Cómo iniciar una agencia de marketing digital + PDF gratuito

Iniciar una agencia de marketing digital es una de las empresas más gratificantes y emocionantes en las que puedes embarcarte.

Pero también es altamente competitivo. Según Clutch.co, hay más de 16,000 agencias digitales solo en EE. UU.

Aunque pueda sonar como un mercado saturado, en realidad hay grandes oportunidades para nuevas agencias centradas en ofrecer un pensamiento innovador dentro de áreas especializadas bajo el amplio paraguas del "marketing digital".

Según Clutch.co, hay más de 16,000 agencias digitales solo en EE. UU.

La definición amplia de marketing digital es el uso de canales digitales como sitios web, móviles, búsqueda, display, redes sociales, correo electrónico y cualquier otro canal digital para promocionar productos y servicios.

Mientras esos canales son los principales, hay una larga cola de canales que encajan dentro de la categoría de "otros", incluyendo relaciones públicas, influenciadores, afiliados, podcasts, libros electrónicos, juegos, SMS/MMS y más. Para más lectura, consulta los 10 tipos principales de Marketing Digital.

Con más de 1,500 clientes de agencias digitales, SEOptimer se encuentra en un lugar único para analizar la industria de las agencias digitales.

Nuestro equipo también tiene experiencia trabajando en agencias y comprende las complejidades de dirigir una agencia.

En esta guía, cubriremos algunas consideraciones comunes que necesitas tener en cuenta al aprender cómo iniciar una agencia de marketing digital.

Cómo iniciar una agencia de marketing digital-Guía rápida

1. Elige qué tipo de agencia de marketing digital te gustaría iniciar.
2. Desarrolla tu modelo de negocio.
3. Establece tus requisitos de personal clave.
4. Establece los objetivos de tu agencia.
5. Mejora tus habilidades donde sea necesario.
6. Establece tus costos operativos.
7. Encuentra clientes y gana contratos.
8. Gestiona tu agencia.
9. Gestiona a los empleados de tu agencia.

¿Qué es una Agencia de Marketing Digital y qué hacen?

La definición de una agencia digital es una empresa que proporciona desarrollo creativo, estratégico y técnico de productos y servicios basados en pantalla a clientes.

Andrew Bailey, CEO de The&Partnership describe una agencia como "un grupo de personas excelentes que colaboran en torno a un desafío difícil y encuentran soluciones que impulsan el negocio de los clientes".

La principal razón por la que existen es que la mayoría de los clientes no tienen los recursos para ejecutar el marketing digital por sí mismos. Debido a que el ámbito potencial de las agencias digitales es amplio, hay muchas habilidades especializadas de las que los clientes pueden aprovechar sin la necesidad de emplear a todos estos especialistas internamente.

Mientras hay una tendencia reciente de que las marcas trasladen más funciones de marketing internamente, siempre habrá un papel para las agencias para asumir trabajos donde los clientes simplemente no tienen los recursos o capacidades.

Andrew Bailey, describe una agencia como "un grupo de personas excelentes que colaboran en torno a un desafío difícil y encuentran soluciones que impulsan el negocio de los clientes".

La mayoría de los fundadores de agencias trabajan como freelancers o consultores con clientes antes de formar realmente una agencia. Nuestra guía anterior describe cómo es trabajar como freelancer de marketing digital.

Este es un camino muy común y ofrece una excelente vista previa de trabajar directamente con clientes. Los freelancers que acumulan una gran carga de trabajo pueden encontrarse transformándose orgánicamente en una agencia una vez que comienzan a contratar a otros freelancers para ayudarles.

En términos de trabajo, no hay muchas diferencias en los resultados trabajando como autónomo o como fundador de una pequeña agencia. Las verdaderas diferencias surgen cuando el negocio comienza a escalar y a medida que contratas más personas. Algunas cosas permanecen iguales.

La forma estándar en que un cliente trabaja con una agencia al inicio de la relación es llevar a cabo un proceso de incorporación exhaustivo. Este es el primer paso hacia el logro de la mejor colaboración entre agencia y cliente.

El proceso de incorporación asegura que tanto la agencia como el cliente tengan claridad sobre los objetivos comerciales, roles y responsabilidades, público objetivo, expectativas de comunicación, entregables, tiempos, estrategia general e informes. La agencia B2B, New Breed Marketing ha puesto su proceso de incorporación en línea:

Después de que la incorporación se haya completado, es hora de empezar realmente con el trabajo. Esto casi siempre está dirigido por el brief, que es un documento de negocios que describe el problema empresarial que el cliente quiere resolver.

La agencia entonces responde al brief normalmente con múltiples ideas potencialmente a diferentes niveles de presupuesto, complejidad, etc. El brief es la estrella polar y cada decisión tomada sobre el trabajo necesita ayudar a impulsar el objetivo de negocio descrito en el brief.

