Cos'è un Modulo di Intake?
Un modulo di acquisizione progetto è un documento di questionario utilizzato dalle agenzie di marketing per accogliere in modo efficace ed efficiente un nuovo progetto cliente. Il modulo di acquisizione contiene una serie di domande relative sia al cliente che ai dettagli del progetto. Per questo motivo, un modulo di acquisizione progetto è l'opzione preferita per nuovi progetti in cui la relazione di lavoro è basata sul progetto o sul tempo.
Per i clienti con un abbonamento mensile, tipicamente si utilizza un project brief / client brief al posto di un modulo di acquisizione del progetto poiché la maggior parte delle informazioni di base del cliente è già nota e i dettagli richiesti sono molto più specifici per il progetto.
Benefici dei Moduli di Accettazione Progetti per le Agenzie
Le agenzie digitali di successo si affidano a processi ottimizzati. Più questi processi sono alla base dell'agenzia, più è facile scalare e far crescere l'agenzia. Il principale vantaggio di un modulo di acquisizione progetto è garantire che ogni nuovo progetto del cliente inizi nel modo giusto con un processo formalizzato dal giorno 1. L'obiettivo del modulo di acquisizione è facilitare il trasferimento efficiente delle informazioni del progetto dal cliente all'agenzia.
In breve, il modulo di accettazione del progetto aiuta a impostare il nuovo progetto per il successo. Ma ci sono diversi altri vantaggi sia per l'agenzia che per il cliente:
1. Mette tutti sulla stessa pagina, letteralmente!
A volte possono essere coinvolti diversi stakeholder dal lato del cliente. Per prevenire incomprensioni o disallineamenti degli obiettivi è sempre buona norma utilizzare la documentazione per raccogliere tutti i dettagli del progetto in un unico luogo e ottenere l'accordo di tutti gli stakeholder.
Il modulo di accettazione del progetto aiuta a facilitare la chiarezza definendo l'obiettivo, i deliverables e aiuta a stabilire le aspettative, specialmente per quanto riguarda l'ambito dei lavori. Questo ovviamente aiuta ad evitare l'espansione dello scopo, che è qualcosa che può accadere quando non esiste una documentazione.
2. Stabilisce lo standard per lavorare insieme
La relazione tra cliente e agenzia ha maggiori probabilità di funzionare se la documentazione è al centro di ogni processo. Un modulo di acquisizione del progetto aiuta a mantenere una traccia di verifica tra te e il cliente. Nel caso in cui le cose dovessero andare male in seguito, il modulo di acquisizione del progetto aiuta a supportare la tua parte della storia poiché è compilato dal cliente e dettaglia le loro aspettative. Va anche notato che una documentazione come questa aiuta a costruire fiducia e dimostra che sai quello che stai facendo.
3. Crea efficienza nei flussi di lavoro
Risparmiare tempo (sia dal lato dell'agenzia che del cliente) come un enorme vantaggio nell'utilizzo di un modulo di acquisizione progetto. Ma non solo, il modulo può far parte di una serie di automazioni per rendere il flusso di lavoro ancora più efficiente. Ad esempio, gli input del modulo possono essere inviati direttamente in uno strumento di gestione progetti e possono essere utilizzati per creare automaticamente compiti per il personale o impostare strutture di progetto.
4. Aiuta a costruire una cultura aziendale basata su processi solidi
Il processo del modulo di acquisizione del progetto dovrebbe essere uno dei tanti che la tua agenzia utilizza per garantire operazioni quotidiane fluide. Come abbiamo trattato in articoli precedenti come Come Avviare un'Agenzia di Digital Marketing, definire chiaramente i processi della tua agenzia è fondamentale per gestire un'attività di successo. Farlo garantisce che la tua agenzia possa crescere e scalare perché hai costruito processi consistenti attraverso i progetti dei clienti.
5. Evita andirivieni di email
La comunicazione è fondamentale per ogni relazione cliente-agenzia. Il modulo di acquisizione del progetto può aiutare ad evitare email ridondanti e prevenire che i dettagli si perdano in lunghe catene di email. Impedisce anche la temuta situazione in cui il cliente clicca accidentalmente 'rispondi' a un'email invece di 'rispondi a tutti' e iniziano a comparire lacune informative all'interno del team del progetto.
