Apa itu Manajemen Proyek SEO?
Di SEOptimer kami bekerja dengan lebih dari 2.000 agensi digital sehingga kami memahami tantangan sehari-hari yang mereka hadapi. Salah satu tantangan yang paling umum adalah bagaimana mengelola beberapa proyek SEO secara efisien. Kami bertanya kepada beberapa agensi digital yang merupakan pemimpin di industri SEO untuk membantu memberikan pencerahan tentang topik ini dan berbagi pengetahuan serta keahlian mereka tentang bagaimana mereka mengorganisir proyek SEO secara internal.
Kami berterima kasih atas kontribusi pada artikel ini dari para ahli SEO berikut:
- Tyson Hinz, COO di WebMarketers
- Laurel Miltner, Direktur Strategi Digital di Orbit Media Studios
- John Lincoln, CEO di Ignite Visibility
Mengelola proyek SEO melibatkan banyak komponen yang bergerak. Bagi agensi, pekerjaan ini menjadi semakin sulit karena dilakukan untuk beberapa klien pada berbagai tahap dan tingkat kompleksitas yang berbeda. Semakin banyak proyek klien, semakin banyak orang yang terlibat. Hal-hal dapat menjadi tidak terorganisir dengan sangat cepat. Inilah mengapa Anda memerlukan kerangka kerja dan proses Manajemen Proyek SEO yang solid dan tersistematisasi.
Setiap proyek SEO yang diberikan mungkin mengandung hingga 8 (!) bagian yang bergerak atau bahkan lebih:
-
-
- Audit Situs SEO On-page
- Memperbaiki masalah SEO on-page (misalnya kecepatan situs, tautan rusak, dll)
- Riset Kata Kunci
- Outreach berkelanjutan untuk pembangunan tautan
- Analisis backlink
- Produksi konten
- Outreach blogger/PR
- Optimisasi konten yang sudah ada
-
Sistem yang terdokumentasi dengan baik akan memudahkan untuk skalabilitas (menambah lebih banyak klien, lebih banyak proyek) dan cukup kuat sehingga Anda dapat menginduksi anggota tim baru atau mengganti anggota tim dengan mudah tanpa beban pelatihan yang besar atau kebutuhan untuk peningkatan keterampilan.
Beberapa opsi untuk mendokumentasikan proses manajemen proyek SEO Anda meliputi:
- Wiki internal / intranet
- Dokumen sederhana MS Word atau Google Docs
- Halaman proses dalam alat manajemen proyek SEO
Meskipun alat dapat membantu Anda untuk merampingkan dan mengelola semua proyek SEO Anda, Anda tetap perlu memulai dengan dasar proses yang kuat dan sistem yang terdokumentasi dengan baik untuk onboarding, menjalankan, dan memelihara proyek SEO di agensi Anda.
Mengapa Manajemen Proyek SEO itu Penting?
Prinsip-prinsip di balik Manajemen Proyek SEO yang efektif sama dengan manajemen proyek umum:
-
-
- Gunakan struktur proyek yang formal
- Definisikan ruang lingkup, tujuan, dan sasaran proyek
- Tetapkan peran, tanggung jawab, dan ekspektasi
- Identifikasi risiko dan hambatan
- Pertahankan komunikasi yang berkelanjutan
- Ukur kemajuan
-
'Komunikasi' terdaftar secara terpisah dalam prinsip #5 tetapi juga merupakan bahan penting dalam semua prinsip. Ini adalah perekat yang menjaga proyek Anda tetap di jalur dan memastikan tidak ada yang terlewat. Alat Manajemen Proyek SEO dapat membantu untuk mensistematisasi komunikasi tugas Anda tetapi Anda juga memerlukan proses untuk bagaimana Anda menjaga klien tetap terkini dan menyampaikan rasa kemajuan mingguan / bulanan menuju tujuan.
Menyusun dan Mengelola Tim SEO Anda
Ada beberapa cara untuk menyusun tim Anda untuk manajemen proyek SEO yang efektif. Saat Anda mengambil lebih banyak proyek klien, alur kerja menjadi lebih rumit karena bagian-bagian yang bergerak seperti yang disebutkan di atas menjadi tiga dimensi dan berlipat ganda untuk setiap proyek. Seiring dengan pertumbuhan, tugas-tugas proyek dapat terlupakan atau tenggat waktu dapat terlewat. Inilah di mana visibilitas proyek menjadi kunci untuk memastikan semua orang dalam tim dapat melihat setiap proyek dan semua tugas individu.