Una vez que se decide en qué consiste el trabajo, más personas potencialmente se involucran (tanto del lado de la agencia como del cliente), ya sea moviendo píxeles para crear activos digitales, escribiendo contenido, reservando anuncios, cortando código o grabando video - todas estas personas comienzan a dedicar tiempo trabajando en el trabajo.

Normalmente hay rondas de revisión que permiten al cliente proporcionar comentarios sobre el trabajo hasta que se entrega o el proyecto está completo.

¿Cómo ganan dinero las Agencias Digitales?

Darren Woolley, CEO y Fundador de TrinityP3 sugiere que existen tres modelos de negocio principales de agencias digitales. Algunas utilizan solo 1 modelo, sin embargo, la mayoría utiliza una combinación dependiendo de los presupuestos de los clientes y las expectativas:

1. Honorarios del Proyecto: este es el modelo más común donde se determina la tarifa del proyecto en base a una tarifa por hora o por día para trabajos individuales. En los últimos años, este modelo se ha convertido en la norma.

1. Retainers: típicamente esto es una tarifa mensual desglosada en horas facturables de ciertos miembros de la agencia (basado en la tarjeta de tarifas de la agencia) más gastos generales y margen de beneficio. Este modelo fue el más común en los años 2000, pero los presupuestos ajustados y las marcas que realizan más trabajo internamente han llevado a menos clientes retenidos.
3. Comisión: un porcentaje (típicamente del 10% en adelante) que se cobra adicionalmente a los cargos de terceros como medios pagados o producción. Esto también puede ser una comisión basada en ingresos cobrada por agencias de rendimiento que toman una parte de las ventas.

En 2019, Credo realizó una encuesta a 271 fundadores de agencias de todo el mundo para encontrar la tarifa horaria promedio de los consultores y agencias de marketing digital. Descubrieron que la tarifa horaria promedio mundial era de $148.13.

fuente: Credo

Casi un tercio de todas las agencias cobran entre $101-$150 por hora en promedio. Sin embargo, hay muchos detalles ocultos en ese promedio como el país, el tipo de agencia y el tamaño de la agencia.

Al realizar una rápida división por países, entre Estados Unidos y el Reino Unido podemos ver una diferencia interesante:

fuente: Credo

Las agencias digitales de EE. UU. cobran un promedio de $56 más que sus homólogas del Reino Unido. Incluso "todos los demás países" cobran un promedio de $19 más que las agencias del Reino Unido también.

Quizás esto se pueda explicar por una mayor competencia en el Reino Unido o quizás el clima económico actual y los presupuestos más ajustados de los clientes.

fuente: Credo

Cuando observamos los datos de tarifa por hora según el tamaño de la empresa, podemos ver una correlación bastante evidente entre el tamaño de la agencia y la tarifa por hora. Cuanto más grande es la agencia, más alta es la tarifa.

¿Cuánto dinero ganan las agencias digitales?

Esto realmente se reduce al tipo de modelo de negocio (como se menciona arriba) y a qué tipo de clientes estás apuntando.

En términos de pagos mensuales fijos, Zachary Chastain, Senior Digital Strategist en FUEL for Brands dice que cuando se trabaja para pequeñas empresas, los pagos pueden ser bastante bajos: $2,000 - $4,000 por mes.

Él dice, sin embargo, que la mayoría de las pequeñas empresas solo optan por trabajo por proyectos. Esto significará que necesitarás un flujo constante de proyectos entrantes y al menos una persona enfocada puramente en la venta.

Para las PYMES y corporaciones más pequeñas, estas pueden valer hasta $10,000 al mes, pero son más difíciles de conseguir, especialmente cuando estás empezando.

Para grandes agencias que buscan grandes marcas, estos honorarios fijos pueden comenzar en $15,000 por mes y subir desde allí.

¿Qué tipo de agencia digital deberías empezar?

Si visitas el sitio web de cualquier agencia digital, probablemente habrá una pestaña de "Servicios" en el menú principal que describe de manera general qué servicios puede ofrecer la agencia.

La ausencia de servicios aquí es importante señalar porque la mayoría de las agencias no pueden ejecutar todos los aspectos del marketing digital - simplemente hay demasiado para que la mayoría de las agencias lo hagan.

Al crear tu propia agencia, necesitas jugar con tus puntos fuertes. La mayoría de los fundadores de agencias han ascendido a través de otras agencias o han trabajado como freelancers durante varios años adquiriendo una experiencia invaluable, conocimiento de la industria y estableciendo conexiones con colegas y clientes.

Es importante que hayan visto lo que ha funcionado y lo que no ha funcionado en otros entornos de agencias. Quizás hayan visto oportunidades al observar problemas o desafíos de los clientes y tal vez hayan presenciado deficiencias en las agencias para abordar estos problemas directamente.

