Guide til SEO-projektledelse (med gratis plantemplate)

Hvad er SEO-projektledelse?

Her hos SEOptimer arbejder vi med over 2.000 digitale bureauer, så vi forstår de daglige udfordringer, de står overfor. En af de mest almindelige udfordringer er, hvordan man effektivt håndterer flere SEO-projekter. Vi spurgte nogle få digitale bureauer, der er ledere i SEO-branchen, om at hjælpe med at kaste lys over dette emne og dele deres viden og ekspertise om, hvordan de organiserer SEO-projekter internt.

Vi er taknemmelige for bidragene til denne artikel fra følgende SEO-eksperter:

• Tyson Hinz, COO hos WebMarketers
• Laurel Miltner, Direktør for Digital Strategi hos Orbit Media Studios
• John Lincoln, CEO hos Ignite Visibility

At styre et SEO-projekt indebærer at jonglere mange bevægelige dele. For bureauer bliver denne opgave endnu sværere, fordi dette gøres på tværs af flere kunder på forskellige stadier og niveauer af kompleksitet. Jo flere kundeprojekter, jo flere mennesker er involveret. Ting kan hurtigt blive uorganiserede. Dette er grunden til, at du har brug for en solid SEO Project Management-ramme og proces, som er systematiseret.

Ethvert givet SEO-projekt kan indeholde op til 8 (!) bevægelige dele eller mange flere:

1. 1. 1. On-page SEO Site Audit
      2. Fikse on-page SEO problemer (f.eks. sidehastighed, ødelagte links, etc.)
      3. Keyword Research
      4. Løbende outreach for link building
      5. Backlink analyse
      6. Indholdsproduktion
      7. Blogger/PR outreach
      8. Optimering af eksisterende indhold

Et veldokumenteret system vil gøre det nemt at skalere (tilføje flere kunder, flere projekter) og være robust nok til, at du kan indføre nye teammedlemmer eller udskifte teammedlemmer nemt uden en stor træningsbyrde eller behov for opkvalificering.

Nogle muligheder for at dokumentere din SEO-projektledelsesproces inkluderer:

• Intern wiki / intranet
• Enkel MS Word eller Google Docs dokument
• Proces sider inden for SEO projektstyringsværktøjer

Selvom værktøjer kan hjælpe dig med at strømline og administrere alle dine SEO-projekter, skal du stadig starte med et solidt fundament af processer og et veldokumenteret system til onboarding, kørsel og vedligeholdelse af SEO-projekter i din agentur.

Hvorfor er SEO-projektledelse vigtig?

Principperne bag effektiv SEO-projektledelse er de samme som generel projektledelse:

1. 1. 1. Brug en formel projektstruktur
      2. Definer projektets omfang, mål og mål
      3. Fastlæg roller, ansvar og forventninger
      4. Identificer risici og forhindringer
      5. Oprethold løbende kommunikation
      6. Mål fremskridt

'Kommunikation' er opført separat i princip #5, men det er også den essentielle ingrediens i alle principper. Det er limen, der holder dit projekt på sporet og sikrer, at intet falder mellem sprækkerne. SEO Project Management-værktøjer kan hjælpe med at systematisere din opgavekommunikation, men du har også brug for processer til, hvordan du holder kunder opdateret og formidler en følelse af ugentlig / månedlig fremgang mod mål.

Strukturering og styring af dit SEO-team

Der er flere måder at strukturere dit team til effektiv SEO-projektledelse. Efterhånden som du påtager dig flere kundeprojekter, bliver arbejdsgange mere komplicerede, da de ovennævnte bevægelige dele bliver tredimensionelle og mangfoldige for hvert projekt. Efterhånden som du vokser, kan projektopgaver blive glemt eller deadlines kan blive overset. Dette er hvor projekt synlighed er nøglen til at sikre, at alle på teamet kan se hvert projekt og alle individuelle opgaver.

John Lincoln, CEO for det San Diego-baserede digitale bureau Ignite Visibility mener, at det er vejen frem at holde teamstørrelsen slank og effektiv.

"Når det kommer til SEO-teamstruktur, er for mange kokke i køkkenet et problem. Jo flere mennesker der er involveret – især hvis de er uerfarne – desto sværere bliver det at få tingene gjort."

Dit teamstørrelse og -struktur skal afspejle den ekspertise, du har brug for til antallet af projekter, du har. For de fleste bureauer vil deres første SEO-ansættelse sandsynligvis være en SEO Director eller SEO Manager. Denne person vil få til opgave at 'lede' SEO-projekter og definere bureauets processer og metoder. Det siger sig selv, at denne ansættelse er yderst vigtig, da de sætter standarden for, hvordan SEO-arbejde udføres.

