Was ist ein Aufnahmeformular?
Ein Projekt-Aufnahmeformular ist ein Fragebogendokument, das von Marketingagenturen verwendet wird, um ein neues Kundenprojekt effektiv und effizient zu integrieren. Das Aufnahmeformular enthält eine Reihe von Fragen, die sich sowohl auf den Kunden als auch auf die Projektdetails beziehen. Aus diesem Grund ist ein Projekt-Aufnahmeformular die bevorzugte Option für neue Projekte, bei denen die Arbeitsbeziehung projektbasiert oder zeitbasiert ist.
Für Kunden mit monatlichem Pauschalhonorar wird in der Regel ein Projektbrief / Kundenbrief anstelle eines Projektaufnahmeformulars verwendet, da die meisten grundlegenden Kundeninformationen bereits bekannt sind und die erforderlichen Details viel spezifischer für das Projekt sind.
Vorteile von Projektanfrageformularen für Agenturen
Erfolgreiche Digitalagenturen setzen auf gestraffte Prozesse. Je mehr solcher Prozesse die Agentur verwendet, desto einfacher ist es, die Agentur zu skalieren und zu erweitern. Der Hauptvorteil eines Projekt-Aufnahmeformulars besteht darin, sicherzustellen, dass jedes neue Kundenprojekt mit einem formalisierten Prozess ab dem ersten Tag gut beginnt. Das Ziel des Aufnahmeformulars ist es, die effiziente Übertragung von Projektinformationen vom Kunden zur Agentur zu erleichtern.
Kurz gesagt, hilft das Projekt-Aufnahmeformular dabei, das neue Projekt auf Erfolg einzustellen. Aber es gibt auch mehrere andere Vorteile sowohl für die Agentur als auch für den Kunden:
1. Bringt alle buchstäblich auf die gleiche Seite!
Manchmal können mehrere Stakeholder auf der Kundenseite beteiligt sein. Um Missverständnisse oder eine Fehlausrichtung der Ziele zu verhindern, ist es immer gut, Dokumentation zu verwenden, um alle Projektdetails an einem Ort zu erfassen und die Zustimmung aller Stakeholder einzuholen.
Das Projekt-Aufnahmeformular hilft dabei, Klarheit zu schaffen, indem es das Ziel, die Liefergegenstände definiert und dabei hilft, die Erwartungen zu setzen, insbesondere im Hinblick auf den Umfang der Arbeit. Dies hilft natürlich, das Problem der Aufgabenexpansion zu vermeiden, was passieren kann, wenn keine Dokumentation vorhanden ist.
2. Setzt den Standard für die Zusammenarbeit
Die Beziehung zwischen Kunde und Agentur funktioniert wahrscheinlich besser, wenn Dokumentation im Zentrum jedes Prozesses steht. Ein Projekt-Aufnahmeformular hilft dabei, eine Prüfspur zwischen Ihnen und dem Kunden zu erhalten. Sollten später Probleme auftreten, unterstützt das Projekt-Aufnahmeformular Ihre Sicht der Dinge, da es vom Kunden ausgefüllt wird und deren Erwartungen festhält. Es sollte ebenfalls beachtet werden, dass Dokumentationen wie diese Vertrauen aufbauen und zeigen, dass Sie wissen, was Sie tun.
3. Schafft Workflow-Effizienz
Zeitersparnis (sowohl auf Agentur- als auch auf Kundenseite) als ein großer Vorteil der Verwendung eines Projektanfrageformulars. Aber nicht nur das, das Formular kann Teil einer Reihe von Automatisierungen sein, um Ihren Workflow noch effizienter zu gestalten. Zum Beispiel können die Formulareingaben direkt in ein Projektmanagement-Tool übermittelt werden und können verwendet werden, um automatisch Aufgaben für Mitarbeiter zu erstellen oder Projektstrukturen einzurichten.
4. Hilft dabei, eine Agenturkultur um starke Prozesse aufzubauen
Der Prozess des Projektantragsformulars sollte einer von vielen sein, die Ihre Agentur verwendet, um einen reibungslosen täglichen Betrieb zu gewährleisten. Wie wir in vorherigen Artikeln wie Wie man eine Digital Marketing Agentur gründet besprochen haben, ist es entscheidend, die Prozesse Ihrer Agentur klar zu definieren, um ein erfolgreiches Geschäft zu führen. Dies zu tun stellt sicher, dass Ihre Agentur wachsen und skalieren kann, weil Sie konsistente Prozesse über Kundenprojekte hinweg aufgebaut haben.