Esto probablemente ha contribuido al aumento de agencias más pequeñas que se centran en disciplinas de marketing de nicho o que se dirigen a industrias específicas. Pueden maniobrar mejor que las agencias más grandes debido a su enfoque y capacidad para contratar especialistas dentro de áreas de enfoque.

La mayoría de las agencias digitales se clasifican bajo una de las siguientes categorías a continuación. Esto es principalmente útil para los clientes cuando están buscando socios de agencia:

Agencias de Servicio Completo

Las grandes agencias digitales se promocionan como "servicio completo". Esto significa que pueden ejecutar literalmente cualquier actividad de marketing digital sin importar cuál sea el encargo del cliente.

Si estas agencias no tienen el personal necesario para ejecutar el trabajo disponible, inmediatamente contratan especialistas o cubren las carencias de talento con freelancers.

Al decir 'sí' a cada encargo, pueden cobrar un precio premium por esta flexibilidad. AKQA es una prolífica agencia digital de servicio completo con sede en San Francisco y 2,200 empleados a nivel mundial en 29 ubicaciones alrededor del mundo:

Agencias de Desarrollo de Aplicaciones Web

Estas agencias se especializan en el diseño, construcción, implementación y mantenimiento continuo de sitios web y aplicaciones móviles. Este es un campo altamente competitivo con una composición diversa de agencias.

En el extremo inferior, estos pueden ser freelancers / autónomos que hacen todo por sí mismos o grandes talleres de desarrollo que contratan a cientos de especialistas y trabajan en proyectos de gran presupuesto.

Y luego está todo lo demás. Unified Infotech es una agencia de desarrollo líder en Nueva York que ha entregado más de 1,500 proyectos digitales:

Agencias de Branding / Diseño Creativo

Las agencias de branding y creatividad se centran en cómo una marca luce, se siente, se comporta y se comunica. Estas agencias suelen entregar documentos de directrices de marca y también activos visuales que sirven como referencia definitiva sobre cómo debe lucir y sentirse cualquier trabajo para el cliente.

Cuando los clientes trabajan con varias agencias para realizar diferentes proyectos, las agencias de branding suelen ser contratadas primero para definir las directrices de la marca.

A veces se les conoce como los "custodios de la marca" o la "agencia líder" cuando un cliente trabaja con varias agencias. Ideo es una consultoría de diseño muy respetada fundada en Palo Alto, con más de 700 personas en oficinas alrededor del mundo:

Agencias de Búsqueda / SEO

Las agencias de SEO tienen la tarea de optimizar la clasificación orgánica en motores de búsqueda de sus clientes.

No hace falta decir que las agencias de SEO dependen de herramientas como SEOptimer ¡todos los días! Victorious es una agencia de SEO líder en San Francisco que ganó el premio de Search Engine Land Agencia de SEO Global del Año:

Agencias de Medios

Las agencias de medios también son conocidas como agencias PPC (Pago Por Clic) y se centran en la reserva de medios pagados (anuncios).

Dependiendo de la agencia, a veces pueden entregar el contenido creativo que se encuentra en el anuncio, de lo contrario, normalmente son responsables de ejecutar la campaña publicitaria, lo que implica investigar para descubrir los mejores canales para alcanzar al público objetivo, elaborar planes de medios, reservar los anuncios (también conocido como "trafficking"), configurar el targeting, realizar la optimización continua y el reporte.

Las agencias de medios digitales pueden reservar anuncios en cualquier lugar, como:

• Anuncios de búsqueda como Google Ads y Bing Ads - también conocidos como SEM (Search Engine Marketing)
• Anuncios en redes sociales como Facebook Ads, LinkedIn Ads, Twitter Ads, etc.
• Anuncios display - también conocidos como anuncios de banner que aparecen por toda la web (esto también puede denominarse anuncios Programáticos cuando se utilizan múltiples intercambios de anuncios)
• Anuncios nativos - también conocidos como anuncios de Descubrimiento, que son piezas de contenido publicitario generalmente vistas en sitios de noticias
• Cualquier otro método de publicidad digital como la publicidad de afiliación, anuncios en paneles digitales u otras plataformas cerradas de compra de anuncios también conocidas como DSPs (Demand Side Platforms)

Mindshare es una agencia de medios global con sede en Nueva York y parte de la enorme red de GroupM:

Agencias de Redes Sociales

Las agencias de redes sociales ofrecen estrategia, contenido, gestión de comunidades y optimización a través de canales de redes sociales como Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, Snapchat y YouTube.