John Lincoln, CEO dari agensi digital yang berbasis di San Diego Ignite Visibility percaya bahwa menjaga ukuran tim agar ramping dan efisien adalah cara yang tepat.
"Ketika berbicara tentang struktur tim SEO, terlalu banyak orang di dapur menjadi masalah. Semakin banyak orang terlibat – terutama jika mereka tidak berpengalaman – semakin sulit untuk menyelesaikan pekerjaan."
Ukuran dan struktur tim Anda harus mencerminkan keahlian yang Anda butuhkan untuk jumlah proyek yang Anda miliki. Untuk sebagian besar agensi, perekrutan SEO pertama mereka kemungkinan akan menjadi SEO Director atau SEO Manager. Individu ini akan bertugas untuk 'menjalankan' proyek SEO dan mendefinisikan proses dan metodologi agensi. Tidak perlu dikatakan lagi bahwa perekrutan ini sangat penting karena mereka menetapkan standar untuk bagaimana pekerjaan SEO dilakukan.
Saat tim berkembang, biasanya Direktur SEO inilah yang berpengaruh dalam pengambilan keputusan untuk perekrutan selanjutnya. Jadi, bagaimana Anda memastikan Anda merekrut Direktur SEO terbaik yang mungkin? Lucunya, Google sendiri memiliki pandangan tentang ini:
Mereka merekomendasikan proses 3-langkah berikut:
1. Wawancara
Selama wawancara, dengarkan dengan saksama bagaimana kandidat berbicara tentang bagaimana mereka akan memenuhi peran tersebut, yaitu: apakah mereka terlalu terfokus pada peringkat atau apakah mereka lebih holistik dan berbicara tentang bagaimana SEO membantu mencapai tujuan bisnis klien secara keseluruhan? Google merekomendasikan untuk mempekerjakan profesional SEO yang telah terbukti dapat menghubungkan aktivitas dan hasil SEO dengan nilai bisnis yang nyata.
2. Pemeriksaan Referensi
Seperti proses perekrutan pada umumnya, memeriksa referensi adalah wajib. Namun, Google menyarankan setelah Anda menangani hal-hal dasar, cobalah untuk memahami bagaimana kandidat sebelumnya membimbing orang-orang di sekitar mereka (misalnya: tim, rekan sekerja, klien). Apakah hasil SEO mereka berkelanjutan? Bagaimana keseimbangan antara perbaikan jangka pendek mereka vs strategi jangka panjang? Seberapa sukses mereka mendidik/membela SEO agar menjadi bagian integral dari bisnis klien mereka?
3. Audit Teknis
Tidak ada proses perekrutan SEO yang lengkap tanpa meminta kandidat untuk mengirimkan audit SEO. Ini adalah giliran Anda untuk 'menjadi klien' dan mengalami bagaimana kandidat mengevaluasi sebuah situs web dan bagaimana mereka mengkomunikasikan masalah potensial, tips untuk optimisasi, dan area peluang. Dengan memakai sepatu klien, tanyakan kepada mereka investasi (waktu, uang, sumber daya) apa yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja dan menilai seberapa baik mereka menyusun tanggapan mereka dan menghubungkan setiap bagian pekerjaan dengan nilai bisnis. Untuk menilai audit teknis mereka, periksa Daftar Periksa Audit Situs Web sebagai patokan awal.
Menentukan Proses Manajemen Proyek SEO Anda
Saya berbicara dengan Tyson Hinz, COO di agensi digital Kanada WebMarketers, yang menjalankan berbagai proyek SEO untuk klien di semua tingkat kematangan digital.
"Kunci untuk berhasil mengelola beberapa proyek sekaligus adalah memiliki metodologi yang kokoh dan sistem manajemen kerja yang diimplementasikan dengan baik."
