Clientrapportage: 8 Belangrijke Principes om te Onthouden

Klanten huren marketingbureaus in om advertentiecampagnes, social media strategie, klantenwerving en vele andere facetten van het promoten en opbouwen van hun bedrijven te beheren.

Cliëntrapportage is een belangrijke manier waarop marketingbureaus hun zakelijke relaties met klanten laten groeien, successen communiceren en hun resultaten op begrijpelijke manieren interpreteren.

We zullen de 8 belangrijkste principes van klantrapportage behandelen en hoe je ze kunt gebruiken om je marketingbureau op te bouwen.

Wat is Client Reporting?

Clientrapportage is het proces van het communiceren van de resultaten van een bepaalde campagne, project of initiatief aan klanten.

Dit kunnen eenvoudige verhalende rapporten, spreadsheets, gedeelde dashboards, lange rapporten of een combinatie daarvan zijn.

Beeldbron: Datapine

Waarom is [Client Reporting] Belangrijk?

Aangezien digitale marketingbureaus worden ingehuurd om dit aspect van het runnen van een bedrijf te beheren, waarom is rapportage aan uw klanten dan zo belangrijk?

Cliëntrapportage laat cliënten zien waar en hoe hun geld wordt uitgegeven en wat de resultaten zijn.

Er zijn een paar belangrijke manieren waarop client reporting dit bereikt.

Verantwoordingsplicht

Klanten kunnen digitale marketingcampagnes soms zien als een black box – er gaat geld in, en ze verwachten dat de verkoop op de een of andere manier toeneemt.

Door periodieke rapporten te leveren, kunnen marketingbureaus duidelijke verbanden leggen tussen het geld dat klanten betalen voor marketingdiensten en de resultaten van die diensten.

Bijvoorbeeld, misschien heeft een klant een budget opgesteld voor een social media campagne. Klantrapportage kan de status van die campagne laten zien en een correlatie trekken tussen de inspanningen en nieuwe impressies, betrokkenheid en conversie. Dit zijn feiten die uw klanten moeten weten om het succes van uw marketinginspanningen te beoordelen.

Verklaring/Interpretatie van Resultaten

Er wordt vaak gezegd dat digitale marketeers alles meten. Het simpelweg naar je drukke klanten gooien van spreadsheets vol met gegevens zal hen echter waarschijnlijk niet imponeren.

Client reporting geeft je de kans om je resultaten uit te leggen aan je klanten door je belangrijkste KPI's te interpreteren. (daarover later meer)

Zelfs als uw rapport zo eenvoudig is als cijfers in een spreadsheet, helpt een soort van [narrative] of samenvatting enorm bij het destilleren van uw resultaten voor een klant.

Relatieopbouw

Alle zakelijke relaties profiteren van periodieke check-ins, en dit kan je helpen om klanten te behouden in een steeds concurrerender wordende digitale marketingwereld, waar 2/3 van de klanten met meer dan één bureau werkt.

Cliëntenrapportage stelt een regelmatig moment vast voor jou en je cliënten om contact te houden, vragen en zorgen te uiten, en te onderzoeken wat wel en niet werkt. Dit bouwt vertrouwen op en helpt uiteindelijk bij het behouden van cliënten.

Wat Moet Worden Opgenomen in Alle Klantrapporten?

Cliëntenrapportage zal verschillen van cliënt tot cliënt, afhankelijk van de diensten waarvoor zij zich hebben aangemeld. Evenzo zullen de elementen die in alle cliëntenrapporten zijn opgenomen uniek zijn voor elke cliënt.

Er zijn echter een paar basisprincipes die in alle klantrapporten moeten worden opgenomen. Deze omvatten het volgende:

Doelen en Doelstelling

Een element van klantrapportage dat niet over het hoofd gezien mag worden, zijn doelen en doelstellingen. Inzichten in wat er wordt gedaan om doelen en doelstellingen te bereiken, moeten in alle klantrapporten worden opgenomen.

Dit moet worden toegevoegd aan uw reguliere klantrapportage, zodat uw klanten kunnen zien wat u doet om de doelen en doelstellingen te bereiken die aan het begin van uw serviceovereenkomst zijn uiteengezet.