5. Vermeidet Hin- und Her-E-Mail-Verkehr
Kommunikation ist der Schlüssel für jede Kunden-Agentur-Beziehung. Das Projekt-Aufnahmeformular kann helfen, redundante E-Mails zu vermeiden und zu verhindern, dass Details in langen E-Mail-Ketten verloren gehen. Es verhindert auch die gefürchtete Situation, in der der Kunde versehentlich auf 'Antworten' anstatt auf 'Allen antworten' in einer E-Mail klickt und Informationslücken im Projektteam entstehen.
Typischer Prozess für das Projekt-Aufnahmeformular
Das Projekt-Aufnahmeformular stellt normalerweise einen Teil eines 3- oder 4-teiligen Neukunden-Aufnahmeprozesses dar. Abhängig von Ihrem Agenturtyp (und Größe) könnte der Neukunden-Aufnahmeprozess (oder Einarbeitungsprozess) ungefähr so aussehen:
- Erstkontakt: potenzieller Kunde findet Ihre Webseite über eine Google-Suche, füllt Ihr Kontaktformular aus, sendet Ihnen eine E-Mail oder nimmt auf eine andere Weise Kontakt auf
- Projektaufnahmeformular: potenzieller Kunde füllt Ihr Projektaufnahmeformular aus
- Vorschlag (oder Pitch): Sie könnten den Vorschlag an den Kunden senden oder ihn persönlich oder über Zoom präsentieren
- Kick-off-Meeting: Kunde akzeptiert Ihren Vorschlag und ein persönliches Treffen oder Anruf leitet das Projekt offiziell ein
- Vertrag oder Leistungsbeschreibung (SoW) unterschrieben: dies könnte während oder sogar vor dem Kick-off-Meeting unterschrieben werden
Was Sie in Ihr Projekt-Aufnahmeformular aufnehmen sollten
Das Projektantragsformular sollte Ihnen dabei helfen, alle Informationen zu erfassen, die Sie benötigen, um den Umfang des Projekts zu verstehen. Es ist also sinnvoll, dass das Formular spezifische Fragen dazu stellt, was das Projekt beinhaltet.
Dies muss je nach Art des Projekts angepasst werden (z. B.: SEO-Projekt, Content-Writing-Projekt, Social-Media-Strategie-Projekt usw.), aber die folgenden Fragetypen helfen Ihnen, die meisten allgemeinen Anforderungen zu erfassen:
Kundendetails
- Kundenname
- Kontaktpersonen (Stakeholder)
- Kontaktdetails (Telefon, E-Mail, Webseite)
Projektdetails
- Projektziel oder -ziele
- Hochrangige schriftliche Beschreibung des Projekts
- Projekttyp / Benötigte Dienstleistungen
- Start- & Enddaten, Meilensteine und Prioritäten
- UVPs (Einzigartiges Verkaufsversprechen)
- Details zu Wettbewerbern
Zielgruppendetails (falls zutreffend)
- Zielpublikum-Personas
- Zielpublikum-Demografie / Geografien
- Kundennutzen-Daten
Budget
- Projektbudgetbereich
- Monatlicher Pauschalbetrag (falls zutreffend)
Wie man ein Projektantragsformular erstellt und automatisiert
Wenn Kunden Ihre Projektanfrageformulare ausfüllen, werden Sie wahrscheinlich Vorteile darin sehen, die Verarbeitung dieser Daten zu automatisieren. Tatsächlich automatisieren die meisten Digitalagenturen die Datenerfassung, um Zeit zu sparen. Die Beispiele am Ende dieses Artikels von Digitalagenturen heben alle den Automatisierungsaspekt dieser Datenerfassung hervor und wie sie dies erreicht haben.
Wenn es darum geht, Ihr erstes Projektantragsformular zu erstellen, ist ein einfacher (und kostenloser) Startpunkt Google Forms. Dies liegt daran, dass Antworten automatisch in Google Sheets gesammelt werden, sodass keine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.
Jedoch, wenn es darum geht, tatsächlich Kundenprojekte zu starten, würden Sie typischerweise irgendeine Art von Projektmanagement-Tool verwenden, um das Gesamtprojekt einzurichten, Aufgaben zuzuweisen, Termine zu verfolgen und den Fortschritt zu überwachen.
Wie bei Google Forms ist ein einfacher (und kostenloser) Weg, um zu beginnen, mit einem Kanban-Board wie dem in Trello. Also wenn jemand das Formular abschickt, werden die Daten als neue Karte in einem Trello-Board erstellt. Diese Automatisierung wird durch die Verwendung von Zapier zwischen Google Forms und Trello erreicht:
Aber wenn Sie mehr Skalierung benötigen und Trello entwachsen sind, müssen Sie sich an ein dediziertes Projektmanagement-Tool wenden (wie Asana unten gezeigt). Der Vorteil dieser Arten von Tools ist, dass sie voll ausgestattet sind und Dinge wie eingebaute Formular-Builder enthalten, die es Ihnen ermöglichen, ein einfaches Fragebogenformular zu erstellen. Die Formulardaten werden dann automatisch direkt in das Projektmanagement-Tool übertragen, wenn sie abgesendet werden.