Esto puede incluir canales emergentes como TikTok y Byte. Las agencias de redes sociales suelen ofrecer tanto trabajo orgánico como pagado, lo que puede causar superposiciones si los clientes también trabajan con agencias de medios. We Are Social es una agencia de redes sociales líder a nivel mundial con sede en Londres:

Agencias de Rendimiento y CRO

Las agencias de rendimiento o CRO (Optimización de la Tasa de Conversión) suelen ser agnósticas en cuanto a disciplinas, lo que significa que utilizan cualquier parte del marketing digital para aumentar el ROI basándose en los objetivos comerciales del cliente.

Esto generalmente significa una combinación de búsqueda y social con una fuerte inclinación hacia los medios pagados, pero literalmente puede incluir cualquier actividad en cualquier canal digital con el único propósito de impulsar el rendimiento del marketing.

Papertoaster es una agencia de rendimiento de renombre con sede en Singapur que ha productizado su oferta en productos de crecimiento:

Agencias de Comunicación PR

Las agencias de PR (Relaciones Públicas) se centran en promocionar los productos y servicios de los clientes en la prensa - generalmente publicaciones de noticias principales y otras propiedades de alto tráfico.

Mantienen relaciones cercanas con periodistas, escritores y editores y continuamente proponen ideas de historias con el objetivo de formularlas de tal manera que reciban interés editorial.

Su éxito se mide por la cantidad de "hits" (es decir, menciones) que pueden generar para sus clientes.

Algunas agencias de comunicación se especializan en comunicaciones internas (para grandes corporaciones) o también en comunicaciones corporativas. Weber Shandwick es una agencia global de relaciones públicas y comunicaciones con una herencia en la región de Asia Pacífico:

Agencias de Marketing de Contenidos / Inbound

Las agencias de contenido, también conocidas como agencias inbound, se centran en la creación de contenido. Son narradores por naturaleza y crean el mejor contenido escrito, visual y auditivo para atraer a los clientes e impulsar las ventas.

El término inbound se relaciona con el marketing de atracción donde los clientes buscan una marca generalmente como resultado del contenido que han consumido en contraposición al outbound marketing que es donde el cliente es interrumpido con anuncios o un discurso de venta.

256 Content es una agencia de contenido líder en Dublín, ganadores del Premio a la Agencia del Año del Content Marketing Institute:

Entonces hay algunos otros tipos de agencias de nicho como:

Agencias de Marketing de Influencers - estas agencias actúan como una agencia de talentos tradicional, ¡excepto que representan a influencers!

Los clientes trabajan con estas agencias informándoles sobre los objetivos de su proyecto, el público objetivo y el presupuesto.

La agencia entonces busca en su lista de influencers en Instagram, YouTube, Snapchat, TikTok, etc. y recomienda talentos de su red. Luego trabajan con el influencer para crear contenido y son el conducto entre el influencer(s) y el cliente.

Agencias de Gestión de Comunidades - estas agencias especializadas se centran en la gestión de comunidades en redes sociales.

Esto incluye la moderación de comentarios, el cumplimiento de la política de discusión, responder a preguntas y desempeñar en general un rol de servicio al cliente. Pueden clasificar las solicitudes de servicio al cliente para enviarlas a expertos del lado de la marca o tratar las solicitudes directamente.

Estas agencias son populares para clientes de mayor riesgo como el Gobierno, marcas de alcohol, marcas financieras, etc., que necesitan gestión de comunidad 24/7.

Normalmente se hacen cargo de las cuentas sociales fuera del horario laboral a partir de las 5pm y las gestionan hasta las 9am de la mañana siguiente cuando el cliente se encarga durante su jornada laboral.

Agencias enfocadas en la Industria - algunas agencias ofrecen múltiples servicios mencionados anteriormente pero lo hacen dentro de una categoría o sector particular.

Por ejemplo, una agencia digital que trabaja exclusivamente con agentes inmobiliarios o bufetes de abogados o marcas de moda - ¡como quieras llamarlo! Si haces una búsqueda rápida probablemente encontrarás agencias que existen en la mayoría de las categorías.

Su gran ventaja sobre otras agencias es que tienen un conocimiento profundo de la categoría y suelen tener una amplia experiencia dentro de esa categoría.

Agencias B2B - Las agencias B2B trabajan puramente para clientes de empresa a empresa. En otras palabras, clientes que venden a otras empresas.

Estas agencias utilizan LinkedIn intensamente y confían en tácticas conocidas de generación de leads B2B como el marketing de contenidos / marketing de atracción y el marketing de eventos.

Agencias B2G - Las agencias B2G trabajan puramente para clientes de negocio a Gobierno. En otras palabras, clientes que venden a Gobiernos.

Estas agencias confían en las relaciones desarrolladas en el Gobierno y ayudan a guiar a sus clientes a través de los procesos de adquisición del Gobierno, licitaciones y aplicaciones en paneles de servicios.