Tyson menjelaskan metodologi WebMarketers untuk mengelola beberapa proyek SEO. Agensi menggunakan proses empat langkah:
-
-
- Penelitian/Rencana - Dalam fase penelitian, mereka melakukan penyelaman mendalam ke dalam analitik dan audit situs web klien. Menggunakan berbagai alat, kami memeriksa konten, struktur, dan kinerja situs web serta lanskap kompetitif. Mereka mengidentifikasi peluang terbaik yang diberikan anggaran dan tujuan bisnis klien dan memecah peluang tersebut menjadi tugas yang dimasukkan ke dalam Workzone, perangkat lunak manajemen proyek mereka. Mereka telah menemukan bahwa merencanakan tugas SEO selama tiga bulan sekaligus adalah yang terbaik karena memungkinkan mereka untuk merencanakan strategi jangka panjang dengan lebih efektif sambil juga memberi mereka fleksibilitas untuk mengubah kursus jika diperlukan.
- Eksekusi - Pada langkah kedua, mereka melaksanakan tugas-tugas yang telah direncanakan. Berkat penelitian dan perencanaan yang mendalam, tim SEO WebMarketers selalu memiliki pandangan yang jelas tentang apa yang perlu dilakukan pada hari tertentu. Apakah itu menulis artikel blog, meningkatkan struktur header, mengimplementasikan data terstruktur, atau meningkatkan kecepatan halaman, tim SEO mereka diberikan waktu yang mereka butuhkan untuk melakukan hal-hal dengan benar.
- Analisis - Pada fase analisis, mereka mengevaluasi pekerjaan yang telah selesai dan dampak yang ditimbulkannya pada situs web klien mereka. Pada titik ini mereka bertanya pada diri sendiri pertanyaan seperti “apakah postingan blog mendorong lalu lintas yang diproyeksikan?”, “seberapa efektif deskripsi meta baru dalam meningkatkan CTR?”, atau “seberapa banyak mereka dapat mengurangi waktu pemuatan setelah meminifikasi CSS dan Javascript”. Langkah analisis ini sangat penting, karena tanpa itu uang klien mungkin terbuang sia-sia jika Anda hanya terus melaksanakan tugas tanpa memeriksa dampaknya.
- Adjust - Setelah mereka menganalisis kinerja dari rencana SEO, mereka dapat melakukan penyesuaian seperlunya untuk meningkatkan hasil serta proses secara keseluruhan. Penyesuaian dilakukan untuk berbagai alasan - jika sesuatu berkinerja lebih baik dari yang diharapkan mereka mungkin akan menggandakannya dan/atau menirunya di mana mungkin.
-
Jika langkah-langkah ini terasa familiar, itu karena mereka berdasarkan PDCA, atau Deming Wheel. Meskipun berasal dari arena manufaktur, metode manajemen empat langkah ini sama efektifnya untuk pemasaran dan merupakan cara untuk terus-menerus meningkatkan proses dan mendapatkan hasil yang lebih baik.
Perbaikan berkelanjutan adalah sesuatu yang setiap agensi pemasaran harus berusaha untuk mencapainya. Bukan hanya karena itu meningkatkan hasil untuk klien, tetapi juga karena itu memungkinkan agensi untuk menyempurnakan proses mereka, menghilangkan waktu yang terbuang, dan beroperasi lebih menguntungkan.
Tim WebMarketers di kantor mereka di Ottawa
Menggabungkan Semuanya dengan Alat Manajemen Proyek
While researching, executing, analyzing, and adjusting is a great way to ensure continuous improvement; on their own it's not enough. A difficult reality for many agencies to handle is that there's a limited number of hours in a week, as well as a limited number of hands on deck to do the work and analysis required to take the theory and put it into practice. Tim Tyson mengandalkan alat manajemen alur kerja untuk menjaga segala sesuatu tetap terorganisir di satu tempat.
"Kami menggunakan Workzone untuk memastikan tugas-tugas tidak hanya direncanakan dan diberikan kepada orang yang tepat, tetapi juga agar beban kerja tersebut dibagi dan dijadwalkan untuk diselesaikan sebelum tanggal penagihan klien kami."
Dengan perangkat lunak ini, manajer dapat melihat beban kerja harian karyawan, mengidentifikasi potensi masalah sebelum muncul, dan memastikan semua proyek SEO berjalan sesuai rencana - tidak peduli berapa banyak proyek tersebut.