Es könnte immer noch ein Bedarf an Zapier bestehen. Andere digitale Agenturen verwenden Datenautomatisierungstools wie Zapier, um übermittelte Formulardaten von benutzerdefinierten Formularerstellern abzurufen und sie ebenfalls in Projektmanagement-Tools zu übertragen. So oder so, das Ergebnis ist dasselbe. Die Erreichung von Automatisierung wird Ihnen insgesamt Zeit sparen helfen.
Laden Sie die Vorlage für das Projektaufnahmeformular im Word DOCX-Format herunter
Laden Sie die Word-Vorlage herunter und verwenden Sie diese als Grundlage für Ihr eigenes Agenturprojekt-Aufnahmeformular:
Beispiele für Projektanfrageformulare einer Digitalagentur
Wir haben mit einigen Digital-Marketing-Agenturen über ihre Projekt-Aufnahmeformulare gesprochen, wie sie diese verwenden und wie die Formulare sowohl dem Kunden als auch der Agentur einen Mehrwert bieten:
Nehmen Sie die Treppe
Take the Stairs sind eine digitale Marketing- und Lead-Generierungsagentur mit Sitz in Nashville, TN. Sie sind spezialisiert auf die Durchführung von Lead-Generierungskampagnen für Zahnärzte und medizinische Spa-Unternehmen.
Adam Carbonneau ist der Gründer und Geschäftsführer von Take the Stairs. Adam sagt, dass ihre Projekt-Aufnahmeformulare eine Voraussetzung für jede Lead-Generierungskampagne sind, die sie für Kunden durchführen.
Diese Formulare ermöglichen es der Agentur, eine große Menge an Verkaufskriterien vom Kunden zu sammeln und sicherzustellen, dass sie die idealen Interessenten des Kunden genau ansprechen. Technisch gesehen ist das Formular in Gravity Forms erstellt und verwendet Zapier, um die Daten in ClickUp zu übertragen, welches die Agentur zur Verwaltung ihrer Projektpipeline nutzt.
Ein Beispiel für das Take the Stairs Project Intake Formular
Adam sagt, die Idee, ein Projekt-Aufnahmeformular zu verwenden, stamme aus dem ABM (Account Based Marketing) Vertriebsmodell.
"Unsere Lead-Generierungskampagnen nutzen die Kraft der Datenbank von LinkedIn Sales Navigator. Wir scrapen Lead-Daten basierend auf den Verkaufskriterien unserer Kunden, um 400-1500 ihrer qualifiziertesten Interessenten zu entdecken."
Die Agentur bereitet dann die Listen vor und führt Datenanreicherungsaktivitäten durch, bevor sie LinkedIns "Matched Audiences" nutzen, um Markenbewusstsein zu schaffen, bevor sie eine Kaltakquise-Kampagne startet, die darauf abzielt, ihren idealen Interessenten etwas Neues über ihre Branche beizubringen - anstatt sehr verkaufsorientiert zu sein.
Sobald Interessenten an den Dienstleistungen der Agentur interessiert sind, wird das Projekt-Aufnahmeformular verwendet, um die Details darüber zu verstehen, was der Kunde erreichen möchte:
"Anstatt ein 3-stündiges Meeting zu haben, erlauben wir unseren Kunden, unser Verkaufskriterienformular in ihrer Freizeit auszufüllen. Nach Einreichung des Formulars werden automatisch interne Tickets in unserem Projektmanagement-Tool erstellt und unser Projektmanager wird darüber informiert, dass der Kunde bereit ist zu starten."
Creative Click Media
Creative Click Media ist eine Full-Service-Digitalmarketing-Agentur in New Jersey, die sich auf kreatives Marketing, Webdesign und -entwicklung konzentriert.
Adam Binder ist der Gründer der Agentur und erzählte uns, dass sie kürzlich ein neues Online-Projektaufnahmeformular speziell für SEO-Projekte gestartet haben.
Das Formular ist in sieben Kategorien unterteilt, die die Kundendetails, das Unternehmen, das Publikum, die Kunden, die Konkurrenten und die Ziele abdecken.
"Der Zweck dieses Aufnahmeformulars ist zweifach: Einblicke in das Unternehmen zu gewinnen und Einblicke in die Ziele und Erwartungen des Kunden an seine Kampagne zu gewinnen."