Bijvoorbeeld, een SEO-bureau kan opnemen hoeveel links ze hebben gebouwd naar de website van een klant, en hoeveel ze nog moeten bouwen als een van de initiële doelen en doelstellingen was om de domeinautoriteit van de klant te verbeteren.

Benchmarktests

Benchmarks zijn vergelijkingen van jouw prestaties vergeleken met die van je concurrenten.

Het toevoegen van benchmarks aan rapporten zal uw klanten een duidelijk beeld geven van het concurrentielandschap en wat er moet worden gedaan om vergelijkbare of betere resultaten te behalen dan hun concurrenten.

In de digitale marketingwereld zijn veelvoorkomende benchmarks onder andere:

• Industrieconversieratio
• Industrie bouncepercentage
• Verkeer
• Aantal backlinks van de top 5 concurrenten
• Domain autoriteit
• Core Web Vitals en PageSpeed-scores
• Social media betrokkenheid
• Email open rate

KPI's

Als je klanten een duidelijk idee wilt geven van hoe jouw diensten hen helpen groeien, dan moet je zeker KPI's toevoegen aan je klantrapportage.

Voor digitale marketingbureaus bevatten deze rapporten doorgaans Key Performance Indicators (KPI's) zoals:

• Click Through Rate (CTR)
• Nieuwe abonnees
• Betrokkenheid
• Verhoogde verkoop
• Groei van sociale media
• Merkherkenning
• Leadgeneratie
• Weigeringspercentage
• Paginaweergaven
• ROI
• Conversieratio

De opgenomen statistieken zullen verschillen afhankelijk van de niche en focus van uw bureau.

Bijvoorbeeld, een SEO-bureau zal geen sociale metrics en KPI's over sociale prestaties toevoegen in hun klantrapporten, terwijl een social media marketingbureau deze waarschijnlijk altijd in hun rapporten zal opnemen.

Afbeeldingsbron: Mention

Conversies en ROI

Uw klant wil weten of uw diensten daadwerkelijk tot resultaten leiden, in het geval van conversies.

Digitale bureaus kunnen ook conversiemetingen en ROI-cijfers toevoegen aan hun klantrapportage.

Dit zal niet alleen laten zien dat je weet wat je doet en dat je diensten leiden tot echte bedrijfsresultaten, maar het zal je ook motiveren om werk van hoge kwaliteit te leveren, aangezien je klanten deze cijfers wekelijks of maandelijks kunnen zien.

Samenvatting van het Voltooide Werk

Een ander essentieel element van klantrapportage dat niet mag worden weggelaten, is het geven van een samenvatting van het voltooide werk.

Door een samenvatting van het voltooide werk toe te voegen, geef je je klant de zekerheid dat je daadwerkelijk waarde levert en dat hun geld niet wordt verspild.

Dit hoeft geen uitgebreide samenvatting te zijn bestaande uit alinea's tekst. In plaats daarvan kun je eenvoudigweg enkele opsommingstekens noteren met feedback over de taken die je in de huidige rapportageperiode hebt voltooid.

8 Sleutelprincipes van Cliëntrapportage

Als [klant]rapportage zo belangrijk is, hoe kun je je proces dan succesvol maken? We hebben de 8 belangrijkste principes van goede [klant]rapportage uiteengezet om je op het juiste spoor te zetten.

1. Stel verwachtingen vroegtijdig

Telkens wanneer je een nieuwe klant binnenhaalt (of idealiter, tijdens de interviewfase), moet je bepalen wat hun verwachtingen zijn met betrekking tot rapportage. Dit moet deel uitmaken van het gesprek waarin je beslist welke doelen en resultaten je klant heeft bij het tekenen met jouw bureau.

Verwachten ze een betere CTR? Verhoogde merkbekendheid? Hoe zal het succes van uw partnerschap worden gemeten?

U wilt misschien een sjabloon presenteren van uw voorkeursrapportageformaat en KPI's voor nieuwe klanten om het proces aan uw kant te stroomlijnen. Zorg ervoor dat u zoveel mogelijk aan de verzoeken van uw klant voldoet. In deze klantgerichte omgeving is klantrapportage een manier waarop u uw klanten beter kunt bedienen dan de concurrentie.

