La storia del termine ‘agenzia’ può essere fatta risalire al 19° secolo quando Volney B. Palmer aprì la prima agenzia negli Stati Uniti.
Ha definito la sua attività come un ‘agente’ e ha operato essenzialmente come un'agenzia di media, acquistando spazi pubblicitari su stampa in blocco e rivendendoli ai clienti con un profitto aggiuntivo.
Dall'Era d'Oro della pubblicità negli anni '60, le agenzie di marketing hanno fatto molta strada.
Fonte dell'immagine: NCLAC
Si sono adattati ed evoluti durante il boom di internet negli anni '90, il boom della tecnologia mobile negli anni 2000, la perturbazione causata dalla pandemia nel 2020 e ora il boom dell'AI nel 2023.
Nota a margine: dai un'occhiata al nostro fantastico articolo su come le migliori agenzie digitali stanno utilizzando l'IA nell'ottimizzazione dei loro processi aziendali.
Una cosa che è rimasta costante nel corso dei decenni è la necessità per le agenzie di organizzare i loro team in strutture specifiche al fine di soddisfare le esigenze dei clienti. La struttura di un'agenzia di marketing si riferisce a come il personale e i team sono organizzati nella tua organizzazione.
Qui da SEOptimer, parliamo con i nostri clienti agenzia tutto il tempo e ci affascina come diverse agenzie si organizzino in varie strutture lavorative.
Per questo articolo, abbiamo interpellato alcune delle principali agenzie digitali per avere un'idea delle strutture che hanno implementato per garantire che i loro team operino nel modo più efficiente possibile.
Desideriamo ringraziare i seguenti contributori per aver condiviso le loro intuizioni sulle strutture delle agenzie di marketing che hanno implementato all'interno delle loro organizzazioni:
- Kyle Smendziuk @ WebMarketers, Canada
- Andy Beohar @ SevenAtoms, Stati Uniti
- Paul Mario Vratusha @ D Studio Consulting, Regno Unito
- Daniel Samples @ Nurdit, Stati Uniti
- Holly Rollins @ 10x Digital, Stati Uniti
Generalmente, la maggior parte dei proprietari di azienda non si preoccupa troppo delle loro strutture aziendali. Ma per i proprietari di agenzie, questo è in realtà un elemento molto importante del loro business. Il motivo è che la maggior parte dei proprietari di agenzie ha a che fare con un grande volume di consegne, e quindi, tendono ad essere sotto molta pressione e stress.
Implementando una struttura di agenzia, i fondatori di agenzie possono progettare le loro imprese per operare nel modo più efficiente possibile e, in ultima analisi, scalare per guadagnare più denaro.
Strutture tipiche delle agenzie di marketing
Struttura Tradizionale di un'Agenzia di Marketing
La struttura tradizionale delle agenzie di marketing è un approccio che ha resistito alla prova del tempo. Le grandi agenzie pubblicitarie hanno utilizzato questo modello per aiutarle a gestire i team e per centralizzare l'autorità, creando un flusso di segnalazione ascendente.
Tutte le specializzazioni (SEO, social media marketing, web design, ecc.) e le operazioni aziendali (contabilità, risorse umane, ecc.) sono raggruppate nei loro rispettivi team individuali.
Quindi questa struttura dell'agenzia di marketing porterà alla formazione di diversi team basati sulle loro specializzazioni. Ad esempio, il team SEO sarà composto da un direttore SEO, senior SEO, junior SEO, ecc.
Allo stesso modo, il team dei social media sarà composto dal responsabile del marketing sui social media, dall'acquirente senior di media, dai manager junior dei social media, ecc.
Ogni squadra, o divisione, è gestita da un responsabile di dipartimento (ad esempio, direttore del SEO) che riporta al direttore generale o a un altro esecutivo come un Chief Operating Officer (COO).
Struttura dell'Agenzia di Marketing Pod
Come suggerisce il nome, la struttura dell'agenzia di marketing a "pod" divide l'organizzazione in squadre o "pods" su base progettuale.
Questo porta alla formazione di team composti da un capoprogetto o stratega e poi vari individui di diverse specializzazioni che possono fornire i servizi.
Un pod in un'agenzia di marketing che utilizza questa struttura potrebbe essere composto dai seguenti membri:
- Responsabile progetto o manager di account
- Specialista SEO
- Specialista PPC
- Specialista di marketing sui social media
- Graphic designer
- Copywriter
Quindi avrai un "pod" che si occupa di tutti i tuoi clienti del ristorante, un altro che si occupa di tutti i tuoi clienti di ecommerce, e così via.