Processo tipico del modulo di accettazione del progetto
Il modulo di inserimento del progetto rappresenta solitamente una parte di un processo di acquisizione di un nuovo cliente composto da 3 o 4 fasi. A seconda del tipo di agenzia (e dimensione), il processo di acquisizione (o inserimento) di un nuovo cliente potrebbe apparire più o meno così:
-
-
- Primo contatto: un potenziale cliente trova il tuo sito web tramite una ricerca su Google, compila il tuo modulo di contatto, ti invia un'email o si mette in contatto in qualche altro modo
- Modulo di acquisizione progetto: il potenziale cliente compila il tuo modulo di acquisizione progetto
- Proposta (o presentazione): potresti inviare la proposta al cliente o presentarla di persona o tramite Zoom
- Kick off meeting: il cliente accetta la tua proposta e un incontro di persona o una chiamata danno formalmente il via al progetto
- Contratto o Dichiarazione di Lavoro (SoW) firmato: questo potrebbe essere firmato durante o anche prima della riunione di avvio
-
Cosa includere nel tuo Modulo di Intake del Progetto
Il modulo di acquisizione del progetto dovrebbe aiutarti a catturare tutte le informazioni di cui hai bisogno per comprendere l'ambito del progetto. Quindi ha senso che il modulo ponga domande specifiche su ciò che il progetto comporta.
Questo dovrà essere modificato in base al tipo di progetto (ad esempio: progetto SEO, progetto di scrittura di contenuti, progetto di strategia sui social media, ecc) ma i seguenti tipi di domande ti aiuteranno a catturare la maggior parte dei requisiti generali:
Dettagli del cliente
- Nome del cliente
- Persone di contatto (stakeholder)
- Dettagli di contatto (telefono, email, sito web)
Dettagli del progetto
- Obiettivo o obiettivi del progetto
- Descrizione scritta ad alto livello del progetto
- Tipo di progetto / Servizi richiesti
- Date di inizio & fine, tappe principali e priorità
- UVP (Proposta di Valore Unica)
- Dettagli sui concorrenti
Dettagli del Pubblico di Destinazione (se applicabile)
- Personas del pubblico di riferimento
- Demografia / geografie del pubblico di riferimento
- Dati sul valore per il cliente
Budget
- Fascia di budget del progetto
- Fascia di retribuzione mensile (se applicabile)
Come costruire e automatizzare un modulo di acquisizione progetto
Mentre i clienti completano i tuoi moduli di acquisizione del progetto, probabilmente vedrai dei benefici nell'automatizzare l'elaborazione di questi dati. Infatti, la maggior parte delle agenzie digitali automatizza la raccolta dei dati per risparmiare tempo. Gli esempi in fondo a questo articolo provenienti da agenzie digitali evidenziano tutti l'aspetto dell'automazione di questa raccolta dati e come l'hanno realizzata.
Quando si tratta di creare il tuo primo modulo di acquisizione progetto, un punto di partenza semplice (e gratuito) è Google Forms. Questo perché le risposte vengono raccolte automaticamente in Google Sheets quindi non c'è bisogno di inserire manualmente i dati.
Tuttavia, quando si tratta di avviare effettivamente progetti per i clienti, tipicamente si utilizza qualche tipo di strumento di gestione dei progetti per impostare il progetto complessivo, assegnare compiti, tracciare le date e monitorare i progressi.
Come Google Forms, un modo semplice (e gratuito) per iniziare è con una lavagna kanban come quella presente in Trello. Quindi, quando qualcuno invia il modulo, i dati vengono creati come una nuova scheda in una lavagna Trello. Questa automazione è ottenuta utilizzando Zapier tra Google Forms e Trello:
Ma se hai bisogno di più capacità e hai superato Trello, dovrai rivolgerti a uno strumento di gestione progetti dedicato (come Asana mostrato di seguito). Il vantaggio di questi tipi di strumenti è che sono completi e includono cose come costruttori di moduli integrati che ti permettono di creare un semplice modulo di questionario. I dati del modulo vengono poi automaticamente inviati direttamente nello strumento di gestione progetti quando vengono inviati.