2. Bepaal je [Metrics]

Hoewel je tientallen verschillende KPI's zou kunnen bijhouden, wil je dat misschien niet per se. Het is het beste om je te concentreren op de statistieken die het belangrijkst zijn voor je klant en het beste de [succes] van je marketinginspanningen meten.

Bijvoorbeeld, als je een SEO-project uitvoert, wil je je misschien richten op zoekwoordrangschikkingen, backlinks en domeinautoriteit. SEO-rapporten voor klanten hoeven niet uren te duren om te produceren en kunnen met een druk op de knop worden geautomatiseerd!

Prioriteit geven aan je statistieken is een functie van zowel het bepalen van de specifieke niche van je bureau als het bepalen wat het belangrijkst is voor een bepaalde klant.

Goede klantrapportagetools stellen je in staat om te rapporteren over specifieke [metrics] voor verschillende klanten op een eenvoudig aanpasbare manier.

3. Onderwijs je [Clients]

Uw klanten zullen hoogstwaarschijnlijk geen marketingexperts zijn – daarom hebben ze u tenslotte ingehuurd. Klantrapportage kan een kans zijn om uw klanten iets te vertellen over wat u doet.

Bijvoorbeeld, je zou een uitleg kunnen delen over het conversiepercentage van videolinkadvertenties op Facebook in vergelijking met statische afbeeldingen om uit te leggen waarom je video's opneemt als onderdeel van de sociale strategie van een klant.

Dit demystificeert het marketingproces voor hen en toont de waarde van je werk aan. Uiteindelijk wil je dat je klanten hun relatie met jouw bureau zien als een cruciaal onderdeel van hun bedrijf.

4. Houd rapporten vrij van technische jargon

Het is belangrijk om klantverslagen vrij te houden van technisch jargon, vooral als je een zeer technische dienst levert.

De waarheid is dat de meeste bedrijfseigenaren waarschijnlijk geen begrip zullen hebben van de meeste terminologie van uw branche.

Bijvoorbeeld, op het gebied van SEO, zijn er termen zoals lokalisatie, canonieke tags, hreflang, enz.

Je wilt voorkomen dat je deze termen toevoegt aan je SEO-rapporten, omdat ze verwarring kunnen veroorzaken en tijd kunnen verspillen als je deze termen eerst aan je klanten moet uitleggen.

5. Houd het Kort en Krachtig

Hoewel het belangrijk is om belangrijke statistieken en een soort verhalende uitleg te communiceren, onthoud dat uw klanten het druk hebben. Uw rapporten moeten indien mogelijk tot minder dan een pagina worden beperkt.

Samenvattingen, opsommingstekens en vetgedrukte inhoud zijn allemaal nuttige manieren om ervoor te zorgen dat je de essentiële informatie aan je klanten communiceert zonder hen te vervelen met elke grafiek, tabel en spreadsheet die je interne team ziet.

Het opnemen van visuals is een goede manier om uw klanten betrokken te houden bij het rapport. Goede grafieken bieden in één oogopslag uitleg van complexe gegevens. Evenzo blijven infographics aan populariteit winnen vanwege hun strakke uiterlijk en gemakkelijk te verteren formaat.

Je kunt je klanten altijd om feedback vragen om te bepalen wat ze leuk vonden aan eerdere rapporten en wat te verwarrend of onnodig was. Dit zal je helpen om je rapporten in de toekomst nog beter af te stemmen.

6. Frequentie

Wat is de juiste frequentie voor klantrapportage? Dit zal afhangen van verschillende factoren:

• De aard van het project
• De duur van het project
• Klantvoorkeuren
• Bureauvoorkeuren

Sommige klanten geven er de voorkeur aan meer betrokken te blijven bij het proces en geven misschien de voorkeur aan wekelijkse rapporten om gerustgesteld te blijven dat het project op schema ligt. Je kunt voorkomen dat dit een zware taak wordt door het proces te automatiseren (zie punt 6 hieronder).

Andere klanten geven er misschien de voorkeur aan om meer afstand te nemen van de details van marketing, in welk geval je klantrapportage kunt gebruiken om je inspanningen in de gedachten van je klanten te houden.