Nella struttura dell'agenzia di marketing pod, il project manager riporta al direttore generale, capo dei servizi clienti, ecc.
Inoltre, le operazioni di back-office come finanza e risorse umane sono suddivise nei loro rispettivi pod.
Struttura dell'Agenzia di Marketing Matrix
La struttura dell'agenzia di marketing a matrice è quasi come quella tradizionale, tuttavia, permette la flessibilità nella formazione di team interdivisionali come nel sistema di marketing a pod.
Puoi effettivamente pensare alla struttura dell'agenzia di marketing matrix come un ibrido tra le strutture tradizionali e quelle a pod delle agenzie.
Nella struttura dell'agenzia di marketing matrix, i team sono raggruppati secondo i dipartimenti o divisioni (SEO, PPC, email marketing, ecc.), tuttavia, hanno la capacità di formare team interdivisionali per progetti individuali.
Non esiste una struttura di agenzia di marketing "taglia unica".
La struttura che sceglierai dipenderà in ultima analisi dalle dimensioni della tua agenzia così come dal numero di clienti che hai, ma parleremo più approfonditamente di questo argomento più tardi.
Inoltre, ricorda che la struttura di un'agenzia di marketing non è permanente, puoi sempre mescolare le cose e cambiare la tua struttura per trovare quella migliore per la tua specifica agenzia.
Struttura dell'Agenzia di Marketing vs Organigramma dell'Agenzia
Potresti aver sentito parlare della terminologia "organigramma dell'agenzia" in precedenza.
Ma, qual è la differenza tra la struttura della tua agenzia di marketing rispetto all'organigramma dell'agenzia?
Beh, semplicemente, l'organigramma dell'agenzia è solo una rappresentazione visiva della struttura dell'agenzia di marketing. L'organigramma dell'agenzia mostra i diversi ruoli e responsabilità dell'agenzia, così come il flusso di rendicontazione.
Perché è importante riflettere sulla struttura della tua Agenzia di Marketing?
Selezionare la migliore struttura di agenzia di marketing richiede un'attenta considerazione. Detto ciò, ci sono diverse ragioni per cui è necessario riflettere e considerare attentamente l'opzione migliore per la tua agenzia:
Essenziale per la Scalabilità
Il motivo più importante per implementare una struttura di agenzia di marketing è perché aumenta la produttività complessiva.
La struttura di un'agenzia di marketing semplifica i processi e le operazioni della tua agenzia. E di conseguenza, il lavoro viene svolto più velocemente e con maggiore efficienza.
Un'agenzia che è in grado di lavorare efficientemente è in grado di scalare le sue operazioni semplicemente replicando ciò che già funziona.
Elimina la Confusione
Quando c'è una struttura di agenzia di marketing chiaramente definita, tutti i membri dello staff sapranno esattamente a chi riferire e quali sono i loro ruoli e responsabilità.
Fonte dell'immagine: Runn
Rende Facile Tracciare i Progressi
Ci sono molti processi diversi e cose in corso in un'agenzia digitale, dai servizi ai clienti, alla consegna del servizio.
La struttura di un'agenzia di marketing rende più facile per i manager e i leader di progetto rimanere aggiornati sul lavoro che è rilevante per loro senza essere sopraffatti da informazioni non necessarie.
Strutture delle Agenzie di Marketing in un Mondo Remoto
Con l'aumento della domanda di lavori in remoto e i benefici di avere team a distanza, quasi tutte le agenzie di marketing hanno dovuto implementare procedure e strutture operative remote per garantire che le operazioni rimangano efficienti.
In effetti, il lavoro remoto è qui per restare. Studi mostrano che entro il 2025, 36,2 milioni di americani lavoreranno da remoto. Questo rappresenta un aumento di 16,8 milioni rispetto a prima dell'inizio della pandemia.
Gestire un team remoto presenta le sue sfide. E di conseguenza, scegliere una struttura di agenzia di marketing efficace per la tua agenzia remota è di massima importanza.
Abbiamo posto ai fondatori e agli esecutivi delle agenzie le seguenti due domande per comprendere le strutture delle loro agenzie:
- Quale struttura di agenzia di marketing utilizzate nella vostra agenzia?
- Come fate a garantire che il lavoro venga svolto quando si gestisce un team a distanza?
Agenzie di successo ci raccontano la struttura che funziona per loro
Kyle Smendziuk - WebMarketers
Kyle è l'amministratore delegato di WebMarketers, un'agenzia digitale di 40 persone con sede in Canada composta sia da dipendenti in ufficio che da remoto.
Egli osserva che per scalare un'agenzia con successo è necessario concentrarsi su alti tassi di ritenzione al fine di evitare che le nuove vendite compensino il churn e si incorra in una barriera di crescita.