Potrebbe comunque esserci la necessità di Zapier. Altre agenzie digitali utilizzano strumenti di automazione dei dati come Zapier per recuperare i dati inviati dai moduli personalizzati e inserirli negli strumenti di gestione dei progetti. In ogni caso, il risultato è lo stesso. Raggiungere l'automazione ti aiuterà a risparmiare tempo in generale.
Scarica il modello del modulo di acquisizione progetto in Word DOCX
Scarica il modello Word e utilizzalo come base per il tuo modulo di acquisizione progetti per la tua agenzia:
Esempi di moduli di acquisizione progetti per Agenzie Digitali
Abbiamo parlato con alcune agenzie di marketing digitale riguardo i loro moduli di acquisizione progetti, come li utilizzano e come i moduli stanno apportando valore sia al cliente che all'agenzia:
Prendi le scale
Take the Stairs è un'agenzia di marketing digitale e generazione di contatti con sede a Nashville, TN. Sono specializzati nella realizzazione di campagne di generazione di contatti per dentisti e attività di spa mediche.
Adam Carbonneau è il Fondatore e Direttore Generale di Take the Stairs. Adam afferma che i loro moduli di acquisizione progetto sono un prerequisito per ogni campagna di generazione di contatti che gestiscono per i clienti.
Questi moduli consentono all'agenzia di raccogliere una grande quantità di criteri di vendita dal cliente e assicurarsi di indirizzare con precisione i prospect ideali del cliente. Tecnicamente il modulo è costruito in Gravity Forms e utilizza Zapier per inviare i dati a ClickUp che l'agenzia usa per gestire il proprio flusso di progetti.
Un esempio di modulo di acquisizione progetto di Take the Stairs
Adam dice che l'idea di utilizzare un modulo di inserimento progetto proviene dal modello di vendita ABM (Account Based Marketing).
"Le nostre campagne di generazione di lead sfruttano la potenza del database di LinkedIn Sales Navigator. Estraiamo i dati dei lead basandoci sui criteri di vendita dei nostri clienti per scoprire da 400 a 1500 dei loro prospetti più qualificati."
L'agenzia quindi prepara le liste e svolge attività di arricchimento dei dati prima di utilizzare i Matched Audiences di LinkedIn per aumentare la consapevolezza del marchio prima di lanciare una campagna di contatto a freddo che mira a insegnare ai loro prospect ideali qualcosa di nuovo sulla loro industria - piuttosto che essere fortemente orientata alla vendita.
Una volta che i potenziali clienti si interessano ai servizi dell'agenzia, il modulo di acquisizione del progetto viene utilizzato per comprendere i dettagli di ciò che il cliente desidera realizzare:
"Invece di avere una riunione di 3 ore, permettiamo ai nostri clienti di compilare il nostro modulo dei criteri di vendita nel loro tempo libero. Dopo l'invio del modulo, dei ticket interni vengono creati automaticamente all'interno del nostro strumento di gestione progetti e il nostro Project Manager viene avvisato che il cliente è pronto per iniziare."
Creative Click Media
Creative Click Media è un'agenzia di marketing digitale full-service nel New Jersey focalizzata su marketing creativo, design e sviluppo web.
Adam Binder è il Fondatore dell'agenzia e ci ha detto che di recente hanno lanciato un nuovo modulo di inserimento progetti online specificamente per i progetti SEO.
Il modulo è suddiviso in sette categorie che coprono i dettagli del cliente, l'azienda, il pubblico, i clienti, i concorrenti e gli obiettivi.
"Lo scopo di questo modulo di registrazione è duplice: ottenere informazioni sull'azienda e ottenere informazioni sugli obiettivi e le aspettative del cliente per la loro campagna."
Adam dice che il modulo serve anche a mettere l'agenzia in una posizione vantaggiosa fin dal primo giorno. Avere le informazioni a portata di mano consente al suo team di condurre una ricerca preliminare, che porta a una chiamata iniziale di lancio più produttiva e concreta. Avendo un vantaggio nell'intendere l'attività e gli obiettivi del cliente, Creative Click Media può sviluppare una strategia di marketing digitale più mirata ed efficace fin dall'inizio.