Tim Orbit Media Studios
Laurel Miltner adalah Direktur Strategi Digital di agensi digital yang berbasis di Chicago, Orbit Media Studios dan dia juga sangat mengandalkan proses dan alat untuk menangani beban kerja proyek SEO agensi.
"Proses dan dokumentasi telah menjadi elemen penting untuk manajemen proyek SEO yang sukses di Orbit. Sangat penting bagi kami untuk membantu klien melacak peningkatan kinerja SEO baik pada tingkat makro (seluruh situs) maupun mikro (per halaman dan topik kunci)."
Berbeda dengan kebanyakan proyek web tradisional yang memiliki awal dan akhir atau tanggal-tanggal yang ditentukan, kebanyakan proyek SEO bersifat berkelanjutan. Memang, ada tugas-tugas sekali jalan di awal proyek tetapi aktivitas bulanan seperti pembuatan konten, outreach dan pembangunan tautan adalah item-item 'retainer' yang umum.
"Kerangka pelaporan harus menjadi bagian dari proses, serta mendokumentasikan apa yang telah dilakukan dan kapan. Kami memulai setiap program dan proyek dengan bertanya 'Apa yang kami coba capai, dan bagaimana kami akan melacaknya?'"
Orbit Media Studios menghubungkan tugas SEO dengan hasil proyek
Alat manajemen proyek SEO harus membantu Anda berkomunikasi tentang kemajuan baik secara internal dengan tim Anda maupun secara eksternal dengan klien Anda. Seperti yang Laurel sebutkan, tingkat pelaporan ini kepada klien membantu mengkomunikasikan nilai yang agensi Anda berikan kembali kepada bisnis klien.
Masalah Umum dan Cara Mengatasinya
Tidak Ada Proses yang Terdokumentasi
Tidak hanya membuat setiap proyek menjadi tidak efisien dan tidak konsisten, tetapi tidak memiliki proses yang terdokumentasi berarti Anda harus "menciptakan roda" setiap kali dan alur kerja Anda bergantung pada pengetahuan yang tertanam di kepala orang-orang - mungkin bahkan kepala Anda sendiri! Solusinya: "membuka sumber" pengetahuan Anda di dalam agensi membuat segala yang Anda lakukan menjadi dapat diperluas. Setelah proses terdokumentasi, Anda dapat mengajak lebih banyak orang untuk belajar dan melaksanakan sesuai dengan proses Anda. Ini adalah satu-satunya cara untuk tumbuh secara efisien saat Anda mengambil lebih banyak proyek klien SEO.
Scope Creep dan Revisi yang Tak Berujung
Proses Manajemen Proyek SEO dapat membantu Anda mengorganisir pekerjaan secara internal tetapi mereka juga memiliki manfaat besar untuk membantu struktur proyek dan menetapkan ekspektasi dengan jelas dengan klien Anda. Scope creep adalah masalah yang sangat umum yang dihadapi agensi dan dapat menambah biaya hingga ribuan seiring waktu. Solusinya: implementasikan ekspektasi yang jelas untuk setiap tahap proyek dan definisikan revisi dan jam jika Anda menagih berdasarkan milestones/deliverables.
Kurangnya Komunikasi
Pentingnya komunikasi yang jelas dan konstan tidak bisa terlalu ditekankan. Tanpa komunikasi yang baik, efisiensi akan terganggu yang mempengaruhi jadwal, anggaran, kualitas dan dapat merugikan hubungan antara agensi dengan klien. Solusinya: beberapa manajer proyek mengatakan tidak ada istilah komunikasi berlebihan. Menggunakan alat manajemen proyek yang ada di bawah ini akan membantu mengotomatisasi dan mengoordinasikan sebagian besar komunikasi dalam tim sehingga setiap orang dapat melihat apa yang sedang dikerjakan oleh orang lain dan bagaimana semua bagian yang bergerak terkait dan berkembang.
Alat Populer untuk Manajemen Proyek SEO
Trello
Trello mempopulerkan "papan kanban" di mana tugas-tugas diwakili dalam kartu. Kartu-kartu ini kemudian diorganisir ke dalam kolom pada sebuah papan. Kolom-kolom biasanya mewakili tahapan proyek (dari kiri ke kanan) tetapi dapat diatur sesuai keinginan Anda.
Dalam contoh tahapan proyek, sebuah kartu memasuki kolom pertama di sebelah kiri dan bergerak melintasi papan ke sisi kanan hingga selesai.