Adam sagt, das Formular diene auch dazu, die Agentur vom ersten Tag an in eine proaktive Position zu bringen. Die verfügbaren Informationen ermöglichen es seinem Team, vorläufige Recherchen durchzuführen, was zu einem produktiveren und umsetzbaren ersten Einführungsgespräch führt. Indem sie einen Vorsprung beim Verständnis des Geschäfts und der Ziele des Kunden gewinnen, kann Creative Click Media von Anfang an eine gezieltere und effektivere digitale Marketingstrategie entwickeln.
SEO-Projektaufnahmeformular von Creative Click Media
Ein einzigartiger Aspekt des Projekt-Aufnahmeformulars von Creative Click Media ist deren Tonfall. Adam sagt, dass es für den Kunden einschüchternd und überwältigend sein kann, so viele wichtige Fragen auf einmal zu beantworten. Um dies auszugleichen, haben sie ihr Formular in hellen Farben gestaltet und beliebte GIFs zwischen den Abschnitten eingefügt.
Dies hilft dabei, einer ansonsten monotonen Aufgabe etwas Humor und Spannung zu verleihen, während die lustige Seite ihrer Unternehmenskultur hervorgehoben wird.
Stratosphäre
Stratosphere mit Sitz in Irvine, CA, ist eine spezialisierte Digitalmarketing-Agentur für Kunden im Versicherungssektor.
Casey Preston ist der Gründer & CRO der Agentur und verwendet Projekt-Aufnahmeformulare, um eine bessere Onboarding-Erfahrung für ihre Kunden zu bieten und ihren Workflow zu optimieren. Sie ziehen auch andere Vorteile daraus.
Casey sagt, das Formular dient als Sprungbrett zur Auswahl des richtigen Projekts. Sie senden das Formular an die Kunden in der Vor-Kollaborationsphase, in der Hoffnung, eine gemeinsame Gruppe zu finden, auf die man sich einigen kann.
Stratosphere's Projekt Aufnahmeformular herunterladen
Wenn der Kunde dieses Formular absendet, werden die Daten in das firmeneigene Projektmanagement-Tool der Agentur eingespeist und als Grundlage für die Festlegung der Projekt-Lebenszyklusphasen verwendet. Casey sagt, dass das Aufnahmeformular im Laufe der Jahre von einem einfachen Kundeninformationsformular zu einem detaillierteren, projektzentrierten Dokument weiterentwickelt wurde.
Für das Team bei Stratosphere bieten diese Formulare mehr als nur Effizienzsteigerungen im Arbeitsablauf, sondern helfen tatsächlich dabei, Branchenintelligenz aufzubauen. Die erfassten Daten liefern ihnen auch Trends über Budgetbereiche, Zielmarktsegmente, UVPs (Unique Value Proposition) und Wettbewerbslandschaften. Dies ist umso wichtiger, da die Agentur in einer einzigen Nische tätig ist: Versicherungen.
"Während wir unsere Abdeckung der Industriezweige weiter ausbauen und unserer Flügel mehr digitale Marketingdienste hinzufügen, werden wir weitere Änderungen an unserem Projekt-Aufnahmeformular vornehmen, wie erforderlich, um unsere Agenturziele zu erreichen"
Venture Kite
Nicht nur bei Agenturen sind Projektanfrageformulare beliebt, sondern auch bei Unternehmen, die Sub-Marken betreiben. Venture Kite ist ein solches Unternehmen mit einem Portfolio verschiedener Websites. Die Gruppe hat ähnliche agenturähnliche Prozesse und verwendet intern Projektanfrageformulare.
Nadav Harari ist der Leiter der SEO bei Venture Kite und leitet digitale Marketingprojekte in ihrem Portfolio. Nadav sagt, dass sie einen ständigen Strom neuer Projekte und Updates haben, die regelmäßig eingeführt werden.
"Wir haben das Asana-Projektaufnahmeformular integriert, um uns bei der effizienten Verwaltung von Anfragen von Produktbesitzern und verschiedenen Abteilungen zu helfen."
Jeder Produktbesitzer innerhalb der Venture Kite Gruppe reicht eine Aufgabe über das Formular ein und beschreibt das Projekt sowie Priorität, Fälligkeitsdatum und Anhänge.
Diese Formulare werden dann durch den zentralisierten Asana-Workflow verarbeitet und in relevante Aufgaben aufgeteilt, deren Produktionsprioritäten wöchentlich vom Projektmanager und General Manager von Venture Kite bearbeitet werden.
Nächste Schritte
Vergessen Sie nicht, die Vorlage des Agency Project Intake Formulars im Microsoft Word DOCX-Format herunterzuladen. Es ist vollständig bearbeitbar und ermöglicht es Ihnen, die Fragen und das Format für Ihre spezielle Nische oder Ihr Dienstleistungsangebot anzupassen. Lassen Sie uns wissen, wie es läuft, wir würden gerne von Ihnen auf Twitter @seoptimer hören.