Modulo di Intake del Progetto SEO di Creative Click Media
Un aspetto unico del modulo di acquisizione progetti di Creative Click Media è il loro tono di voce. Adam dice che per il cliente, rispondere a così tante domande importanti tutte in una volta può essere intimidatorio e opprimente. Per bilanciare ciò, hanno reso il loro modulo vivacemente colorato con popolari GIF inserite tra le sezioni.
Questo aiuta a portare un po' di umorismo e intrigo in un compito altrimenti monotono, mettendo in evidenza il lato divertente della cultura aziendale.
Stratosfera
Stratosphere con sede a Irvine, CA, è un'agenzia di marketing digitale specializzata per clienti nel settore delle Assicurazioni.
Casey Preston è il Fondatore & CRO dell'agenzia e utilizza moduli di acquisizione progetti per fornire una migliore esperienza di onboarding ai loro clienti e ottimizzare il loro flusso di lavoro. Ottengono anche altri benefici.
Casey dice che il modulo funge da trampolino di lancio per la selezione del progetto giusto. Inviano il modulo ai clienti nella fase di pre-collaborazione, con la speranza di trovare un gruppo comune su cui concordare.
Scarica il Modulo di Registrazione Progetto di Stratosphere
Quando il cliente invia questo modulo, i dati vengono inseriti nello strumento proprietario di gestione progetti dell'agenzia e utilizzati come base per stabilire le fasi del ciclo di vita del progetto. Casey dice che il modulo di acquisizione è evoluto nel corso degli anni da un semplice modulo di informazioni del cliente a un documento più dettagliato centrato sul progetto.
Per il team di Stratosphere, questi moduli forniscono più che semplici efficienze di flusso di lavoro, ma aiutano effettivamente a costruire intelligenza di settore. I dati raccolti forniscono anche tendenze riguardo a intervalli di budget, segmenti di mercato target, UVP (Unique Value Proposition) e panorami dei concorrenti. Questo è tanto più importante dato che l'agenzia opera in una singola nicchia: Assicurazioni.
"Mentre continuiamo ad ampliare la nostra copertura dei segmenti di mercato e ad aggiungere altri servizi di marketing digitale alle nostre competenze, apporteremo ulteriori modifiche al nostro modulo di acquisizione progetti, come necessario, per raggiungere gli obiettivi della nostra agenzia"
Venture Kite
Non solo i moduli di acquisizione progetti sono popolari per le agenzie, ma anche per le aziende che gestiscono sottomarchi. Venture Kite è una di queste aziende con un portafoglio di diversi siti web. Il gruppo ha processi simili a quelli di un'agenzia e utilizza internamente moduli di acquisizione progetti.
Nadav Harari è il Responsabile SEO presso Venture Kite e gestisce progetti di marketing digitale in tutto il loro portafoglio. Nadav dice che hanno un flusso costante di nuovi progetti e aggiornamenti che vengono lanciati regolarmente.
"Abbiamo integrato il modulo di inserimento progetti di Asana per aiutarci a gestire le richieste in modo efficiente da parte dei proprietari del prodotto e dei vari dipartimenti."
Ogni proprietario di prodotto all'interno del gruppo Venture Kite invia un compito utilizzando il modulo e descrive il progetto così come la priorità, la data di scadenza e gli allegati.
Questi moduli vengono poi elaborati attraverso il flusso di lavoro centralizzato di Asana e suddivisi in compiti pertinenti con priorità di produzione gestite settimanalmente dal project manager e dal general manager di Venture Kite.
Prossimi Passi
Non dimenticare di scaricare il modello del modulo di acquisizione progetti dell'agenzia in formato Microsoft Word DOCX. È completamente modificabile, permettendoti di personalizzare le domande e il formato per la tua particolare nicchia o offerta di servizio. Faccelo sapere come procedi, ci piacerebbe avere tue notizie su Twitter @seoptimer.
