Guida alla Gestione di Progetti SEO (con Modello di Piano Gratuito)

Cos'è la Gestione di Progetti SEO?

Qui da SEOptimer lavoriamo con oltre 2.000 agenzie digitali quindi comprendiamo le sfide quotidiane che devono affrontare. Una delle sfide più comuni è come gestire in modo efficiente più progetti SEO. Abbiamo chiesto ad alcune agenzie digitali che sono leader nell'industria SEO di aiutarci a fare luce su questo argomento e condividere la loro conoscenza ed esperienza su come organizzano internamente i progetti SEO.

Siamo grati per i contributi a questo articolo da parte dei seguenti esperti SEO:

• Tyson Hinz, COO presso WebMarketers
• Laurel Miltner, Direttore della Strategia Digitale presso Orbit Media Studios
• John Lincoln, CEO presso Ignite Visibility

Gestire un progetto SEO comporta il coordinamento di molteplici elementi. Per le agenzie, questo compito è reso ancora più difficile dal fatto che ciò viene fatto per diversi clienti in varie fasi e livelli di complessità. Più progetti di clienti ci sono, più persone sono coinvolte. Le cose possono diventare disorganizzate molto rapidamente. Ecco perché hai bisogno di un solido framework e processo di Gestione Progetti SEO che sia sistematizzato.

Qualsiasi progetto SEO può contenere fino a 8 (!) componenti in movimento o molti di più:

1. 1. 1. Audit SEO on-page del sito
      2. Risoluzione dei problemi SEO on-page (es. velocità del sito, link interrotti, ecc.)
      3. Ricerca di parole chiave
      4. Attività continua di outreach per la costruzione di link
      5. Analisi dei backlink
      6. Produzione di contenuti
      7. Outreach a blogger/PR
      8. Ottimizzazione dei contenuti esistenti

Un sistema ben documentato renderà facile scalare (aggiungere più clienti, più progetti) ed essere abbastanza robusto da poter inserire nuovi membri del team o scambiare facilmente i membri del team senza un grande onere di formazione o necessità di aggiornamento delle competenze.

Alcune opzioni per documentare il processo di gestione del progetto SEO includono:

• Wiki interno / intranet
• Semplice documento MS Word o Google Docs
• Pagine di processo all'interno degli strumenti di gestione progetti SEO

Anche se gli strumenti possono aiutarti a semplificare e gestire tutti i tuoi progetti SEO, devi comunque iniziare con una solida base di processi e un sistema ben documentato per l'onboarding, la gestione e la manutenzione dei progetti SEO nella tua agenzia.

Perché la gestione di progetti SEO è importante?

I principi alla base di una gestione efficace dei progetti SEO sono gli stessi della gestione generale dei progetti:

1. 1. 1. Utilizzare una struttura di progetto formale
      2. Definire ambito, obiettivo e obiettivi del progetto
      3. Stabilire ruoli, responsabilità e aspettative
      4. Identificare rischi e ostacoli
      5. Mantenere una comunicazione continua
      6. Misurare i progressi

'Comunicazione' è elencata separatamente nel principio #5 ma è anche l'ingrediente essenziale in tutti i principi. È la colla che mantiene il tuo progetto in carreggiata e assicura che nulla venga trascurato. Gli strumenti di SEO Project Management possono aiutare a sistematizzare la comunicazione dei compiti ma hai anche bisogno di processi per come tenere aggiornati i clienti e trasmettere un senso di progresso settimanale / mensile verso gli obiettivi.

Strutturazione e gestione del tuo team SEO

Ci sono diversi modi per strutturare il tuo team per una gestione efficace dei progetti SEO. Man mano che assumi più progetti per i clienti, i flussi di lavoro diventano più complicati poiché le parti mobili menzionate sopra diventano tridimensionali e si moltiplicano per ogni progetto. Con la crescita, i compiti del progetto possono essere dimenticati o le scadenze possono essere mancate. Qui è dove la visibilità del progetto è fondamentale per assicurare che tutti nel team possano vedere ogni progetto e tutti i compiti individuali.

John Lincoln, CEO dell'agenzia digitale con sede a San Diego Ignite Visibility crede che mantenere la dimensione del team snella ed efficiente sia la strada da seguire.

"Quando si tratta della struttura del team SEO, avere troppe persone in cucina è un problema. Più persone sono coinvolte – specialmente se sono inesperte – più diventa difficile portare a termine le cose."

Le dimensioni e la struttura del tuo team dovrebbero riflettere l'esperienza di cui hai bisogno per il numero di progetti che hai. Per la maggior parte delle agenzie, il loro primo assunto SEO sarà probabilmente un SEO Director o un SEO Manager. Questa persona sarà incaricata di 'gestire' i progetti SEO e di definire i processi e le metodologie dell'agenzia. Non c'è bisogno di dire che questa assunzione è di fondamentale importanza poiché stabilisce lo standard per come viene svolto il lavoro SEO.