“In uno spazio digitale che è ora molto più complesso, le aziende si affidano sempre di più a team multidisciplinari per gestire i loro sforzi di marketing.
Mantenere gli KPI su larga scala richiede ai proprietari delle agenzie di investire in un middle management esperto poiché un proprietario non può più guidare campagne e relazioni per tutti i clienti.”
Andy Beohar - SevenAtoms
"Il nostro team presso SevenAtoms è strutturato in base a specifiche aree di competenza e funzione.
Ogni membro possiede un insieme di competenze complementari che contribuisce all'efficacia complessiva del team.
Prioritizziamo la collaborazione e la flessibilità, motivo per cui operiamo all'interno di una struttura piatta con meno livelli di gestione. Questo ci permette di lavorare insieme più efficacemente e di adattarci a esigenze e priorità in cambiamento."
Per sfruttare al meglio la cultura del lavoro a distanza, le aziende devono creare un ambiente d'ufficio virtuale che imiti il più fedelmente possibile l'esperienza di persona.
Questo include l'impostazione di aspettative chiare per la comunicazione e la definizione di canali per tempi di risposta più rapidi.
Ad esempio, la messaggistica istantanea può essere utilizzata per richieste sensibili al tempo, videochiamate per riunioni e strumenti come Wrike o Slack per la gestione di progetti. Inoltre, è fondamentale stabilire un flusso di lavoro ben definito che chiarisca compiti e attività, consentendo ai membri del team di comprendere aspettative e scadenze.
Implementando queste strategie, le agenzie possono raccogliere i benefici dei team distribuiti mantenendo al contempo la produttività e garantendo il successo della loro forza lavoro remota.
Paul Mario Vratusha - D Studio Consulting
"Il nostro team è diviso in cinque gruppi, ognuno con le proprie responsabilità uniche."
Paul nota che il loro team di gestione supervisiona l'aspetto commerciale delle cose e garantisce che tutto funzioni senza intoppi. Lavorano a stretto contatto con altri team per assicurare che i clienti ricevano un servizio di altissima qualità.
Il team di vendita è dedicato alla ricerca di nuovi clienti utilizzando strategie di marketing inbound. Una volta identificato un potenziale lead, lavorano con i nostri esperti di servizio per creare un'offerta su misura che soddisfi le loro esigenze.
Una volta effettuata una vendita, il team di onboarding prende il sopravvento, assicurandosi di avere tutti gli accessi necessari ai canali pubblicitari, ai servizi e ai siti web dei clienti. Se manca uno di questi asset, il team di onboarding li creerà per il cliente.
"I nostri esperti di servizio sono altamente specializzati nei rispettivi settori e lavorano sia come responsabili account che come fornitori di servizi. Se un cliente ordina più servizi, il nostro principale esperto di servizio delega i compiti a esperti di servizio specializzati che sono ben attrezzati per gestirli."
Qualsiasi compito che richieda supporto aggiuntivo viene delegato agli assistenti junior, che sono qualificati e desiderosi di aiutare nel design, nella programmazione, nella scrittura, ecc.
Complessivamente, i vantaggi della nostra struttura di squadra superano i rischi, permettendoci di fornire un servizio di alta qualità."
Per ottimizzare veramente l'efficienza e l'efficacia di un team remoto, le agenzie dovrebbero impiegare una miriade di strumenti e strategie.
Gli incontri e i controlli programmati regolarmente servono a fornire una piattaforma dinamica per discutere i progressi, identificare e affrontare problemi e, cosa più importante, garantire l'allineamento a tutto tondo.
Inoltre, le agenzie dovrebbero sfruttare la potenza del software di gestione dei progetti per monitorare senza problemi le scadenze e delegare compiti, tutto ciò mentre si promuove un ambiente di lavoro collaborativo che permette ai membri del team di comunicare con facilità durante la giornata lavorativa.
"In D Studio Consulting, prestiamo grande attenzione a stabilire aspettative chiaramente definite e scadenze realistiche per ogni singolo progetto, assicurando che i nostri membri del team siano dotati delle risorse necessarie e del supporto necessario per realizzare appieno i loro obiettivi."
Per ultimo, ma certamente non meno importante, dai priorità alla fiducia e alla comunicazione come componenti integrali dell'etica organizzativa, cementando una base di relazioni solide con ciascuno dei membri del tuo team, anche nel contesto del lavoro a distanza.
Daniel Samples - Nurdit
"Come agenzia PPC di Amazon, utilizziamo una struttura ibrida che combina elementi di una struttura funzionale e divisionale per massimizzare l'efficienza e la produttività."