Kyle Rachi, CEO en Proposify dice:

"Demasiadas agencias de diseño y marketing no tienen una propuesta de valor clara más allá de 'hacemos buen trabajo' y no se enfocan en ninguna industria en particular o sirven a un mercado vertical, creyendo que deberían trabajar para cualquier negocio que quiera contratarlas.

No cometas ese error.

La forma de conseguir buenos clientes que paguen tarifas altas es enfocarse en un nicho específico para que no tengas que competir como un generalista".

Desarrollando el Modelo de Negocio de Tu Agencia Digital

Puede que hayas oído hablar del Lean Canvas que busca reemplazar el a menudo abultado documento de plan de negocio con un modelo de negocio de una sola página utilizando 9 bloques de construcción.

Nos hemos inspirado en esta herramienta y hemos desarrollado el Digital Agency Lean Canvas como una forma de hacer brainstorming, planificar y comunicar cómo operará tu nueva agencia digital.

Para obtener más información y un ejemplo de recorrido por la agencia, consulta nuestra guía completa y plantilla: Ejemplo de Lean Canvas para Agencias Digitales (con PDF).

Personal Clave de la Agencia

Al principio está el fundador o el equipo fundador - estos son los días fáciles (aunque no existe tal cosa como un día fácil en el mundo de las agencias).

Mientras que el personal clave depende del tipo de agencia que inicies, hay ciertas funciones críticas necesarias en todas las agencias.

A veces una persona cumple múltiples funciones, pero a medida que creces, probablemente necesitarás personal dedicado en cada función.

Cuanto más personal añadas, más compleja se vuelve la agencia. El crecimiento es bueno, pero también tiene su propio conjunto único de desafíos. Estas funciones críticas incluyen:

CEO / Director General - el líder de la agencia que establece la agenda, gestiona el negocio y atrae talento y clientes.

Nuevo Negocio - alguien para impulsar la generación de clientes potenciales, la expansión de clientes existentes, la preparación de presentaciones y propuestas y el mantenimiento de un flujo suficiente de nuevos clientes.

Gestión de Cuentas - alguien que se encargue de la relación con el cliente, sea la interfaz principal entre el personal de la agencia y el equipo del cliente, gestione las expectativas del cliente y entregue lo que desean a tiempo y dentro del presupuesto.

Estrategia / Planificación - alguien que se encargue de la estrategia del trabajo, cómo se integra en el negocio más amplio del cliente y cómo cumple con los objetivos y KPIs previstos.

Producción - profesionales que ejecutan el trabajo, ya sea diseñando, construyendo, programando, escribiendo, filmando, editando o cualquier otro oficio técnico.

Establecimiento de Objetivos

Al iniciar cualquier nueva empresa es fundamental establecer objetivos. Uno de los modelos de establecimiento de objetivos más citados es SMART:

• Specific: los objetivos deben ser cristalinos y objetivos. Un gran objetivo específico es "Hacer crecer la agencia a 6 clientes con ingresos mensuales de $50,000".
• Medible: debes poder responder a la pregunta "¿cómo sabré cuándo lo he logrado?"
• Aspiracional: añade al menos un 20% más adicional a tus objetivos - considera esto como habilitar una meta ambiciosa. Alcanzarás tus metas más rápido con esta mentalidad.
• Realista: conoce tu potencial y lo que es realista en tu mercado.
• Time-bound: enfócate en marcos de tiempo específicos para el corto, medio y largo plazo.

Algunos excelentes ejemplos de objetivos de agencia incluyen:

• Crecer a 10 clientes retenidos para finales de año
• Aumentar los ingresos mensuales en un 15% para finales del próximo trimestre
• Vender al menos a 2 clientes actuales nuevos servicios para finales de mes
• Duplicar la cantidad de oportunidades de negocio entrantes en 90 días

Mejora de habilidades

Mejorar tus habilidades y las de tu personal es vital, especialmente en la industria del marketing digital porque la tecnología está evolucionando constantemente y siempre hay cosas nuevas que aprender.

Como dice Davida Shensky, "Necesitas ser bueno en lo que vas a ofrecer como servicios profesionales. Pon el trabajo en un horario de 9 a 5 antes de lanzarte por tu cuenta. No puedes venderte como un experto en marketing digital sin ser un experto en marketing digital".

Algunas agencias tienen un presupuesto de formación o desarrollo profesional que los empleados reciben cada año para gastar en cursos, conferencias, mentores y otras actividades de aprendizaje.

Esto no es solo excelente para el individuo, sino también para la agencia, ya que el personal trae de vuelta estos aprendizajes y los aplica directamente en sus roles.

La conferenciante y consultora, Lilach Bullock recomienda que las agencias implementen PDPs (Planes de Desarrollo Personal) para sus empleados que establezcan qué brechas de habilidades desea abordar cada empleado y cómo lo harán.

Poner a los empleados a cargo de su propio desarrollo de habilidades es ventajoso y también los hace responsables de lo que aprenden.