Mentre il team si espande, è solitamente il SEO Director ad avere un ruolo influente nelle decisioni relative alle prossime assunzioni. Quindi, come si fa a garantire di assumere il miglior SEO Director possibile? Curiosamente, anche Google ha un punto di vista su questo:

Consigliano il seguente processo in 3 fasi:

1. L'intervista

Durante il colloquio, ascolta attentamente come il candidato parla del modo in cui adempirà al ruolo, ad esempio: sono eccessivamente fissati sui ranking o hanno un approccio più olistico e parlano di come l'SEO aiuti a raggiungere gli obiettivi aziendali complessivi dei clienti? Google raccomanda di assumere professionisti SEO che hanno dimostrato di poter collegare le attività e i risultati dell'SEO a un valore aziendale tangibile.

2. Il Controllo di Referenze

Come in ogni processo di assunzione, il controllo dei riferimenti è obbligatorio. Ma Google suggerisce che, dopo aver coperto le basi, si provi a capire come il candidato abbia precedentemente guidato coloro che lo circondavano (ad esempio: team, colleghi, clienti). I loro risultati SEO erano sostenibili? Qual era l'equilibrio tra le loro soluzioni a breve termine e la strategia a lungo termine? Quanto con successo hanno educato/difeso l'importanza dell'SEO per farlo diventare una parte integrante delle attività dei loro clienti?

3. L'Audit Tecnico

Nessun processo di assunzione SEO sarebbe completo senza chiedere al candidato di presentare un audit SEO. Questo è il tuo turno di "essere il cliente" e sperimentare come il candidato valuta un sito web e come comunicano eventuali problemi, consigli per l'ottimizzazione e aree di opportunità. Con le scarpe del cliente ai piedi, chiedi loro quale investimento (tempo, denaro, risorse) è necessario per migliorare le prestazioni e valuta quanto bene strutturano la loro risposta e collegano ogni pezzo di lavoro al valore aziendale. Per valutare il loro audit tecnico, dai un'occhiata al nostro Lista di controllo per l'audit di un sito web come punto di riferimento iniziale.

Definire il Processo di Gestione del Progetto SEO

Ho parlato con Tyson Hinz, COO presso l'agenzia digitale canadese WebMarketers, che gestisce diversi progetti SEO in corso per clienti a tutti i livelli di maturità digitale.

"La chiave per gestire con successo più progetti contemporaneamente è avere una metodologia solida come una roccia e sistemi di gestione del lavoro ben implementati."

Tyson ha spiegato la metodologia di WebMarketers per la gestione di più progetti SEO. L'agenzia utilizza un processo in quattro fasi:

1. 1. 1. Ricerca/Pianificazione - Nella fase di ricerca, si immergono in profondità nell'analisi e nell'audit del sito web dei clienti. Utilizzando una varietà di strumenti, esaminiamo il contenuto, la struttura e le prestazioni del sito web, così come il panorama competitivo. Identificano le migliori opportunità date dai budget e dagli obiettivi aziendali del cliente e suddividono queste opportunità in compiti che vengono inseriti in Workzone, il loro software di gestione progetti. Hanno scoperto che pianificare tre mesi di compiti SEO alla volta è il metodo migliore in quanto permette loro di pianificare strategie a lungo termine più efficacemente, pur dando loro la flessibilità di cambiare rotta se necessario.
      2. Esegui - Nel secondo passo, portano a termine i compiti pianificati. Grazie alla loro approfondita ricerca e pianificazione, il team SEO di WebMarketers ha sempre una visione chiara di ciò che deve essere fatto in ogni singolo giorno. Che si tratti di scrivere articoli per blog, migliorare la struttura degli header, implementare dati strutturati o migliorare la velocità della pagina, al loro team SEO viene dato il tempo necessario per fare le cose nel modo giusto.
      3. Analyze - Nella fase di analisi, valutano il lavoro completato e l'impatto che ha avuto sui siti web dei loro clienti. A questo punto si pongono domande come “il post del blog ha generato il traffico previsto?”, “quanto sono state efficaci le nuove meta descrizioni nel migliorare il CTR?” o “di quanto sono stati in grado di ridurre il tempo di caricamento dopo aver minificato CSS e Javascript”. Questo passaggio dell'analisi è fondamentale, poiché senza di esso i soldi del cliente potrebbero essere sprecati se si procede semplicemente con i compiti senza verificare l'impatto.
      4. Regola - Una volta analizzate le prestazioni del piano SEO, sono in grado di apportare le modifiche necessarie per migliorare i risultati così come i processi complessivi. Le modifiche vengono effettuate per vari motivi - se qualcosa sta andando meglio del previsto potrebbero raddoppiare l'impegno su di esso e/o replicarlo dove possibile.

