de klant ook genoeg tijd om na te denken over eventuele vragen die ze zouden kunnen hebben over de prestaties en het werk dat wordt gedaan.
SEO-rapporten aanpassen aan klantvoorkeuren
Als het gaat om SEO-rapporten voor klanten, heb je waarschijnlijk een verzameling van verschillende rapporttemplates nodig om aan verschillende klanten te voldoen.
Verscheidene factoren kunnen de manier waarop je de inhoud en lay-out structureert beïnvloeden.
Deze omvatten de industrie van uw klant, de bedrijfsfase, doelstellingen en andere subjectieve factoren zoals de relatie die u met hen heeft, hun kennisniveau en hun lay-outvoorkeuren. Sommige klanten zijn "skimmers" en geven prioriteit aan beknoptheid boven details.
Andere klanten willen de resultaten grondig doornemen, alles lezen en zich verdiepen in de fijnere details.
Deze verschillende stijlen kunnen de manier waarop klanten uw rapporten interpreteren en informatie onthouden sterk beïnvloeden. Dit van tevoren weten en hierop optimaliseren zal uw rapporten succesvol maken!
Rapport Leveringsformaat
Afgezien van de inhoud, moet u de volgende rapportleveringsformaten overwegen:
- Acrobat PDF: dit is verreweg het meest populaire rapportformaat en met goede reden. PDF's zijn gemakkelijk deelbaar, compatibel op alle apparaten en over het algemeen klein in bestandsgrootte
- Live link: een live link opent een webgebaseerd rapport in de browser van de klant, meestal een Dashboard. Het voordeel hiervan is dat het rapport interactief kan zijn en bepaalde gegevens kan weergeven op basis van filters en gebruikersinvoer
- Email: het rapport wordt volledig in de [body] van de [email] geleverd, dit betekent dat het vrij eenvoudig en kort moet zijn. Geen bijlagen of links nodig
- Zoom/scherm delen: sommige bureaus leveren hun rapporten via scherm delen, maar ze sturen meestal ook een PDF-versie van het rapport mee. Bij het delen van het scherm kan het gebruik van een presentatietool zoals PowerPoint of Slides de voorkeur hebben
Rapportlengte
De lengte van het rapport zal bepalen tot welk detailniveau je gaat in je rapporten.
We raden aan om uw klant een standaardrapporttemplate te laten zien om mee te beginnen. Ga er samen doorheen en markeer de dingen die ze leuk en niet leuk vinden.
Op die manier kunt u wijzigingen aanbrengen in het rapport waarvan u weet dat ze aan hun verwachtingen voldoen.
Belanghebbenden
Je moet je klant ook vragen wat ze met het rapport doen zodra ze het ontvangen.
Sturen ze het door naar andere leden van hun team?
Als dat zo is, kunnen deze andere teamleden volledig verschillende verwachtingen hebben van wat het rapport zou moeten bevatten. Dit komt eigenlijk vrij vaak voor. Dus het is belangrijk om alle belanghebbenden van tevoren te identificeren en aan ieders behoeften te voldoen, vooral als deze andere belanghebbenden hoger in rang zijn.
Dit kan betekenen dat er meerdere versies van het rapport moeten worden verzonden (bijv.: één rapport voor de CMO en één rapport voor de Digital Marketing Manager).
Dit klinkt misschien als veel werk, maar je kunt meerdere rapporttemplates eenvoudig instellen en automatiseren in SEOptimer!
SEO-rapporten aanpassen voor verschillende contexten
Houd er rekening mee dat SEO-rapporten altijd de ROI van je SEO-activiteiten moeten communiceren.
Maar om dit effectief te doen, moet je mogelijk de lay-out en inhoud aanpassen op basis van de volgende verschillende contexten:
Klant Maandelijkse/Kwartaal Review
Bekend als "business as usual" (BAU), is deze rapportagefrequentie meestal maandelijks, maar kan ook tweewekelijks of driemaandelijks zijn. Het rapportformaat blijft meestal elke keer hetzelfde. Brent Csutoras van Search Engine Journal raadt aan om tracking te gebruiken om ervoor te zorgen dat de klant de rapporten daadwerkelijk opent en leest. Zo niet, dan kan dit een goede indicator zijn van churnrisico.