Después del aprendizaje, los empleados deben ser capaces de aplicar sus nuevas habilidades - esto puede significar la necesidad de nuevas herramientas o software para poner la teoría en práctica. También se debe encargar al personal con la tarea de educar a otros en la agencia a través de presentaciones o lunch and learns.

Como dice David Shensky "Necesitas ser bueno en lo que vas a ofrecer como servicios profesionales. Esfuérzate en un trabajo de 9 a 5 antes de lanzarte por tu cuenta. No puedes venderte como un experto en marketing digital sin ser un experto en marketing digital."

Costes Operativos Típicos

Iniciar una agencia no tiene por qué costar mucho en absoluto. Dado que se necesita muy poco gasto de capital inicial, la barrera de entrada es baja. A medida que crezcas, tu mayor gasto serán las personas, ya sean asalariadas o freelance.

Después de los costes de personal, los siguientes artículos de mayor costo incluyen:

• alquiler de oficina
• costes empresariales como contabilidad / legales / seguros / registro
• costes operativos como servicios públicos, equipo de oficina y consumibles
• suscripciones de software, alojamiento web y tasas de licencia

Desglosando aún más los costes del software, DPM publicó una guía útil de software popular utilizado por agencias:

Algunos aspectos destacados en la guía de DPM incluyen FunctionFox una herramienta de gestión de proyectos creada por una agencia para agencias, Mavenlink para el seguimiento del rendimiento operativo y financiero y VOGSY para la automatización de comunicaciones dentro de G Suite.

Estas herramientas de software comienzan desde solo $5 al mes y llegan hasta $19 al mes.

La agencia digital australiana IGNITE escribió sobre su pila tecnológica que incluye:

• Adobe Creative Suite - suite de diseño estándar de la industria - $52.99 al mes
• Asana - gestión de proyectos - $13.49 por usuario al mes
• BrowserStack - prueba de navegadores - $12.50 al mes
• Cloudflare - Red de Entrega de Contenidos (CDN) - $5 por mes
• Figma - herramienta de wireframe y prototipado - $12 por usuario al mes
• Fullstory - análisis detallado de sitios web - POA
• G Suite - Gmail, Analytics y Ads - $8.40 por usuario al mes
• Pandadoc - gestión de propuestas y presupuestos - $9 por usuario al mes
• Pingdom - monitoreo de tiempo de actividad del servidor - $13.95 por mes
• Rocket Validator - validación de código - $72 al mes
• SEOptimer - auditorías de sitios web - $19 al mes
• Slack - comunicación interna - $8 por usuario al mes
• Suitcase Fusion - gestión de fuentes y biblioteca - $119.95 compra única
• UserTesting - software de pruebas de usuario - POA
• Vaultpress - copias de seguridad y seguridad del sitio web - $39 al año

La mayoría de las herramientas mencionadas anteriormente vienen con planes gratuitos y/o pruebas gratuitas también.

Encontrar Clientes y Ganar Trabajo

La mayoría de los fundadores de agencias tienen una red existente que utilizan para conseguir sus primeros clientes. Algunos incluso dejan las agencias y se llevan consigo clientes que se convierten en clientes fundacionales en una nueva agencia.

Si estás empezando desde cero, necesitarás un fuerte punto de diferencia en el mercado y una forma de comunicar cómo eres diferente y mejor que las otras agencias con las que compites.

"Colocamos un cartel que decía 'agencia de diseño UX' para anunciar nuestros servicios. Organizamos catas de whisky en nuestros escritorios para explicar lo que hacíamos. Cuando la gente venía a charlar, llegamos a conocer todas las diferentes startups del edificio y ¡boom! Así es como conseguimos nuestros primeros clientes."

Cuando comenzó su agencia AJ&Smart, Jonathan Courtney encontró a todos sus primeros clientes trabajando en un espacio de co-working para startups.

"Colocamos un cartel que decía 'Agencia de diseño UX' para anunciar nuestros servicios. Organizamos catas de whisky en nuestros escritorios para explicar lo que hacíamos. Cuando la gente venía a charlar, llegamos a conocer todas las diferentes startups del edificio y ¡boom! Así es como conseguimos nuestros primeros clientes.

La geografía es algo que la gente realmente no considera como un factor importante, pero físicamente teníamos que estar en el espacio donde estaban los posibles clientes. Si tuviera que empezar una agencia de nuevo, haría exactamente lo mismo".

Los clientes evalúan a los socios de la agencia de muchas maneras, pero al final del día, estás vendiendo tus servicios a personas. Las personas son emocionales y no siempre toman decisiones racionales. Algunos dicen que, si no puedes tomar una cerveza con la otra persona, no deberías trabajar con ellos.