Se questi passaggi ti sembrano familiari, è perché si basano su PDCA, o la Ruota di Deming. Sebbene abbia avuto origine nell'ambito della produzione, il metodo di gestione a quattro passi è altrettanto efficace per il marketing ed è un modo per migliorare continuamente i processi e ottenere risultati migliori.

Il miglioramento continuo è qualcosa per cui ogni agenzia di marketing dovrebbe sforzarsi. Non solo perché migliora i risultati per i clienti, ma anche perché permette alle agenzie di affinare i loro processi, eliminare il tempo sprecato e operare in modo più redditizio.

Il team di WebMarketers nel loro ufficio di Ottawa

Unire il tutto con gli strumenti di Project Management

Mentre ricercare, eseguire, analizzare e aggiustare è un ottimo modo per garantire un miglioramento continuo; da soli non sono sufficienti. Una realtà difficile da gestire per molte agenzie è che ci sono un numero limitato di ore in una settimana, così come un numero limitato di persone disponibili per fare il lavoro e l'analisi necessari a prendere la teoria e metterla in pratica. Il team di Tyson si affida a uno strumento di gestione del flusso di lavoro per tenere tutto organizzato in un unico posto.

"Utilizziamo Workzone per assicurarci che i compiti siano non solo pianificati e assegnati alla persona giusta, ma anche che il carico di lavoro sia distribuito e programmato per essere completato prima delle date di fatturazione dei nostri clienti."

Con questo software, i manager sono in grado di visualizzare i carichi di lavoro quotidiani dei dipendenti, identificare potenziali problemi prima che si presentino e assicurare che tutti i progetti SEO siano in corso - non importa quanti ne siano.

Team di Orbit Media Studios

Laurel Miltner è la Direttrice della Strategia Digitale presso l'agenzia digitale con sede a Chicago, Orbit Media Studios e si affida anche pesantemente a processi e strumenti per gestire il carico di lavoro dei progetti SEO dell'agenzia.

"Processo e documentazione sono diventati elementi cruciali per la gestione di successo dei progetti SEO in Orbit. È importante per noi aiutare i clienti a monitorare i miglioramenti delle prestazioni SEO sia a livello macro (sul sito web in generale) che micro (pagina per pagina e argomenti chiave)."

A differenza della maggior parte dei progetti web tradizionali che hanno una data di inizio e fine o date definite, la maggior parte dei progetti SEO sono continuativi. Certamente, ci sono compiti una tantum all'inizio di un progetto ma attività mensili come la creazione di contenuti, l'outreach e la costruzione di link sono comuni elementi di "retainer".

"I framework di reporting devono essere parte del processo, così come la documentazione di ciò che è stato fatto e quando. Iniziamo ogni programma e progetto chiedendoci 'Cosa stiamo cercando di realizzare e come lo monitoreremo?'"

Orbit Media Studios collega i compiti SEO ai risultati del progetto

Gli strumenti di gestione dei progetti SEO dovrebbero aiutarti a comunicare i progressi sia internamente con il tuo team che esternamente con i tuoi clienti. Come menziona Laurel, questo livello di reportistica al cliente aiuta a comunicare il valore che la tua agenzia apporta all'attività del cliente.

Problemi Comuni e Come Superarli

Nessun Processo Documentato

Non solo rende ogni progetto inefficiente e inconsistente, ma non avere un processo documentato significa che devi reinventare la ruota ogni volta e il tuo flusso di lavoro dipende dalla conoscenza bloccata nella testa delle persone - forse anche nella tua! La soluzione: "open-sourcing" la tua conoscenza all'interno della tua agenzia rende tutto ciò che fai scalabile. Una volta che i processi sono documentati, puoi far salire a bordo più persone per imparare ed eseguire secondo il tuo processo. Questo è l'unico modo per crescere in modo efficiente man mano che accogli più progetti di clienti SEO.

Deriva dell'ambito e Revisioni Infinite

I processi di gestione dei progetti SEO possono aiutarti ad organizzare il lavoro internamente, ma hanno anche un grande vantaggio nell'aiutare a strutturare il progetto e a definire chiaramente le aspettative con il tuo cliente. L'espansione incontrollata dell'ambito del progetto è un problema molto comune che le agenzie devono affrontare e può finire per costare migliaia nel tempo. La soluzione: implementare aspettative chiare per ogni fase del progetto e definire revisioni e ore se stai fatturando in base a tappe/risultati conseguiti.