Priorizziamo la comunicazione e la collaborazione utilizzando vari canali di comunicazione come email, telefono e videoconferenza. I controlli regolari e le riunioni sono essenziali per assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e per affrontare eventuali problemi o preoccupazioni tempestivamente.
Utilizziamo strumenti di gestione dei progetti come Trello, Asana e Monday.com per ottimizzare il nostro flusso di lavoro e mantenere trasparenza e responsabilità.
Daniel promuove anche un sano equilibrio tra lavoro e vita privata incoraggiando i membri del suo team a fare pause, dare priorità alla cura di sé e disconnettersi dal lavoro durante le ore non lavorative.
"La struttura innovativa della nostra agenzia di marketing e l'efficace gestione del team remoto ci consentono di fornire servizi eccezionali ai nostri clienti.
Assegniamo gruppi funzionali a specifici account dei clienti, permettendo servizi su misura e attenzione personalizzata. Dando priorità al benessere del nostro team, siamo in grado di promuovere una cultura lavorativa positiva che favorisce produttività, creatività e soddisfazione."
Holly Rollins - 10x Digital
"In 10x Digital, facciamo uso di una combinazione di strutture funzionali e piatte."
In una struttura funzionale, l'agenzia è organizzata in diversi dipartimenti basati sulle funzioni che svolgono, come SEO, PPC, PR e social media. Ogni dipartimento ha i propri membri del team che si specializzano nelle rispettive aree di competenza.
Questa struttura funziona bene in un ambiente remoto poiché ogni team può lavorare in modo indipendente e collaborare virtualmente quando necessario.
In una struttura piatta, ci sono pochi livelli di gestione e i membri del team hanno un alto grado di responsabilità. Questa struttura funziona bene in un ambiente remoto poiché permette una maggiore flessibilità e agilità nel rispondere alle esigenze dei clienti.
Ogni cliente ha un Project Manager che supervisiona il "retainer" mensile, organizza riunioni, crea compiti per gli altri membri del team e riferisce alla direzione superiore.
Anche Holly sottolinea che hanno una riunione di produzione settimanale per rivedere ogni cliente e fornire aggiornamenti sullo stato. I team di 10x Digital utilizzano software di gestione progetti come Trello, Basecamp e Workzone per organizzare i progetti e assegnare compiti ai diversi membri del team.
Come strutturare la tua Agenzia di Marketing
Come accennato in precedenza, ci sono due fattori principali che possono avere un impatto sulla struttura dell'agenzia di marketing più adatta per la tua organizzazione.
Servizi Offerti
I servizi che offrite nella vostra agenzia digitale avranno l'impatto più significativo sulla struttura della vostra agenzia.
Fonte immagine: Munro Agency
Un'agenzia specializzata in SEO avrà una struttura molto diversa rispetto a una grande agenzia internazionale che offre molteplici servizi di marketing.
Ad esempio, se la tua agenzia offre solo servizi specializzati come SEO per le imprese locali, allora potrebbe essere meglio implementare la struttura di agenzia di marketing a pod dove hai diversi team per diversi progetti.
Quindi avrai un team dedicato all'assistenza di tutti i tuoi clienti idraulici, un altro che assiste i clienti nel settore sanitario, ecc.
Un'agenzia che offre servizi multipli come SEO, social media, content marketing, ecc., probabilmente utilizzerà la struttura tradizionale delle agenzie di marketing. In pratica, avrai un team dedicato a fare SEO per tutti i tuoi clienti e un team separato che gestisce i social media per tutti i tuoi clienti.
Dimensione della tua Agenzia
Quanto più grande è la tua agenzia, tanto più complessa diventerà la tua struttura.
Un'agenzia composta da diversi dipendenti, liberi professionisti o appaltatori richiederà probabilmente molta più rendicontazione e supervisione gestionale rispetto a un'agenzia più piccola.
Di conseguenza, le agenzie più piccole tendono ad attenersi alla struttura di agenzia a pod, mentre le agenzie più grandi tendono ad utilizzare la struttura tradizionale o a matrice.
Conclusione
Implementare una struttura di agenzia di marketing è essenziale se vuoi aumentare l'efficienza e la produttività nella tua agenzia.
Se non hai definito chiaramente quale sia la tua struttura o se stai solo iniziando la tua agenzia, assicurati di scegliere una struttura di agenzia di mercato che si adatti meglio alle esigenze uniche della tua organizzazione.
La tua agenzia ha implementato una struttura di agenzia di marketing che non abbiamo menzionato in questo articolo? Se sì, ci piacerebbe sapere quale è il tuo modello. Twitta a noi @seoptimer.