Uitbreiden van Klantaccount
Als je gelooft dat er een kans is om het klantenaccount uit te breiden naar aangrenzende diensten of een hoger niveau van output, is het de moeite waard om maandelijkse rapporten te gebruiken om potentiële kansen te illustreren.
Bijvoorbeeld, je zou een case kunnen bouwen om organisch zoekverkeer naar de site van de klant aan te vullen met betaalde zoekopdrachten.
Door de kosten en concurrentie van betaalde zoekwoorden te analyseren, zou je speculatieve betaalde zoekstrategieën aan het einde van het rapport kunnen opnemen als een tactiek om voor een bepaalde periode te testen.
Voorkomen van Klantverloop
Er zijn veel factoren die bijdragen aan klantverloop.
Maar misschien zijn de twee grootste factoren: het naderen van het einde van een contract dat verlengd moet worden en een verandering van personeel aan de kant van de klant.
Beide scenario's bieden geschikte momenten voor klanten om contracten met hun huidige bureau te beëindigen. Als een van deze twee situaties in het verschiet ligt, kan het voordelig zijn om maandelijkse rapportages te gebruiken om een marktkans te identificeren die een apart project vereist om volledig te benutten.
Deze afzonderlijke stroom van werk zou een eigen tijdlijn hebben die zich uitstrekt voorbij de datum van contractvernieuwing. Zodra de waarde is gerealiseerd op twee gelijktijdige projecten, kan dit helpen het argument voor het vernieuwen van het oorspronkelijke servicecontract te versterken.
Terugwinnen van Afgehaakte Klanten
Hoewel je niet elke maand rapporten zou blijven sturen, kan het de moeite waard zijn om informeel contact op te nemen met opgezegde klanten 6 en 12 maanden nadat ze zijn opgezegd.
Je kunt doorgaan met hun SEO-prestaties monitoren en als je dalingen in zoekrangschikkingen ziet of nieuwe problemen op hun site verschijnen, kan dit een geweldige reden zijn om opnieuw contact op te nemen met een verloren klant en hen eraan te herinneren hoe goed je bent, door proactief problemen op te pakken.
Nieuw Zakelijk SEO Rapport
Vaker wel dan niet, zul je merken dat de tijd tussen de eerste klantbijeenkomst/pitch en de beslissing vele weken of zelfs vele maanden kan duren.
Sommige bureaus gebruiken deze tijd om de waarde die ze zouden bieden als ze het werk winnen, te tonen en te herhalen.
Het verstrekken van korte maandelijkse rapporten aan leads en potentiële klanten die kansen en eventuele potentiële problemen identificeren, kan in uw voordeel werken als het speelveld krap is en vooral als de klant geen interne druk heeft om snel een beslissing te nemen.
Hoe SEO-rapporten automatisch naar klanten te sturen
Al dit gepraat over meerdere sjablonen en rapportcontexten doet je misschien denken dat het vele uren kost om al deze rapporten te maken, maar maak je geen zorgen, je kunt al je SEO-rapporten voor klanten automatiseren met SEOptimer.
Onze White Label SEO-auditrapporten maken het gemakkelijk om meerdere sjablonen te maken en het detailniveau in elk sjabloon aan te passen.
Het niveau van maatwerk is eindeloos met gebruikers die in staat zijn om rapportkleuren, lettertypen, tekst en meer te wijzigen.
Onze tool zal meer dan 100 controles uitvoeren op de website van uw klant en hun dichtstbijzijnde concurrenten. Deze controles kunnen worden gepland om wekelijks of maandelijks te worden uitgevoerd en vervolgens automatisch per e-mail naar uw klanten te worden verzonden.
Dan kun je achterover leunen en je rapportage op de automatische piloot zetten.
Uw white-labeled rapporten kunnen worden gedownload in een klantklare PDF-bestand en kunnen ook ruwe gegevens in CSV downloaden.
Maak vandaag nog je gratis 14-daagse proefaccount aan en regel je SEO-rapportage voor eens en altijd!