Efterhånden som teamet udvides, er det normalt denne SEO-direktør, der er indflydelsesrig i beslutningstagningen om de næste ansættelser. Så hvordan sikrer du, at du ansætter den bedst mulige SEO-direktør? Sjovt nok har Google selv en holdning til dette:

De anbefaler følgende 3-trins proces:

1. Interviewet

Under interviewet skal du lytte nøje til, hvordan kandidaten taler om, hvordan de vil udfylde rollen, dvs.: er de overdrevent fikseret på rangeringer, eller er de mere holistiske og taler om, hvordan SEO hjælper med at opnå kundernes overordnede forretningsmål? Google anbefaler at ansætte SEO-professionelle, der har bevist, at de kan forbinde SEO-aktiviteter og resultater med håndgribelig forretningsværdi.

2. Referencetjekket

Som enhver ansættelsesproces er det obligatorisk at tjekke referencer. Men Google foreslår, at efter du har dækket det grundlæggende, skal du prøve at forstå, hvordan kandidaten tidligere har vejledt dem omkring dem (dvs.: team, kolleger, kunder). Var deres SEO-resultater bæredygtige? Hvad var balancen mellem deres kortsigtede løsninger vs langsigtede strategi? Hvor succesfuldt uddannede/advokerede de for, at SEO skulle være en integreret del af deres kunders forretninger?

3. Den Tekniske Revision

Ingen SEO-ansættelsesproces ville være komplet uden at bede kandidaten om at indsende en SEO-revision. Dette er din tur til at 'være klienten' og opleve, hvordan kandidaten evaluerer en hjemmeside og hvordan de kommunikerer eventuelle potentielle problemer, tips til optimering og mulighedsområder. Med klientens sko på, spørg dem hvilken investering (tid, penge, ressourcer) der er nødvendig for at forbedre ydeevnen og vurder, hvor godt de strukturerer deres svar og forbinder hvert stykke arbejde til forretningsværdi. For at vurdere deres tekniske revision, tjek voresTjekliste for webstedsrevisionsom en startbenchmark.

Definere din SEO-projektledelsesproces

Jeg talte med Tyson Hinz, COO hos det canadiske digitale bureau WebMarketers, som kører flere SEO-projekter for kunder på alle niveauer af digital modenhed.

"Nøglen til at håndtere flere projekter på én gang med succes er at have en solid metodologi og velfungerende arbejdsstyringssystemer."

Tyson forklarede WebMarketers metode til at håndtere flere SEO-projekter. Agenturet bruger en firetrinsproces:

1. 1. 1. Forskning/Plan - I forskningsfasen dykker de dybt ned i analyserne og reviderer kundernes hjemmeside. Ved hjælp af en række værktøjer undersøger vi hjemmesidens indhold, struktur og ydeevne samt det konkurrencemæssige landskab. De identificerer de bedste muligheder givet kundens budgetter og forretningsmål og opdeler disse muligheder i opgaver, som lægges i Workzone, deres projektstyringssoftware. De har fundet ud af, at planlægning af tre måneders SEO-opgaver ad gangen er bedst, da det giver dem mulighed for mere effektivt at planlægge langsigtede strategier, samtidig med at det giver dem fleksibilitet til at ændre kurs efter behov.
      2. Udfør - I det andet trin udfører de de planlagte opgaver. Takket være deres grundige research og planlægning har WebMarketers' SEO-team altid et klart billede af, hvad der skal gøres på en given dag. Uanset om det er at skrive blogartikler, forbedre header-struktur, implementere strukturerede data eller forbedre sidehastighed, får deres SEO-team den tid, de har brug for til at gøre tingene rigtigt.
      3. Analyser - I analysefasen evaluerer de det udførte arbejde og den indvirkning, det havde på deres kunders hjemmesider. På dette tidspunkt stiller de sig selv spørgsmål som “drev blogindlægget den forventede trafik?”, “hvor effektive var de nye metabeskrivelser til at forbedre CTR?”, eller “hvor meget var de i stand til at reducere indlæsningstiden efter at have minimeret CSS og Javascript”. Denne analysefase er afgørende, da kundens penge kan være spildt, hvis man blot fortsætter med opgaver uden at kontrollere effekten.
      4. Justere - Når de har analyseret ydeevnen af SEO-planen, er de i stand til at foretage justeringer efter behov for at forbedre resultaterne samt de overordnede processer. Justeringer foretages af forskellige årsager - hvis noget præsterer bedre end forventet, kan de vælge at fordoble indsatsen og/eller replikere det, hvor det er muligt.