He descubierto que cuanto más demuestras tu comprensión del negocio de los clientes y sus desafíos, mejores son tus posibilidades de ganar el trabajo.

No siempre es el equipo más conocedor, más premiado o más creativo el que gana una propuesta de negocio nueva - suele ser el equipo que mejor se conecta con las personas en la sala, tiene un profundo entendimiento del negocio del cliente y ofrece excelentes soluciones para satisfacer sus necesidades.

Según un estudio de 2019 de WordStream que encuestó a gerentes de agencias, el mayor desafío al que se enfrentaban las agencias digitales era "conseguir nuevos clientes":

Para abordar directamente este desafío, cuando se preguntó cuál es la principal fuente para adquirir nuevos clientes, la respuesta más popular fue "referencias de clientes":

Este bucle circular es clave para desarrollar un nuevo canal de negocios robusto. Mantener a los clientes contentos y entregar un trabajo sobresaliente los anima a hablar de ti en la industria y con sus colegas, lo que abre la puerta a nuevos trabajos en el futuro.

Para la generación de leads en línea, no puedes pasar por alto nuestra Herramienta de Auditoría Integrable. Simplemente añade el código a la página web de tu agencia y podrás ofrecer instantáneamente a los visitantes de tu sitio web una auditoría instantánea de su sitio web completamente personalizable.

Esta es una herramienta de generación de contactos potenciales muy poderosa que puede ayudarte a iniciar la conversación con clientes potenciales:

Gestionando una Agencia Digital

A medida que la agencia crece, también lo hace el nivel de planificación operativa. Es necesario implementar procesos para gestionar el flujo de trabajo complejo de múltiples clientes, múltiples trabajos y múltiples recursos.

Cada semana, el equipo de gestión suele planificar la capacidad de la agencia conocida como el plan de capacidad.

Esto es irrelevante para pequeñas agencias de 2 o 3 personas, pero si tu agencia tiene, por ejemplo, 10 empleados a tiempo completo que trabajan cada uno 40 horas a la semana, entonces la agencia tiene 400 horas de capacidad semanal que necesita ser planificada.

Cada empleado tendrá un porcentaje de tiempo que podrá dedicar al trabajo con clientes (es decir, trabajo facturable) mientras que el resto de su tiempo se dedicará a trabajo interno (es decir, trabajo no facturable) como reuniones de equipo, lluvias de ideas, desarrollo de nuevos negocios, actividades de equipo, etc.

Será tu objetivo asegurarte de obtener el equilibrio adecuado al asignar suficientes horas en el planificador de capacidad para realizar el trabajo con alta calidad, al mismo tiempo que te aseguras de que el proyecto siga siendo rentable para la agencia trabajando hacia atrás desde el presupuesto o la retención mensual y dividiendo por la tarifa por hora de cada empleado asignado. ¡Esto puede ser complicado!

Para cualquier negocio que facture por horas, es importante hacer seguimiento de la capacidad planificada cada semana frente a las horas reales invertidas. Esto requiere que todos los empleados mantengan partes de horas precisos detallando cuánto tiempo han dedicado a cada cliente y a cada proyecto.

Hay una serie de soluciones digitales para el registro de horas, pero elegir una que sea parte de o se integre con tu sistema de nóminas es lo mejor para la eficiencia y la generación de informes.

El registro de horas es muy importante, pero seamos sinceros, a los empleados no les gusta hacerlo, por lo que algunas agencias han tomado algunas medidas severas divertidas para asegurarse de que los empleados completen sus hojas de tiempo cada semana.

La agencia brasileña Casa tiene una nevera completamente surtida bloqueada electrónicamente a su sistema de partes de horas y solo cuando todos los partes de horas están entregados se desbloquea el viernes por la tarde.

Al final de la semana puedes conciliar las horas reales invertidas con el plan de capacidad. Esta conciliación resulta en un informe de productividad que muestra cuáles de tus empleados son los más "productivos" basado en cuánto tiempo han dedicado a horas facturables.

Gestión de Empleados de la Agencia

La cultura de las agencias es ciertamente única. Aunque el estereotipo de los millennials de trabajar duro, fiesta duro mantiene algo de verdad en las agencias más grandes; en estos días hay mucha más diversidad y equilibrio entre trabajo y vida personal.

En un negocio de servicios impulsado por plazos y rendimiento, hay muchas oportunidades para que se acumule el estrés.

Debido a que el trabajo es mayoritariamente de naturaleza creativa, las agencias atraen a extrovertidos y personas con grandes egos. Este ambiente de presión puede conducir a una tormenta perfecta de cultura interna negativa.

Esto se manifiesta en la alta tasa de rotación de los empleados de la agencia. En las entrevistas de salida, el personal suele mencionar la falta de equilibrio, fricciones con colegas o la sensación de estancamiento como las principales razones para irse.