Kartu dapat memiliki berbagai atribut yang berbeda termasuk pemilik, prioritas, kategori, tenggat waktu, dan lainnya. Anda dapat melampirkan media dan berkas apa pun ke kartu untuk menyimpan semuanya bersama-sama.
Trello telah menjadi populer karena kepraktisannya dan fleksibilitasnya. Bahkan, telah muncul seluruh ekosistem aplikasi tambahan untuk mendukung pengguna Trello. Sebagai contoh, Blue Cat Reports menyediakan pelaporan dan analitik yang mudah untuk Trello sehingga Anda dapat memahami bagaimana kartu (alias tugas) berkinerja sepanjang alur kerja Anda.
Asana
Asana adalah salah satu alat manajemen proyek lengkap yang paling populer yang digunakan oleh agensi digital. Harga yang terjangkau dari Asana telah membantu mereka berhasil menangkap sebagian pasar manajemen proyek SEO. Seperti Trello, Asana juga memiliki tampilan kanban (atau 'tata letak papan' seperti yang mereka sebut) tetapi juga memungkinkan Anda memvisualisasikan tugas Anda dalam beberapa cara lain termasuk Gantt tradisional (atau 'tampilan garis waktu'):
Tampilan daftar:
dan tampilan Kalender:
Zona Kerja
Seperti Asana, Workzone adalah rangkaian manajemen proyek lengkap dengan banyak fitur yang sama namun fokusnya adalah pada adopsi seluruh tim.
Ini sangat bagus untuk agensi besar dengan banyak staf yang perlu berkolaborasi bersama. Dalam situasi ini, semakin Workzone menjadi pusat dari semua komunikasi dan tugas, semakin banyak visibilitas proyek dan efisiensi yang diperoleh seluruh agensi.
Linkio
Linkio mengkhususkan diri dalam perangkat lunak untuk mengelola kampanye manajemen backlink Anda dengan fitur yang sangat berguna untuk prospek link dan jangkauan blogger.
Spreadsheet
Ketika semua cara lain gagal, selalu ada Excel atau Google Sheets (btw, ini dia trik keren: ketik "sheet.new" di bilah alamat Chrome untuk langsung membuat Google Sheet baru). Spreadsheet adalah metode yang teruji dan benar untuk manajemen tugas sederhana dan pelacakan status. Meskipun ada alat canggih di atas, spreadsheet masih mungkin metode paling populer untuk manajemen proyek SEO. Mereka sederhana, familiar dan secara inheren dapat disesuaikan.
Jika Anda baru memulai manajemen proyek SEO, unduh template Excel gratis kami di bawah ini:
Langkah Selanjutnya
Kami telah membahas dasar-dasar Manajemen Proyek SEO dalam artikel ini dan merujuk tiga pakar SEO dari agensi digital terkemuka di industri ini. Sekarang giliran Anda untuk menerapkan teori ke dalam praktik. Jika Anda hanya mengambil satu wawasan dari para ahli ini, itu adalah pentingnya komunikasi. Setiap proses dan metodologi yang mereka terapkan dalam proyek SEO mereka didukung oleh komunikasi baik secara internal maupun eksternal. Alat-alat alur kerja pasti akan membantu dalam memungkinkan komunikasi ini terjadi.
Anda juga memerlukan dokumentasi yang solid untuk menguraikan bagaimana Anda melakukan sesuatu dan langkah-langkah yang diambil untuk setiap tugas. Ini membantu Anda meningkatkan skala layanan Anda saat Anda menambah lebih banyak klien. Anda perlu menghilangkan ketergantungan pada orang dan sumber daya. Jika Anda tidak melakukan ini, Anda akan mengalami hambatan dalam alur kerja Anda dan mulai kehilangan efisiensi dalam pekerjaan Anda.
Tetapi semua yang di atas tidak relevan jika Anda tidak memiliki praktisi yang terampil di tim Anda. Aset paling berharga di agensi Anda adalah orang-orang Anda. Mempekerjakan yang terbaik sejak hari pertama akan membantu Anda menuju kesuksesan!
Jika Anda ingin berbagi tips dan trik Manajemen Proyek SEO Anda, kirim tweet kepada kami dengan tagar #seoptimer.