Hvis disse trin virker bekendte, er det fordi de er baseret på PDCA, eller Deming-hjulet. Selvom det stammer fra fremstillingsområdet, er den firetrins ledelsesmetode lige så effektiv til markedsføring og er en måde at løbende forbedre processer og opnå bedre resultater.

Kontinuerlig forbedring er noget, som enhver marketingbureau bør stræbe efter. Ikke kun fordi det forbedrer resultaterne for kunderne, men også fordi det gør det muligt for bureauer at forfine deres processer, eliminere spildtid og operere mere rentabelt.

WebMarketers-teamet på deres kontor i Ottawa

Sammenføring af det hele med projektstyringsværktøjer

Mens forskning, udførelse, analyse og justering er en god måde at sikre kontinuerlig forbedring på; alene er det ikke nok. En vanskelig realitet for mange bureauer at håndtere er, at der er et begrænset antal timer i en uge, samt et begrænset antal hænder til at udføre det arbejde og den analyse, der kræves for at tage teorien og omsætte den til praksis. Tyson's team stoler på et workflow management værktøj til at holde alting organiseret på ét sted.

"Vi bruger Workzone til at sikre, at opgaver ikke kun planlægges og tildeles den rette person, men også at arbejdsbyrden fordeles og planlægges til at blive afsluttet inden vores kunders faktureringsdatoer."

Med denne software kan ledere se medarbejdernes daglige arbejdsbyrder, identificere potentielle problemer, før de opstår, og sikre, at alle SEO-projekter er på rette spor - uanset hvor mange der er.

Orbit Media Studios team

Laurel Miltner er direktør for digital strategi hos det Chicago-baserede digitale bureau, Orbit Media Studios og hun er også stærkt afhængig af processer og værktøjer til at håndtere bureauets SEO-projektarbejde.

"Processer og dokumentation er blevet afgørende elementer for succesfuld SEO-projektledelse hos Orbit. Det er vigtigt for os at hjælpe kunder med at spore SEO-ydelsesforbedringer på både makro (websted-dækkende) og mikro (side-for-side og nøgleemner) niveau."

I modsætning til de fleste traditionelle webprojekter, der starter og slutter eller har definerede datoer, er de fleste SEO-projekter løbende. Der er bestemt engangsopgaver i starten af et projekt, men månedlige aktiviteter som indholdsoprettelse, opsøgende arbejde og linkbuilding er almindelige 'retainer'-elementer.

"Rapporteringsrammer skal være en del af processen, samt dokumentere hvad der blev gjort og hvornår. Vi starter hvert program og projekt med at spørge 'Hvad prøver vi at opnå, og hvordan vil vi spore det?'"

Orbit Media Studios forbinder SEO-opgaver med projektresultater

SEO projektstyringsværktøjer bør hjælpe dig med at kommunikere fremskridt både internt med dit team og eksternt med dine kunder. Som Laurel nævner, hjælper dette niveau af rapportering tilbage til kunden med at kommunikere den værdi, som din bureau leverer tilbage til kundens forretning.

Almindelige Problemer og Hvordan man Overvinder Dem

Ingen dokumenteret proces

Ikke alene gør det hvert projekt ineffektivt og inkonsekvent, men at have ingen dokumenteret proces betyder, at du skal genopfinde hjulet hver gang, og din arbejdsgang er afhængig af viden, der sidder fast i folks hoveder - måske endda dit eget! Løsningen: "open-sourcing" din viden inden for dit bureau gør alt, hvad du gør, skalerbart. Når processer er dokumenteret, kan du onboarde flere mennesker til at lære og udføre i henhold til din proces. Dette er den eneste måde at vokse effektivt på, når du onboarder flere SEO-klientprojekter.

Scope Creep og Endeløse Revisioner

SEO Project Management-processer kan hjælpe dig med at organisere arbejdet internt, men de har også en stor fordel ved at hjælpe med at strukturere projektet og sætte forventningerne klart med din klient. Scope creep er et meget almindeligt problem, som bureauer står over for, og det kan løbe op i tusindvis af kroner over tid. Løsningen: implementer klare forventninger til hver fase af projektet og definér revisioner og timer, hvis du fakturerer baseret på milepæle/leverancer.