Mancanza di Comunicazione

L'importanza di una comunicazione chiara e costante non può essere sopravvalutata. Senza una buona comunicazione, l'efficienza si deteriora, il che influisce sui tempi, sui budget, sulla qualità e può essere dannoso per la relazione tra agenzia e cliente. La soluzione: alcuni project manager dicono che non esiste una cosa come la sovracomunicazione. Utilizzare uno strumento di gestione del flusso di lavoro di progetto qui sotto aiuterà ad automatizzare e coordinare gran parte della comunicazione in un team in modo che tutti possano vedere su cosa stanno lavorando gli altri e come tutte le parti in movimento sono correlate e stanno progredendo.

Strumenti Popolari per la Gestione di Progetti SEO

Trello

Trello ha reso popolare la "kanban board" dove i compiti sono rappresentati su carte. Queste carte sono poi organizzate in colonne su una lavagna. Le colonne rappresentano tipicamente le fasi del progetto (da sinistra a destra) ma possono essere impostate in qualsiasi modo si desideri.

Nell'esempio delle fasi del progetto, una scheda entra nella prima colonna a sinistra e si fa strada attraverso la destra della lavagna fino a quando non è completata.

Le carte possono avere una serie di attributi diversi tra cui proprietari, priorità, categorie, scadenze, ecc. Puoi allegare media e qualsiasi file alle carte per tenere tutto insieme.

Trello è diventato popolare grazie alla sua semplicità e flessibilità. Tanto che è emerso un intero ecosistema di app aggiuntive per supportare gli utenti di Trello. Ad esempio, Blue Cat Reports fornisce reportistica e analisi semplici per Trello così puoi capire come le carte (noto anche come compiti) si stanno comportando durante il tuo flusso di lavoro.

Asana

Asana è uno degli strumenti di gestione progetti più popolari e completi utilizzati dalle agenzie digitali. Il basso costo di Asana ha contribuito al loro successo nel catturare una fetta decente del mercato della gestione di progetti SEO. Come Trello, anche Asana ha una vista kanban (o 'layout a schede' come lo chiamano loro) ma permette anche di visualizzare i tuoi compiti in diversi altri modi inclusa la tradizionale Gantt (o 'vista a timeline'):

Vista elenco:

e vista Calendario:

Workzone

Come Asana, Workzone è una suite completa per la gestione di progetti con molte delle stesse funzionalità, tuttavia il suo focus è sull'adozione da parte di tutto il team.

Questo è ottimo per grandi agenzie con molti dipendenti che hanno bisogno di collaborare insieme. In questa situazione, più Workzone diventa il fulcro di tutte le comunicazioni e i compiti, più visibilità del progetto ed efficienza guadagna l'intera agenzia.

Linkio

Linkio è specializzato in software per la gestione della tua campagna di backlink con funzionalità estremamente utili per la ricerca di link e l'outreach ai blogger.

Foglio di calcolo

Quando tutto il resto fallisce, c'è sempre Excel o Google Sheets (a proposito, ecco un trucco interessante: digita "sheet.new" nella barra degli indirizzi di Chrome per creare istantaneamente un nuovo Google Sheet). I fogli di calcolo sono un metodo collaudato e vero per la gestione di compiti semplici e il tracciamento dello stato. Nonostante gli strumenti avanzati sopra menzionati, i fogli di calcolo sono probabilmente ancora il metodo più popolare per la gestione di progetti SEO. Sono semplici, familiari e intrinsecamente personalizzabili.

Se stai iniziando un progetto di gestione SEO, scarica il nostro modello Excel gratuito qui sotto:

Prossimi Passi

We've covered the fundamentals of SEO Project Management in this article and referenced three SEO experts from leading digital agencies in the industry. Now it's your turn to put theory into practice. If you take away only one insight from these experts it's the importance of communication. Every process and methodology they've put in place across their SEO projects is underpinned by communication both internally and externally. Workflow tools will definitely help in enabling this communication to take place.

Anche tu hai bisogno di una documentazione solida per delineare come fai le cose e i passaggi intrapresi per ogni compito. Questo ti aiuta a scalare i tuoi servizi man mano che acquisisci più clienti. Devi rimuovere le dipendenze da persone e risorse. Se non fai questo, incontrerai colli di bottiglia nel tuo flusso di lavoro e inizierai a perdere efficienza nel tuo lavoro.

Ma tutto quanto sopra è irrilevante se non hai professionisti qualificati nel tuo team. L'asset più prezioso nella tua agenzia è il tuo personale. Assumere i migliori fin dal primo giorno ti aiuterà a impostare le basi per il successo!

Se vuoi condividere i tuoi consigli e trucchi sulla gestione dei progetti SEO, twitta a noi con l'hashtag #seoptimer.