Op zijn minst moet de rapportage aan de klant maandelijks plaatsvinden. Dit zorgt ervoor dat uw klanten voldoende mogelijkheden hebben om vragen te stellen en dat ze betrokken blijven bij het proces.

Een maandelijkse samenvatting is een goede manier om dit te doen. Het kan deze onderdelen bevatten:

• Een narratieve samenvatting van het werk van de maand
• SEO-ranking
• Google Analytics-metrics
• Doelen
• Vooruitgang richting doelen

Idealiter moet dit tot één pagina worden beperkt en de meest relevante KPI's voor uw klanten prioriteren.

7. Personaliseer Uw Klantrapportage

Het personaliseren van je klantrapportage is een andere factor die je in gedachten moet houden als je je klanten wilt imponeren.

Het aanpassen van je klantrapporten hoeft niet ingewikkeld te zijn. In feite kan het zo eenvoudig zijn als het toevoegen van het logo, de bedrijfsnaam en het kleurenschema van je klant aan het rapport.

8. Automatiseer Uw Klantrapportageproces

Afhankelijk van de frequentie van uw rapporten, kan het elke keer handmatig genereren ervan te veel extra werk voor uw marketingteam creëren. Automatisering kan uw team waardevolle tijd besparen door belangrijke gegevens automatisch te genereren, waardoor u eenvoudig elke rapport kunt aanpassen en notities kunt toevoegen.

Hier zijn enkele voorbeelden van goede client reporting software die het proces voor jou stroomlijnen:

SEOptimer

SEOptimer is de beste SEO-audit- en rapportagetool op het web, vertrouwd door duizenden bureaus over de hele wereld om SEO-rapportage voor klanten te automatiseren. Bureaus kunnen hun rapporten white-labelen en volledig aanpassen.

Een [Embeddable Audit Tool] is ook inbegrepen, waardoor bureaus nieuwe zakelijke leads kunnen genereren op hun website.

Bureau Analyse

Een goede oplossing voor kleine en middelgrote marketingbureaus, Agency Analytics doet goed werk bij het integreren van gegevens van meerdere kanalen, inclusief alle sociale media en Google Analytics. "Set-it-and-forget-it" rapportagesjablonen zijn gemakkelijk aan te passen en worden automatisch gegenereerd op vooraf bepaalde tijden.

RavenTools

Een toonaangevende aanbieder in white label marketingrapporten, RavenTools (nu eigendom van TapClicks) biedt een drag-and-drop interface waarmee je eenvoudig rapporten kunt aanpassen voor verschillende klanten.

Wordsmith voor Marketing

Met klanten zo beroemd als Associated Press, is Wordsmith gespecialiseerd in het omzetten van gegevens in een leesbaar verhaal, waardoor uw marketingteam waardevolle tijd bespaart bij het opstellen van maandelijkse marketingoverzichten.

Google Analytics

Vergeet nooit de basis – Google Analytics heeft een Marketing Platform dat automatisch verschillende statistieken kan genereren, zoals een social media-rapport en een zoekwoordanalyserapport. Het heeft het voordeel van vertrouwdheid, aangezien de meeste van uw klanten ten minste een beetje tijd hebben doorgebracht met het Google Analytics-dashboard.

Gebruik Client Reporting om Uw Marketingbureau Op te Bouwen

Wanneer goed gedaan, zou klantrapportage u moeten helpen met klantbehoud. Net als bij elke dienst moeten marketingteams regelmatig hun waarde aantonen aan hun klanten om hen te behouden.

Het vrijgeven van klantrapporten [ten minste] maandelijks verhoogt het vertrouwen van klanten in de waarde van de aanbiedingen van uw bureau, en onderzoek geeft aan dat slechts een [5%] stijging in klantbehoud kan leiden tot [ten minste] een [25%] toename in de winst van marketingbureaus in de loop van de tijd.

Dit komt omdat klanten die gedurende een langere periode zijn behouden, een hogere mate van vertrouwen hebben in de diensten van uw agentschap, wat betekent dat ze meer geneigd zijn om aanvullende diensten aan te schaffen.

Betere klantrapportage leidt tot een hogere klantretentie, wat op zijn beurt hogere winsten voor uw bureau genereert. Welke tools of processen gebruikt u in uw bureau? Laat het ons weten op Twitter @seoptimer.