Mangel på Kommunikation

Vigtigheden af klar, konstant kommunikation kan ikke overvurderes. Uden god kommunikation bryder effektiviteten sammen, hvilket påvirker tidsplaner, budgetter, kvalitet og kan være skadeligt for forholdet mellem bureau og klient. Løsningen: nogle projektledere siger, at der ikke findes noget som over-kommunikation. Brug af et projektstyringsværktøj nedenfor vil hjælpe med at automatisere og koordinere meget af kommunikationen i et team, så alle kan se, hvad alle andre arbejder på, og hvordan alle de bevægelige dele er relateret og skrider frem.

Populære værktøjer til SEO-projektledelse

Trello

Trello populariserede "kanban board", hvor opgaver er repræsenteret på kort. Disse kort er derefter organiseret i kolonner på et board. Kolonner repræsenterer typisk stadier af projektet (fra venstre til højre), men de kan opsættes på enhver måde, du ønsker.

I eksemplet med projektfaser, går et kort ind i den første kolonne til venstre og bevæger sig hen til højre side af tavlen, indtil det er færdigt.

Kort kan have en række forskellige attributter, herunder ejere, prioriteter, kategorier, deadlines, osv. Du kan vedhæfte medier og enhver fil til kort for at holde tingene samlet.

Trello er blevet populært på grund af dets enkelhed og fleksibilitet. Så meget, at et helt økosystem af tilføjelsesapps er opstået for at støtte Trello-brugere. For eksempel, Blue Cat Reports tilbyder nem rapportering og analyse for Trello, så du kan forstå, hvordan kort (også kaldet opgaver) klarer sig gennem din arbejdsgang.

Asana

Asana er et af de mest populære fuldt udstyrede projektstyringsværktøjer, der bruges af digitale bureauer. Asanas lave pris har hjulpet dem med at få succes med at fange en anstændig del af SEO-projektstyringsmarkedet. Ligesom Trello har Asana også en kanban-visning (eller 'board layout', som de kalder det), men lader dig også visualisere dine opgaver på flere andre måder, herunder den traditionelle Gantt (eller 'timeline view'):

Listevisning:

og Kalender visning:

Arbejdszone

Ligesom Asana er Workzone en komplet projektstyringssuite med mange af de samme funktioner, men dens fokus er på team-bred adoption.

Dette er fantastisk for store bureauer med mange medarbejdere, der har brug for at samarbejde. I denne situation, jo mere Workzone bliver knudepunktet for al kommunikation og opgaver, jo mere projektgennemsigtighed og effektivitet opnår hele bureauet.

Linkio

Linkio specialiserer sig i software til styring af din [backlink] kampagnestyring med super nyttige funktioner til [link prospecting] og [blogger outreach].

Regneark

Når alt andet fejler, er der altid Excel eller Google Sheets (btw, her er et sejt trick: skriv "sheet.new" i Chromes adresselinje for straks at oprette et nyt Google Sheet). Regneark er en gennemprøvet metode til enkel opgavestyring og statussporing. På trods af de avancerede værktøjer ovenfor er regneark stadig sandsynligvis den mest populære metode til SEO-projektstyring. De er enkle, velkendte og i sagens natur tilpasselige.

Hvis du lige er begyndt med SEO-projektledelse, kan du downloade vores gratis Excel-skabelon nedenfor:

Næste skridt

Vi har dækket det grundlæggende i SEO Project Management i denne artikel og refereret til tre SEO-eksperter fra førende digitale bureauer i branchen. Nu er det din tur til at omsætte teori til praksis. Hvis du kun tager én indsigt fra disse eksperter, er det vigtigheden af kommunikation. Hver proces og metode, de har implementeret på tværs af deres SEO-projekter, er understøttet af kommunikation både internt og eksternt. Workflow-værktøjer vil helt sikkert hjælpe med at muliggøre denne kommunikation.

Du har også brug for solid dokumentation til at skitsere, hvordan du gør tingene, og de trin, der tages for hver opgave. Dette hjælper dig med at skalere dine tjenester, når du onboarder flere kunder. Du skal fjerne afhængigheder af mennesker og ressourcer. Hvis du ikke gør dette, vil du ramme flaskehalse i din arbejdsgang og begynde at miste effektivitet i dit arbejde.

Men alt det ovenstående er irrelevant, hvis du ikke har dygtige praktikere på dit hold. Den mest værdifulde aktiv i din agentur er dine mennesker. At ansætte de bedste fra dag ét vil hjælpe dig med at sætte dig op til succes!

Hvis du gerne vil dele dine SEO Project Management tips og hacks, tweet til os med #seoptimer hashtagget.