Rachelle Denton, Co-Fundadora de The Storm Collective relata su tiempo trabajando en agencias:

"Era increíblemente exigente en términos de la cantidad de horas. No era inusual que la gente se derrumbara debido al trabajo. Tenía amigos que son médicos, y todos seguían diciendo que la forma en que trabajaba era un poco loca."

Es trabajo de la dirección mantener una cultura de agencia saludable donde los empleados disfruten venir a trabajar y se sientan valorados.

Varias estrategias que las agencias utilizan para mantener o promover un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal incluyen:

• Comidas de equipo
• Mañanas sin reuniones
• Retiros y eventos sociales
• Bebidas de los viernes
• Lunes de invierno (comienzos tardíos los lunes durante el invierno)
• Jornadas de 9 días cada dos semanas
• Trabajo remoto / flexible o,
• Iniciativas de servicio comunitario donde el personal deja la oficina por un día y trabaja para su organización benéfica o sin fines de lucro favorita.

Construir un sentido de camaradería y progreso compartido hacia la misión de la agencia también contribuye a una cultura positiva.

#officegoals - Oficina de Los Ángeles de TBWA\Chiat\Day

A pesar de todo esto, a veces hay poco que puedas hacer sobre la alta rotación de personal.

Con el personal de agencia en alta demanda, la escasez de habilidades y las agencias reclutando perpetuamente, esto ha reducido el grupo de talentos disponibles en muchas ciudades, lo que resulta en un aumento de la caza de talentos que a su vez alimenta una mayor rotación.

La Federación de Medios de Australia dice que la tasa de rotación en las agencias de medios australianas se está acercando rápidamente al 35% anual, lo cual es enorme.

De hecho, algunas agencias han bajado el listón de la licencia por antigüedad de 10 años a solo 5 años, lo que es un testimonio de los problemas de alta rotación en esta industria.

Paul Gumbinner, Presidente de Gumbinner Co recomienda que las agencias implementen programas de retención de personal para incentivar a los empleados a permanecer.

El reconocimiento también es esencial. Gumbinner dice que incluso un simple correo electrónico a todo el personal puede marcar toda la diferencia para que las personas se sientan apreciadas.

Atraer talento puede ser tan difícil como retenerlo. Mientras que algunas agencias trabajan con reclutadores, muchas lo hacen por su cuenta y publican ofertas de trabajo en LinkedIn y en tablones de anuncios del sector.

La búsqueda de talento es otra opción y con la nueva funcionalidad en el producto Talent Solutions de LinkedIn, es más fácil acotar una lista potencial de candidatos con la capacidad de filtrar a personas que están explícitamente "abiertas a ofertas de trabajo".

Pero al final del día Stephen Beck, Fundador de EngineDigital dice "El gran talento requiere trabajo significativo. Las mejores agencias reconocen que su gente es su mayor activo, y mantener a su equipo comprometido a través de trabajo significativo sigue siendo una prioridad principal.

Aquellas agencias con una visión definida y un conjunto de principios se centran en encontrar clientes y proyectos con un propósito claro que mantengan al equipo de la agencia desafiado y satisfecho".

Dando el paso

Con todo esto en mente, puede ser un poco abrumador si estás en el punto de partida a punto de embarcarte en tu nueva empresa.

Ten un pensamiento para Mario Falchoni, fundador de Retorix, quien lanzó su agencia en abril de 2020 durante la pandemia del Coronavirus.

"Como todos los demás, observamos los eventos de marzo desarrollarse con una creciente inquietud. Mercados de valores en caída, agotamiento de la política monetaria, restricciones sociales cada vez más estrictas y una mortalidad global en aumento.

¿El resultado de nuestras deliberaciones? Los barcos están construidos para cruzar los océanos, no para permanecer seguros en los puertos. De la misma manera, los estrategas, comunicadores y constructores de marcas prosperan en una crisis. Así que, preparándonos y unidos por nuestra lógica, lanzamos Retorix. También nació en una recesión.

Tin Rovic escribe sobre la construcción de agencias desde cero y ha delineado 7 puntos para los propietarios de agencias que están empezando:

https://twitter.com/tinrovic/status/1259090743433494529

Las barreras de entrada para iniciar una agencia se han ido reduciendo a medida que la industria digital se ha vuelto cada vez más fragmentada.

De hecho, se podría decir que nunca ha habido un mejor momento para iniciar una agencia digital ya que más clientes trasladan su actividad de marketing y presupuestos al ámbito digital.

Comienza con el Digital Agency Lean Canvas de SEOptimer y traza tus clientes objetivo, tu enfoque y cómo generarás leads.

Aunque este modelo no estará grabado en piedra, te dará un punto de partida. Registra un dominio, pon en marcha un sitio web y comienza a ponerte frente a posibles clientes. ¡No olvides que también puedes descargar esta guía en formato PDF!